Nieuwe Archiefwet ingediend bij Tweede Kamer
Demissionair minister Slob heeft op 18 november een voorstel voor modernisering van de Archiefwet ingediend bij de Tweede Kamer. De aanpassing van de Archiefwet is nodig om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan en toegankelijk houden. Bovendien moeten zij blijvend te bewaren informatie straks al na tien in plaats van na twintig jaar overbrengen naar een archiefdienst, waar iedereen de informatie kan raadplegen.
Demissionair minister Slob: “Archieven zijn niet alleen het werkgeheugen van de overheid zelf. Ze zijn ook belangrijk om verantwoording af te leggen aan het parlement of de gemeenteraad en ze vormen een bron voor onderzoek door journalisten, schrijvers, historici en burgers. Modernisering van de Archiefwet is nodig om te waarborgen dat overheidsinformatie nu en ook voor de toekomst veilig wordt gesteld en beter toegankelijk is.”
Digitalisering
Demissionair minister Slob voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media heeft zich sinds zijn aantreden sterk gemaakt voor modernisering van de Archiefwet uit 1995. Door de digitalisering is de hoeveelheid overheidsinformatie enorm toegenomen en zijn er allerlei nieuwe verschijningsvormen. Naast tekstdocumenten, zijn er bijvoorbeeld e-mails, websites en databases waarin overheidsinformatie is vastgelegd.
Naarmate de jaren verstrijken, wordt het steeds lastiger om de juiste informatie bij elkaar te zoeken en te interpreteren. Bovendien kunnen digitale bestanden beschadigen of onleesbaar worden omdat de software veroudert. De nieuwe Archiefwet stimuleert daarom dat overheidsorganisaties al bij de creatie zorgdragen voor een goede archivering. Denk hierbij aan maatregelen om informatie vindbaar en bruikbaar te houden en na afloop van de geldende bewaartermijn te vernietigen.
Informatie eerder naar archiefdiensten
Een deel van de overheidsinformatie wordt blijvend bewaard, ook dus voor toekomstige generaties. Overheidsorganisaties brengen die informatie over naar het Nationaal Archief of naar een regionale of lokale archiefdienst. Nu gebeurt dit na 20 jaar. De nieuwe Archiefwet brengt de overbrengingstermijn terug naar 10 jaar. Daardoor komt kwetsbare digitale informatie eerder in handen van experts die de bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar houden.
Ook is overheidsinformatie bij archiefdiensten meestal openbaar en direct toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als in de studiezaal. Sommige documenten blijven ook bij archiefdiensten nog een bepaalde tijd vertrouwelijk. Bijvoorbeeld als de privacy of staatsveiligheid in het geding zijn. In die gevallen kunnen mensen de documenten nog niet of alleen op verzoek en onder voorwaarden inzien.
Openbaarheid
De nieuwe Archiefwet sluit aan bij andere ontwikkelingen. In oktober is de Wet open overheid aangenomen, de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Verder heeft het demissionaire kabinet naar aanleiding van het parlementaire onderzoek naar Kinderopvangtoeslagen extra geld uitgetrokken voor de digitale informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Ook maakt het kabinet voortaan tegelijk met brieven aan de Kamer, de onderliggende ambtelijke adviesnota’s uit eigen beweging openbaar.
De Archiefwet geldt voor organisaties van de Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen. De Archiefwet geldt verder voor Hoge Colleges van Staat, zoals de Eerste en Tweede Kamer, en voor private organisaties met openbaar gezagtaken, zoals notarissen en deurwaarders.
De Wet open overheid regelt de openbaarheid van overheidsinformatie die nog berust bij overheidsorganisaties, terwijl de Archiefwet de openbaarheid regelt van informatie die is overgebracht naar archiefdiensten.