Bijlage-eindrapport MFS II - Kamerbrief inzake beslissing subsidieverlening MFS II
Datum: 29-10-2010
Rapport van de Externe Commissie MFS II
Leden van de Commissie:
Drs W.J. Deetman (voorzitter)
Drs P. Zevenbergen (lid)
Prof dr A. de Ruijter (lid)
Ondersteuning door:
Drs F.C. den Eerzamen RO
Drs R.W.A. Muskens
0. Samenvatting van de bevindingen
Met inachtneming van de conclusies en aanbevelingen die elders in dit document zijn geformuleerd, concludeert de Externe Commissie MFS-II (hierna: de Commissie) dat de beoordeling van de aanvragen in het kader van MFS-II over het algemeen voldoet aan in redelijkheid te stellen eisen van kwaliteit, consistentie en onafhankelijkheid.
Met betrekking tot de kwaliteitvan het beoordelingsproces concludeert de Commissie verder onder andere dat:
de selectie van de beoordelaars binnen de Primaire beoordelingsteams en de Controleteams voldoende garantie heeft geboden voor deskundigheid en ervaring;
geen inhoudelijke criteria met betrekking tot regiokennis of thematische kennis zijn gehanteerd bij de samenstelling van het MFS-II Projectteam;
de periode waarin de beoordelingen grotendeels vielen (de vakantiemaanden juli en augustus) voor knelpunten heeft gezorgd in de beschikbare menskracht;
in een aantal gevallen de benodigde financiële expertise in een beoordelingsgroep ontbrak, en in zes andere gevallen de financieel expert van het Projectteam tevens dienst heeft gedaan als beoordelaar. In al deze gevallen diende, naar de mening van de Commissie, de betreffende aanvraag nogmaals te worden beoordeeld door een financieel deskundige. Naar aanleiding van tussentijdse rapportage van de Commissie heeft de projectleiding alsnog een aantal aanvragen laten beoordelen door een financieel deskundige.
Met betrekking tot de consistentievan het beoordelingsproces concludeert de Commissie verder onder andere dat:
in het beoordelingsproces een fase heeft ontbroken waarin de Primaire beoordelingsteams (P-teams) en de Controleteams (C-teams) konden proberen om tot grotere consistentie te komen;
het door het Projectteam geconstateerde gebrek aan consistentie bij de beoordelingen van de P-teams en de C-teams het Projectteam heeft genoodzaakt zwaarder in te grijpen in de beoordelingen dan vooraf de bedoeling was;
het voor de transparantie van het proces noodzakelijk is dat het Projectteam in alle gevallen afdoende toelicht waarom is afgeweken van de beoordelingen van de P-teams en de C-teams;
het Projectteam deze afwijkingen alsnog, op verzoek van de Commissie, adequaat heeft toegelicht, op basis waarvan de Commissie vaststelt dat van afdoende consistentie in de uiteindelijke beoordeling sprake is;
sommige beoordelingsteams meer kennis hadden van aanvragende organisaties dan andere en dat dit mogelijk geleid heeft tot andere beoordeling.
Met betrekking tot de onafhankelijkheidvan de beoordeling meent de Commissie verder onder andere dat:
het systeem om de onafhankelijkheid/integriteit van het beoordelingsproces te waarborgen goed en deugdelijk is opgezet en over het algemeen goed is nagekomen;
Algemene aanbevelingen van de Commissie:
De Commissie doet de volgende algemene aanbevelingen.
Het departement doet er goed aan in voorkomende gevallen, wanneer een relatief grote groep ambtenaren met specifieke deskundigheden gedurende korte periode intensief moet samenwerken, zo’n proces niet in een vakantieperiode te plannen.
Bij een beoordelingsproces als MFS-II is de groepsdynamiek binnen beoordelingsteams van belang. Daarom dient de projectleiding er strikt op toe te zien dat groepen daadwerkelijk en in volledige samenstelling bij elkaar komen.
Voorafgaand aan hun werkzaamheden zijn de beoordelaars door het projectteam uitgebreid geïnstrueerd en kregen onder andere de beschikking over een beoordelingshandleiding en een beoordelingsstramien. De ervaring en kennis opgedaan in dit MFS-II proces leert dat bij een eventueel MFS-III bij de instructie tevens vooraf speciale aandacht besteed dient te worden aan consistentie in de puntentoekenning (= het ‘ijken’ van de puntentoekenning) en aan de noodzakelijke groepsprocessen binnen beoordelingsteams.
