Het regionaal transferpunt
In Deventer en omstreken kwamen patiënten in de VVT-instellingen nogal eens op een verkeerd bed terecht. Een paar zorgorganisaties namen het initiatief om gezamenlijk een netwerk op te zetten om de logistiek van de patiënten te stroomlijnen. Op dit regionaal transferpunt zijn inmiddels niet alleen de VVT-instellingen aangesloten maar ook de gemeente, de GGZ-instellingen, verslavingszorg en VG-zorg.
Beeld: Wordley Calvo Stock
Probleem: hoe komen patiënten snel op de juiste plaats terecht
‘We constateerden dat op de diverse bedden in de regio mensen terecht kwamen die er niet hoorden te liggen’, aldus Karen Janssen, operationeel manager transmuraal logistiek bureau bij het Deventer Ziekenhuis. ‘Dat kwam door een verkeerde indicatie of gebrek aan beschikbare bedden. Voor de patiënt is het erg vervelend om steeds te moeten verhuizen naar een andere plek.’ Wij wilden kwalitatief het anders organiseren in onze regio.
Daarnaast waren een aantal huisartsen het spoor bijster door de veranderde wet- en regelgeving. Die waren gewend om voor een bed voor een patiënt bij het plaatselijke verzorgingshuis aan te kloppen. ‘Vanwege de veranderingen in wetgeving werkte dat niet meer goed. Dus huisartsen wisten op een gegeven moment niet meer hoe ze patiënten geplaatst moesten krijgen. Het was een ingewikkelde en tijdrovende zoektocht.’
‘De VVT-instellingen waren vaak druk met het organiseren en herstellen van deze problemen’, vult Marjan Vroonland, Programmamanager Salland, aan. ‘Voor de patiënt heel vervelend. In de praktijk werkten we inefficiënt en professionals zagen kansen om meer invulling te geven aan hun eigen rol.’
Kortom, er waren vele partijen bezig om een patiënt met de juiste zorg op het juiste bed te krijgen. De urgentie was niet een capaciteitsprobleem, maar een kwaliteitsbehoefte. De kwaliteit van de zorg voor de patiënt centraal.
Oplossing: transferpunt coordineert bezetting bedden
Karen: ‘Vorig jaar januari is Marjan, als projectleider, met alle zorgpartners in de regio gaan praten. Daarbij constateerden we al snel dat we allemaal tegen dezelfde dingen aanliepen. En dat we unaniem eenzelfde oplossing voor ogen hadden. Namelijk een netwerk waarin we de beschikbaarheid van de regionale bedden met elkaar konden delen en daardoor het transferproces beter stroomlijnen. Daarbij wilden we gebruik maken van de deskundigheid die al in de regio beschikbaar is. Hiervoor hebben we de verpleegkundige expertise gescheiden van medische verantwoordelijkheid. Volledig ontzorgen van de artsen en volledig verzorgen van patiënt en aannemende instelling.’
De opzet van het regionaal transferpunt is parallel gelopen met de implementatie van het softwareprogramma POINT. POINT ondersteunt de werkwijze van deze regio. Zo worden de transferdossiers veilig en digitaal gecommuniceerd via dit medium en delen de partners hun capaciteit in dit systeem.
'Er is altijd tenminste één bed vrij in de regio. Als je een beschikbare plek hebt, is de vraag niet óf een patiënt kan komen, maar hoe laat.'
Marjan: ‘Wij beschikken hiermee over een netwerk van aangesloten organisaties die zelf bepalen of ze aan willen sluiten op de gemaakte samenwerkingsafspraken. Op drie na zijn alle VVT-instellingen in de regio die thuiszorg leveren en/of intramurale capaciteit hebben, aangesloten. De partners hebben onderling 'spijkerharde' afspraken gemaakt om de gedeelde verantwoordelijkheid voor de capaciteit te waarborgen. Namelijk, er is altijd tenminste één bed vrij in de regio en als je een beschikbare plek hebt, is de vraag niet óf een patiënt kan komen, maar hoe laat.'
‘Daarnaast zijn de GGZ-instellingen, de verslavingszorg, gemeenten en huisartsen aangesloten bij onze samenwerkingsafspraken. Met de gemeente hebben we afspraken dat het regionaal transferpunt mensen kan plaatsen voor (ongeplande) respijtzorg. Hiermee kunnen we over de hele breedte van (vervolg)zorg anticiperen. Dat maakt ons redelijk uniek.’
‘Ga met elkaar in gesprek’, antwoordt Marjan. ‘In de kern willen we allemaal hetzelfde: namelijk goed zijn in ons vak voor de inwoner/patiënt. Zo hebben wij de gemeente direct betrokken bij onze plannen. ‘In aanvang is het lastig om elkaar te vinden. Kaders, randvoorwaarden, wetgeving en andere taal maken het soms weerbarstig om te horen wat een ander nodig heeft.’
‘Het was alleen al goed om op de hoogte te zijn van elkaars visie’, geeft Karen aan. ‘Zo hebben we een half jaar gesproken over de definitie van zorg. De gemeente heeft een heel andere definitie dan wij vanuit de cure. Om het op te lossen is het daarom zo belangrijk om regionaal te kijken naar wat we belangrijk vinden. De gemeente wil bijvoorbeeld mensen zo lang mogelijk zelfstandig thuis laten wonen. Dat betekent dat respijtzorg dus toegankelijk moet zijn.’
Alleen samen kun je stappen zetten en op een lijn komen. De hele keten heeft immers hetzelfde doel: de juiste patiënt op het juiste bed met de juiste indicatie
Het was zoeken, maar alle partijen zijn erg tevreden over het mandaat die het transferpunt heeft gekregen om patiënten een respijtzorgbed toe te wijzen. ‘De eerste zes maanden hebben we hierdoor twaalf patiënten niet intramuraal hoeven op te nemen. Alleen door gezamenlijk in gesprek te gaan kun je stappen zetten en op een lijn komen. De hele keten heeft immers hetzelfde doel: de juiste patiënt op het juiste bed met de juiste indicatie.’
Marjan: ‘Vanaf het begin was er grote bereidwilligheid en draagvlak. We hebben geen contracten afgesloten, het is puur ontstaan op basis van commitment en betrokkenheid. In november zijn we met het Regionaal Transferpunt ook voor de huisartsen gaan werken. Er zijn 140 huisartsen in de regio en de verwachting was één of twee contactmomenten per week. Nu zitten we al op gemiddeld twee op een dag. Daar kom je alleen achter door te doen. Het is voor de regio echt een kwaliteitsslag geweest.’
Hebben jullie nog tips voor anderen?
‘Ik denk dat het belangrijk is om een onafhankelijke sleutelfiguur te hebben’, aldus Karen. ‘Iemand die de verbindingen kan maken tussen alle mensen die in de regio actief zijn en een belang hebben. In ons geval was dat Marjan als projectleider. Dat houdt ook de vaart erin, niet alleen praten maar ook knopen doorhakken en in actie komen.’
Meer informatie
Meer informatie kunt u vinden op www.regionaaltransferpunt.nl
Contact
Heeft u vragen of wilt u meer weten over het Regionaal Transferpunt? Dan kunt u contact opnemen met:
- Karen Janssen: k.janssen@dz.nl,
- Marjan Vroonland, M.vroonland@dz.nl.
Geplaatst op: 9 juli 2018
Laatst gewijzigd op: 15 augustus 2018