Toespraak secretaris-generaal bij medewerkersbijeenkomst VenJ 5 oktober 2015

Toespraak | 05-10-2015

Beste collega's,

Welkom.

3 maanden geleden stond ik hier ook. Ik zei toen: 'Een departement dat zijn politieke top verliest, waarvan de SG vertrekt, moet zich terecht de vraag stellen: wat gaat hier niet goed? Wat moet er anders?' Ik nam me voor niet uit de heup te schieten maar me eerst grondig in het werk van VenJ, de mensen en de omgeving te verdiepen, voordat ik tot een oordeel kwam. VenJ is immers aan zoveel veranderingen en bezuinigingen onderhevig dat het van belang is hier zorgvuldig naar te kijken.

Niettemin zijn er de afgelopen maanden al een aantal zaken in gang gezet omdat ik ze noodzakelijk vond. De gang van zaken van de afgelopen 2 weken dwingt mij, de BR en jullie de noodzakelijke verbeteringen en veranderingen te versnellen. Het is urgent en dwingend. Om in weertermen te spreken: het stormt hard. Alleen een paraplu helpt niet. Het gaat niet over zonder dat we iets doen, mocht 1 van jullie dat denken.

De kritiek is heftig. En die uitte zich bij de zaak Cees H, op de begroting bij de APB en nu rondom de foto van Volkert van der G. Die kritiek laat geen ruimte voor al de dingen die goed gaan. Gaat voorbij aan de inzet die iedereen elke dag, ook onder soms moeilijke en heftige omstandigheden levert. En die kritiek raakt jullie, maar ook mij. Want het gaat wel over inmiddels, zo voel ik dat, mijn mensen en mijn VenJ.

Maar die kritiek mag ons niet verlammen. We moeten niet als verstilde konijntjes in de koplampen kijken. Daar is geen reden en daar is ons werk te belangrijk voor. En toch waarschuw ik maar; de spotlights zullen nog even op ons staan. Onder druk worden immers kleine vergissingen groot. Het nog uit te brengen rapport van de Commissie Oosting is een moment dat mogelijk weer hetzelfde beeld zal oproepen en zal alles opnieuw passeren. Ik zeg mogelijk omdat het rapport er nog niet is.

Maar laten we ook scherp voor onszelf zijn. Er is een aantal zaken niet goed gegaan. We moeten dat erkennen. Maar ik wil me niet alleen hierop richten, dat zou incidentpolitiek zijn. Ik wil niet de suggestie wekken dat zaken maar op een enkele afdeling niet goed gaan en dat we met enkele maatregelen de problemen hebben opgelost. Daarvoor komen ze te vaak en te verspreid voor. De afgelopen 3 maanden zijn me ook een aantal systematische patronen en structurele bedreigingen zo niet zwaktes opgevallen. Ik kom er op terug.

De minister heeft helder de opdracht verwoord: verbeter de informatievoorziening, niet alleen naar de politieke top maar ook onderling; verbeter de onderlinge coördinatie en voer regie op elk niveau; escaleer als ambtelijke leiding politiek gevoelige informatie tijdig.

En dat allemaal aan de SG gericht. Maar ik blijf het leuk vinden omdat ik die kansen zie.

Voordat ik verder inga op deze opdracht wil ik een aantal waarnemingen over systematische patronen en structurele bedreigingen delen.

En als jullie zeggen: dit is een vertekend beeld, dan laat ik me graag door jullie van het tegendeel overtuigen. De te nemen stappen en verbeteringen moeten natuurlijk wel een solide basis hebben.