Het verdient aanbeveling dat de interne auditdienst periodiek een onderzoek doet naar de naleving van de integriteitscode binnen het ministerie; dit om deze code binnen het ministerie levend te houden.
1. Over de Commissie
De opdracht aan de Externe Adviescommissie MFS-II was de kwaliteit, consistentieen onafhankelijkheidvan de ambtelijke beoordelingsprocedure van de aanvragen in het kader van de MFS-II regeling te toetsen aan de hand van: a. ministeriële beleidsdocumenten, b. het integriteitsbeleid van het ministerie, c. het beleidssubsidiekader MFS-II, en d. Code Wijffels.
De Commissie heeft voor dit doel toegang gehad tot alle dossiers, richtlijnen en documentatie die op het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn aangelegd in het kader van de subsidieprocedure voor MFS II.
2. Werkwijze van de Commissie
Anders dan in fase I heeft de Externe Commissie MFS-II zich in de tweede fase vooral geconcentreerd op de opzet en de werking van het procesvan de beoordeling door Buitenlandse Zaken. De Commissie heeft in de tweede fase minder aandacht besteed aan het beleidssubsidiekader MFS-II en de Code Wijffels.
De Commissie heeft gedurende het onderzoek voorlopige bevindingen aan het projectteam medegedeeld, opdat het Projectteam, desgewenst, de beoordelingen nog kon aanpassen. Ook heeft de Commissie een concept van haar Rapport voorgelegd aan het Projectteam en dit heeft geleid tot nadere informatie van het Projectteam aan de Commissie, op basis waarvan het Rapport is bijgesteld.
De Commissie heeft zich door de projectleiding laten informeren over de gevolgde procedure en de manier waarop de kwaliteit, de consistentie en de onafhankelijkheid van de beoordeling in het systeem van beoordeling zijn geborgd.
De Commissie heeft de definitieve beoordelingen (van het Projectteam) ingezien, evenals de documenten die gebruikt zijn bij de briefing van beoordelaars en van de posten. Op verzoek heeft de Commissie inzage gehad in summiere beschrijvingen van de overwegingen van het Projectteam bij de finale beoordeling.
Omdat de expertise van de individuele beoordelaars en de samenstelling van de beoordelingsteams, naar het oordeel van de Commissie, voor een groot gedeelte de kwaliteit van de beoordeling bepalen, heeft de Commissie de (geanonimiseerde) CV’s van alle beoordelaars uit de Primaire- en de Controleteams bekeken en beoordeeld op gevraagde/benodigde thematische, regionale of financiële deskundigheid.
Vervolgens heeft de Commissie op basis van steekproeven gekeken of het systeem vervolgens daadwerkelijk zoals bedoeld is uitgevoerd én of het systeem functioneerde zoals bedoeld.
De steekproef is op de volgende wijze vastgesteld. Er is één aanvraag gekozen in de categorie met een omvang van meer dan 400 miljoen euro. Er zijn twee aanvragen gekozen in de categorie tussen 50 miljoen euro en 400 miljoen euro. Er is één aanvraag gekozen uit de categorie minder dan 50 miljoen euro.
Van de vier aanvragen aldus gekozen voor deze steekproef heeft de Commissie de aanvraag doorgenomen, de input van de posten gelezen evenals de beoordelingen van de P(primaire)- en de C(ontrole)-beoordelingsteams. Daarnaast heeft de Commissie met een aantal van de beoordelaars van deze vier aanvragen gesproken, zowel van de primaire beoordelingsteams als de controleteams. Ook heeft de Commissie gesproken met drie leden van het Projectteam (inclusief de projectleider) die betrokken waren bij de definitieve toekenning van de scores.
3. Het beoordelingsproces
In een gesprek met de MFS-II projectleiding is de Commissie het volgende medegedeeld over het beoordelingsproces:
Eerst is door het Projectteam een overzicht gemaakt van de benodigde expertise: thematisch, regionaal en financieel. Per aanvraag is bekeken welke expertise nodig was om tot een goede beoordeling te kunnen komen. In ieder beoordelingsteam moest minimaal een regionaal, een thematisch en een financieel specialist aanwezig zijn. De betreffende directies zijn vervolgens benaderd om geschikte kandidaten aan te dragen. In totaal hebben 71 personen deelgenomen in één of meer beoordelingsteams. Uit de kandidaten heeft het Projectteam de primaire- en de controleteams t.b.v. de diverse aanvragen samengesteld. Alle beoordelaars hebben uitgebreide mondelinge en schriftelijke instructies ontvangen over het beoordelingsproces en de te volgen methodiek. Bij het geven van een toelichting op hun beoordeling zijn de teams onder andere geïnstrueerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij de begrippen gehanteerd bij de indicatoren.
De teams kregen, binnen het kader van de instructies, een grote mate van zelfstandigheid in het kiezen van hun werkwijze. Eventuele vragen konden gesteld worden aan een ‘vraagbaak’ (in casu het Projectteam zelf).
De P-teams zijn zelfstandig tot hun beoordeling gekomen. Voor een aantal criteria (met betrekking tot ‘contextanalyse’ en ‘harmonisatie & complementariteit’) dienden de teams gebruik te maken van de input van de posten.
De posten dienden voor iedere aanvraag in het betreffende land een survey in te vullen waarin moest worden aangegeven of de contextanalyse van de aanvragende organisaties overeenkwam met het beeld van de posten zelf en of de aanvraag aansloot bij bestaande activiteiten en initiatieven in het betreffende land. De surveys zijn gemaakt onder verantwoordelijkheid van de CdP of het Hoofd OS op de post. Bij afwezigheid van een post in een bepaald land is de survey opgesteld door de betreffende regiodirectie. De surveys dienden als inputvoor de beoordelaars, die verder tot een eigen oordeel moesten komen. Indien gewenst konden de beoordelaars contact opnemen met de post voor verdere informatie of uitleg.
De C-teams hadden als opdracht tot een eigen beoordeling van de aanvragen te komen, op basis van de beoordeling van de P-teams. Zij beschikten daarbij over hetzelfde materiaal. In gevallen waarin het bekend was het een P-team ‘sub-optimaal’ werk had geleverd, werd het C-team verzocht eventuele onvolkomenheden te herstellen.
Het Projectteam heeft tenslotte de beoordelingen van P-teams en C-teams getoetst op consistentie en op juridische houdbaarheid van de argumentaties. Op grond daarvan is het Projectteam tot de finale scores gekomen. De toelichting van de scores is, indien nodig, door het Projectteam aangepast aan de gebruikte termen bij de indicatoren.
5. De bevindingen van de Commissie
A. Kwaliteit
Uit de CV’s van de 71 BZ-ambtenaren die zijn ingezet in de beoordeling van de 20 aanvragen (exclusief de leden van het projectteam) en uit de gevoerde gesprekken met beoordelaars heeft de Commissie afgeleid dat de kwaliteit van de beoordelaars over het algemeen goed is geweest. De Commissie heeft geconstateerd dat de P- en C-beoordelingsteams beschikten over een voldoende en relevante mix van kennis en ervaring.
Kennis over aanvragende organisaties en hun specifieke werkveld is geen criterium geweest bij de samenstelling van de teams.
Een knelpunt in het beoordelingstraject in de tweede fase was dat de beoordelingen grotendeels plaatsvonden in de vakantieperiode waardoor de beschikbare menskracht in sommige gevallen krap was. Tijdgebrek maakte ook dat beoordelaars nalieten om bijvoorbeeld extra informatie en toelichting te vragen aan de Posten.
De inbreng van de Posten (met name op het gebied van contextanalyse, en harmonisatie & complementariteit) is niet altijd verwerkt in de finale beoordeling. Redenen om van het oordeel van de posten af te wijken zijn door beoordelingsteams niet altijd expliciet aangegeven.