1. Gebrek aan strategie

Het ontbreekt VenJ aan een strategische beleidsagenda 2016-2022 en een kennisagenda 2016-2022. Hans van der Vlist is er mee begonnen. De minister heeft het in het debat genoemd. Ik ga dat met tempo en urgentie doorzetten en het moet o.a. een antwoord - of vaak meerdere antwoorden - op de vragen rondom de verhouding veiligheid en rechtsstaat binnen ons ministerie, over onze verhouding tot het bestuur en de zorg, opleveren. En zijn er nog meer strategische vragen en dilemma's. Dat gebeurt nu met te veel gemak te geïsoleerd in 1 van de onderdelen. We zijn als BR daarmee al begonnen. Deze week is het plan van aanpak voor het geheel in de BR. Stavros Zouridis gaat in ieder geval tijdelijk dit trekken met de BR als stuurgroep. Zomer 2016 moet de 1^e fase zijn afgerond: maar het wordt een daarna doorlopend proces. Oftewel: alle hands aan dek.

2. Geen goed begrotingsproces

Onze begroting werd bij de APB getypeerd als een gatenkaas. Dat oordeel is aan de Kamer. Maar hij is op korte en op lange termijn kwetsbaar. En omgeven met risico's. En dat is bekend en benoemd. Ik wil op zijn minst een scherper beeld tot en met 2022 hebben; dat betekent inclusief de gehele volgende kabinetsperiode. Met plussen en minnen. Als je bij de kabinetsformatie in 2017 de cijfers en alternatieven niet op orde hebt, ben je weg. En op korte termijn, zowel voor 2016 als voor 2017 zijn we ook nog op zoek naar oplossingen. En laten we eerlijk zijn: we zijn nog niet gewend aan het omgaan met bezuinigingen. Daarom gaat een taskforce onder leiding van Peter Veld, sinds vorige week benoemd bij ABDtopconsult en nu nog DG Belastingdienst, de beleidsopties rondom de begroting in kaart brengen. Het eindproduct is nodig voor de begrotingsvoorbereiding 2017. De bewindslieden hebben aangegeven: op voorhand geen taboes. Transparant naar het ministerie van Financiën en met externe toets op facts en figures. En ik leg er nog een ontwerpeis bij: redeneer niet vanuit het deelbelang van je eigen organisatie, maar vanuit het belang van het totaal en de maatschappelijke doelen. Beleidsconcurrentie is niet meer van de 21^e eeuw. Ook hier alle hands aan dek. En als jullie je afvragen wat dit met de gebeurtenissen van vorige week te maken heeft: niets. Maar wel met de bredere context: er wordt kritisch naar VenJ gekeken.

3. Verbinding met de buitenwereld

We zijn te weinig gericht en verbonden met de buitenwereld. Of zoals iemand het noemde: we doen het zelf of we doen het niet. Topdown sturing vanuit deze 2 torens lost de maatschappelijke problemen echter niet op. We kunnen het niet alleen. Treffend positief voorbeeld: de samenwerking bij het vluchtelingenprobleem van de afgelopen maanden. Dat startte met een vraag om medewerking en hulp van DGVZ; het meteen meedoen van alle organisatie-onderdelen van VenJ en ver daar buiten was het antwoord. En wat is daar ook voor nodig? Over je professionele trots heenstappen van hen die het tot die tijd alleen deden. Ik ben trots op dat voorbeeld.

4. Transparantie over informatie en fouten

Het omgaan met informatie over feiten en fouten is een ingewikkeld punt binnen VenJ. Ik heb inmiddels daarvan verschillende voorbeelden gezien.

• Of we willen het niet geven: want stel dat er daarna wordt bezuinigd.
• Of het is een gedeeltelijke erkenning van een fout; die natuurlijk later toch schoorvoetend al dan niet via een Wob-procedure in volledige omvang moet worden toegegeven.
• Of we delen het wel in de keten en maken er meteen een onderhandelingspunt van.
• Of we beschouwen vanuit emotie of het belang van de organisatie waarvoor we staan of werken, wat factfinding of het zicht op de werkelijkheid in de weg staat.
• Of we beschouwen het als zo geheim waardoor de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming niet meer te vinden is.
• Of we denken, als we niet gelijk krijgen intern, dan lukt me het wel via de externe loop.