Het Projectteam is samengesteld op basis van brede kennis van en ervaring over ontwikkelingssamenwerking, aangevuld met financiële en juridische experts. Specifieke thematische kennis en kennis over regio’s is geen criterium geweest bij de samenstelling van het Projectteam. Dit lag, gelet op de oorspronkelijke taakstelling van het Projectteam, voor de hand. Gezien de noodzakelijk gebleken grotere rol die het Projectteam in de eindbeoordeling heeft gespeeld (zie paragraaf B over consistentie), constateert de Commissie wat dit betreft een risico in de kwaliteit van het Projectteam. Uiteindelijk hebben zich geen problemen voorgedaan in de finale beoordeling door de Projectgroep. Voor toekomstige gevallen beveelt de Commissie aan dat alle beoordelende teams zorgvuldig worden samengesteld zodat de benodigde specifieke kennis op alle beoordelingsmomenten beschikbaar is.
Uit gevoerde gesprekken met individuele beoordelaars is de Commissie voorts gebleken dat:
de vooraf beoogde samenstelling van beoordelingsteams niet in alle gevallen werkelijkheid is geworden. In enkele gevallen ontbrak een thematisch specialist;
de groep van beoordelaars kampte met een gebrek aan financiële deskundigheid. In minimaal één geval zat er in een beoordelingsteam geen ‘financiële man’. In zes gevallen heeft een lid van het Projectteam als financieel deskundige meegedraaid in een beoordelingsteam. De Commissie vindt deze gang van zaken niet wenselijk, met name omdat de betreffende beoordelaar als lid van het Projectteam de eigen beoordelingen heeft moeten controleren. In al deze gevallen heeft de Commissie het Projectteam aangeraden alsnog een financieel deskundige naar de desbetreffende aanvragen te laten kijken. In vijf gevallen heeft een financieel deskundige alsnog naar de aanvragen gekeken. Dit heeft niet geleid tot een andere eindscore.
minimaal één beoordelingsteam geen enkele maal volledig bij elkaar is geweest. De Commissie is van oordeel dat dit een evenwichtige beoordeling mogelijk heeft belemmerd. Van de kant van het departement is de Commissie verzekerd dat de secretaris van de betreffende beoordelingsgroep de ontbrekende beoordelaar van het verdere groepsproces op de hoogte heeft gesteld, waardoor het, volgens het departement, niet heeft ontbroken aan een ‘kruisbestuivend groepsproces’.
B. Consistentie
De Commissie heeft geconstateerd dat er grote verschillen zijn tussen de beoordelingen van de P-teams en de C-teams onderling en tussen de beoordelingen van de P- en C-teams en de uiteindelijke scores toegekend door het Projectteam. Bij 5 van de 20 aanvragen bedroeg het verschil tussen beide beoordelingsteams meer dan 10 punten, in het uiterste geval was het verschil 15 punten.
Leden van het Projectteam gaven aan dat de consistentie, en in sommige gevallen de kwaliteit van de beoordelingen van de P- en de C-teams beduidend minder waren dan van te voren voorzien. Daarom heeft het Projectteam in laatste instantie dieper ingegrepen in de beoordelingen dan vooraf de bedoeling was.
De Commissie meent dat er in het beoordelingsproces een fase heeft ontbroken waarin de P-team en de C-teams tot een grotere onderlinge consistentie konden komen.
De afwijking van de score van het Projectteam bedroeg in elf van de twintig gevallen méér dan vijf punten van de gemiddelde van de P- en C-beoordeling. In dertien gevallen viel de eindscore van het Projectteam buiten de bandbreedte van de P- en C-beoordeling (dat wil zeggen dat het Projectteam een hogere score toekende dan de hoogste score van een van de twee beoordelingsteams, ofwel een lagere score dan de laagste beoordeling van een van de twee beoordelingsteams). In één geval is een gemiddelde voldoende (meer dan 60 punten) omgezet in een onvoldoende (minder dan 60 punten).
Het ‘ijken’ van de puntentoekenning (in de zin van het vaststellen van een score bij een bepaald aantal ‘fouten’) is pas in de laatste fase van het beoordelingsproces geschied. Door het aanvankelijke ontbreken van zo’n gestandaardiseerde puntentoekenning zijn grote inconsistenties opgetreden in de beoordelingen door de P- en de C-teams. Dit is één van de redenen dat het Projectteam zwaarder heeft moeten ingrijpen in de beoordeling dan vooraf de bedoeling was. Dit leverde naar het oordeel van de Commissie een kwetsbaarheid op in het beoordelingsproces.
De Commissie is van mening dat, vanwege de zorgvuldige selectie van beide beoordelingsteams op kennis en ervaring en het groepsproces het Projectteam in beginsel terughoudend diende te zijn in het overrulen van de beoordelingen van de P- en C-teams. De Commissie meent voorts dat het voor de transparantie van het proces noodzakelijk is dat het Projectteam in alle gevallen toelicht waarom is afgeweken van de beoordelingen van de P-teams en C-teams. De Commissie acht dit laatste van belang om aan anderen duidelijkheid te verschaffen over het totale beoordelingsproces en de daarin door het Projectteam uiteindelijk gemaakte afwegingen.
De Commissie heeft kennis genomen van de voornaamste overwegingen van het Projectteam om af te wijken van de beoordeling door de P- en C-teams, namelijk:
consistentie;
juridische houdbaarheid;
aansluiten van oordelen en scores op inhoud en formulering van criteria en indicatoren;
onvolledige of niet correcte vaststellingen van scores van beoordelingsteams.
Op verzoek van de Commissie heeft de Projectgroep, voor wat betreft de vier steekproeven die de Commissie heeft onderzocht én voor de 13 organisaties waarvan de uiteindelijke score buiten de bandbreedte van de beoordeling van de P- en C-teams viel, een uitgebreide toelichting gegeven waarom het Projectteam is afgeweken van de beoordeling van de P- en C-teams. De Commissie heeft geconstateerd dat deze toelichting, wat betreft de vier steekproeven, afdoende verklaart waarom van de eerdere beoordelingen is afgeweken
De Commissie concludeert dat sommige beoordelingsteams door toeval meer kennis hadden van aanvragende organisaties dan andere. Kennis van de aanvragende organisatie heeft, zo bleek uit gesprekken die de Commissie heeft gevoerd met beoordelaars, binnen beoordelingsteams mogelijk geleid tot andere waarderingen. De Commissie meent dat enige mate van subjectiviteit in de beoordelingen niet is te voorkomen, ondanks de pogingen om het proces zoveel mogelijk te ‘mechaniseren’ en te ‘objectiveren’. De Commissie heeft niet kunnen constateren dat deze subjectiviteit daadwerkelijk heeft geleid tot inconsistenties in de beoordeling.
C. Onafhankelijkheid
De Commissie is van mening dat het systeem om de onafhankelijkheid/integriteit van het beoordelingsproces te waarborgen goed en deugdelijk is opgezet en over het algemeen goed is nagekomen.
De basis van het systeem vormen de ambtseed die alle medewerkers van het ministerie hebben afgelegd én de integriteitcode die het ministerie hanteert. De opzet en handhaving van het integriteitbeleid bij BZ is door de Rekenkamer eerder als ‘goed’ beoordeeld.
Voor het specifieke geval van het MFS-beoordelingsproces zijn alle BZ medewerkers, bij aanvang van het MFS II beoordelingstraject collectief via een bericht op BZ Intranet op de hoogte gesteld van de procedure en de daarbij horende integriteitverplichtingen. De beoordelaars van zowel fase I als fase II zijn voor aanvang van hun werkzaamheden collectief herinnerd aan hun integriteitverplichtingen.
Op verzoek van de Commissie heeft de MFS-II projectleiding een integriteitsbrief opgesteld (zie annex I).
De conclusie van de Commissie is dat de verantwoordelijkheid voor onafhankelijkheid en integriteit is gelegd bij de individuele BZ-ambtenaren zelf. Het aanspreken van de beoordelaars op onafhankelijkheid en integriteit gebeurde collectief.
De Commissie volgt deze keuzes van het Projectteam en concludeert dat de bestaande ambtseed voor ambtenaren, het vigerende integriteitbeleid bij BZ én de speciale communicatie met betrekking tot het MFS-II beoordelingstraject voldoende waarborgen dat betrokken ambtenaren op de hoogte zijn geweest van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot integriteit.
Vooraf was duidelijk dat veel BZ-ambtenaren uit hoofde van hun functie regelmatig contact hebben met aanvragende organisaties. Dit soort contacten vormde in beginsel geen belemmering om deel te kunnen nemen aan het beoordelingsproces.