Vaak is het delen van informatie intern, maar vaak ook extern juist nodig om resultaat te boeken. We kunnen van elk van deze vraagstukken veel leren van andere organisaties: bijvoorbeeld van de Belastingdienst die de fouten gewoon meldt op de site. Waardoor ze een stuk minder interessant zijn.

Van elk kan ik ook voorbeelden noemen. Maar laat ik me beperken tot de laatste 2 weken. Omdat die voor mij nog scherp in het geheugen gegrift zijn. Het leek wel of de gesprekken van de laatste 2 weken aan de incidententafel meteen bekend waren bij de pers. En ik las tijdens het debat dat mijn mail aan jullie al bij de Telegraaf bekend was: 5 minuten na verzending. Bij het laatste ging het natuurlijk nergens om. Maar hier zijn voor mij de grenzen in zicht van loyaliteit, integriteit en hoe ga je met elkaar om. Dit moet echt anders.

5. Nieuwe vormen van verkokering

We hebben de afgelopen jaren veel winst geboekt in de samenwerking in elk van onze ketens: de strafrechtketen de executieketen, de vreemdelingenketen. Maar ik schets het wel eens als een hogere vorm van verkokering. En ik weet dat ik de verbetersprong daarmee te kort doe. Maar de problematiek van verwarde personen los je niet alleen in de VenJ keten op. Idem cybercrime, ICT en informatievoorziening in onze systemen; dat doe je niet zonder samenwerking met de private sector. Zorginstellingen, het openbaar bestuur, bedrijven en burgers leven en werken echter in netwerken. En daar moeten we onze manier van werken en samenwerken op aanpassen. Dat is ook verbetering van regie en coördinatie. Met jullie wil ik nagaan wat we op dit punt kunnen verbeteren en veranderen.

6. Bijzonder

Tot slot, VenJ is bijzonder. En dat hoor ik vaak. En het klopt: in onze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, en ook in het effect van ons handelen, maar dat mag niet het excuus zijn om de basics van het ambtelijk professioneel handelen rondom de verbeteringen waarvoor we staan niet te realiseren. En zeker niet omdat VenJ bij uitstek een uitvoeringsdepartement is, waar het er op aan komt zo weinig mogelijk fouten te maken; zo goed mogelijk samen te werken en de informatie te delen. Juist vanwege de maatschappelijke impact van eventuele fouten.

Als het gaat om de opgave waarvoor we staan nog wil ik nog een drietal essentiële gedragsregels benoemen voor de toekomst.

1. De minister benoemde het al: fouten maken mag, maar verbergen of verdoezelen niet. Laat staan de schuld bij een ander te zoeken of leggen. En natuurlijk wel van gemaakte fouten leren. En als we er eerlijk en open over zijn, kunnen ook van elkaar leren. Maar laat ik eerlijk zijn. Ook ik heb niet de olifant onder het zand gezien die er lag onder het slurfje: overtreding mediacode. En ik kan me mijn haren wel uit mijn hoofd trekken dat ik dat niet heb onderkend. Ook ik had moeten doorvragen: en niet omdat ik mijn collega's niet vertrouw, integendeel, maar omdat het bij mijn vak hoort om dat te doen. Was dit niet gebeurd, dan had ik 2 weken niet aan het uitzoeken van deze zaak maar aan het realiseren van onze doelstellingen kunnen werken. Maar fouten erkennen veronderstelt veiligheid. En om die veiligheid te scheppen, spreek ik elke managementlaag aan, en vanuit mijn rol als SG in 1^e instantie het topmanagement; en ik zal natuurlijk de bewindslieden erop aanspreken als dat niet van hun kant gebeurt. En ik weet van hen: dat willen ze ook niet. Yes minister is niet voor niets een succesvolle serie geweest. Maar die moet niet over VenJ gaan. Onze bewindslieden vragen en hebben recht op onze tegenspraak.
2. Escaleren van informatie, zeker van politieke bestuurlijke informatie is een basisregel. Iemand die een ander verrast met info moet zich afvragen hoe dat komt. Maar ook een basisregel is: een stap naar voren doen als je een collega niet ziet handelen. Er niet van zijn, wel weten en een ander zien struikelen, is ook een collegiale doodzonde. Maar daar staat iets tegenover: als management of politieke leiding moet je er ook gehoor aan geven. Het gaat nog verder: ik verwacht van mijn DG's, van mijn directeuren en van mijn afdelingshoofden dat ze de informatie gaan halen.
3. Willen we leren van fouten, goed omgaan met het escaleren van informatie, dan hoort er nog een 3^e waarde bij: tegenspreken mag. Nu zit dat in mijn natuur, maar daarvoor moet ruimte zijn op elk niveau. Tegenspreken betekent ook tijdig risico's in beleid en uitvoering melden. Want dan kunnen we maatregelen nemen. Niemand vind het prettig om pas aan de rand van de afgrond gewaarschuwd te worden.

Omdat ik hecht aan een proces dat gebaseerd is op een scherpe analyse en maatregelen en verbeteringen wil die werken, heb ik jullie aller inbreng nodig. Daarbij zal ik ook externe dwarskijkers betrekken. Maar zonder jullie wordt het niets. En laten we eerlijk zijn. Het is een megaklus, die vraagt om snel resultaat en blijvende verbeteringen.

Tot slot. Ik zei eerder dat het mij gaat om verbindend bezig te zijn en dat ik van nature resultaat gedreven ben. En om beide gaat het nu. Daarom: met de bewindslieden vragen ik om jullie inzet. En als antwoord op iedere tegenwerping: 'Maar we hebben het al zo druk', zeg ik eenvoudig: voorkomen kost minder tijd dan herstellen. En in 1 keer goed is nog steeds de beste efficiencymaatregel. En van achter de feiten aanhollen wordt je niet beter. En als het nodig is: dan stellen we prioriteiten. Dan doen we andere dingen niet. Daar is elke managementlaag aan gehouden: maak dan keuzes.

De minister zei: stuur je suggesties en bespreekpunten naar de postbus van de SG. Ik vul daarop aan. Zoals nu gepland komt op 14 oktober de top 100 van ons VenJ management bijeen.

Die top 100 heeft elk minstens de verantwoordelijkheid voor 3 directies, afdelingen of hoe we ze ook mogen aanduiden. Ik verwacht dat jullie elk van die top 100 minstens 3 punten ter verdieping van de probleemanalyse meegeven; ten minste 3 concrete verbeterpunten die jullie zouden willen zien. En ook 3 punten waar jullie zelf aan mee zouden willen doen of mee zouden willen helpen ontwikkelen. Bij elkaar opgeteld levert dat 300 aanscherpingen van de probleemanalyse op; 300 verbeterpunten en 300 dingen op die jullie zelf willen ontwikkelen of doen. Het is vandaag 5 oktober. Nog 9 dagen te gaan. Ik reken er op dat het in elk afdelingsoverleg of MT tot 14 oktober aan de orde komt. Bij elkaar opgeteld zou dat mij energie geven, goed gevoel geven van jullie betrokkenheid en maken we er een verbeterambitie van ons allen van.

Ook mijn mailbox staat voor jullie open. 3 reacties sinds afgelopen donderdag vind ik te weinig. Ik reken op meer. En daarbij mag je ook mijn eigen functioneren betrekken.

Het is urgent en dringend. Alleen met jullie inzet wordt VenJ een beter presterend departement. De verbetering begint vanaf nu. Met jullie hulp heb ik er alle vertrouwen in dat het gaat lukken. Dat is de maatschappelijke opdracht waarvoor we met zijn allen staan meer dan waard.

Dank voor jullie komst. Ik loop nog rond, vragen en opmerkingen zijn welkom!