Contacten tijdens het proces zelf zijn nadrukkelijk taboe verklaard. Eén lid van het Projectteam was gedurende het beoordelingsproces verantwoordelijk om, indien gewenst en/of noodzakelijk geacht, aanvullende informatie bij de aanvragende organisatie op te vragen. Eventuele vragen van beoordelaars aan aanvragende organisaties zijn allemaal via dit lid van het Projectteam gelopen. De Commissie concludeert dat, voorzover dit lid van het projectteam actief heeft meegedaan aan het vaststellen van de finale beoordeling, hier sprake is van een weeffout in het systeem om onafhankelijkheid te waarborgen. Het is de Commissie niet gebleken dat deze weeffout tot ‘ongelukken’ heeft geleid, ook al omdat het contact tussen het betreffende lid van het Projectteam en aanvragende organisaties –– zo verzekert het Departement –– beperkt is gebleven tot ‘administratieve zaken’. In voorkomende gevallen verdient het aanbeveling tijdens het beoordelingsproces contacten tussen aanvragende organisaties en beoordelaars (zowel binnen beoordelingsteams als binnen het Projectteam) uit te sluiten.
Dienstverbanden (of andere nauwe contacten) in het verleden tussen BZ-ambtenaren (en/of hun naaste familieleden) en aanvragende organisaties vormden in beginsel geen belemmering om betrokken te worden bij een beoordelingsteam, zulks afhankelijk van hoe lang geleden een dienstverband was en op welk niveau. De grens waarbij een eventuele betrokkenheid de schijn zou kunnen wekken van afhankelijkheid of vooringenomenheid werd overgelaten aan de BZ-ambtenaren zelf.
Uit gesprekken met beoordelaars is de Commissie gebleken dat in minimaal één geval de communicatie met betrekking tot integriteit en onafhankelijkheid een beoordelaar niet heeft bereikt. Dit kwam omdat deze persoon pas later bij het beoordelingsproces werd betrokken. Dit laat onverlet dat deze beoordelaar zich, naar eigen zeggen, bewust was van de code en de afgelegde ambtseed.
6. Nagekomen aanvragen
In eerste instantie heeft de Commissie de beoordeling van twintig aanvragen getoetst. In een later stadium zijn nog twee aanvragen daarbij gevoegd. Deze twee aanvragen waren via een beroepsprocedure alsnog toegelaten tot de tweede fase van MFS-II. Om nog meegenomen te kunnen worden bij de eerste groep van twintig zijn de twee laatste aanvragen door het departement beoordeeld in een versneld proces. De Commissie heeft de versnelde beoordeling getoetst wat betreft kwaliteit, consistentie en onafhankelijkheid. Daarbij heeft de Commissie inzage gehad in de volgende documenten: de aanvragen, de CV’s van de betrokken beoordelaars, de beoordelingen van de P- en de C-teams en de uiteindelijke vaststelling van de scores plus toelichting door het Projectteam. Op grond van dit materiaal stelt de Commissie vast dat de twee nagekomen aanvragen geacht moeten worden te vallen binnen de conclusies die de Commissie op basis van een steekproef heeft getrokken voor de eerste twintig aanvragen.
Tot slot
Bij het doen van haar werk heeft de Commissie alle medewerking gekregen van de MFS-II Projectleiding.
De Commissie heeft alle documenten, dossiers en elektronische materialen met betrekking tot het MFS-II beoordelingsproces ofwel teruggegeven aan de betrokken BZ-afdeling ofwel vernietigd. De leden van de Commissie beschikken derhalve na het neerleggen van hun werkzaamheden niet meer over enig archief aangaande het MFS-II proces.
Annex 1
Behandeling integriteitsissues door projectgroep MFS II
Algemeen: Medewerkers BZ
De integriteitverplichtingen zijn bij aanvang van het MFS II-beoordelingstraject aan de orde gesteld bij alle medewerkers, allereerst via een bericht aan alle medewerkers over de voortgang van de MFS II-procedure en vervolgens door het algemeen bekendstellen van het MFS II- informatie- en communicatieplan. In dit (u separaat al toegezonden) plan wordt beschreven op welke wijze de beoordeling zal worden uitgevoerd, hoe informatiestromen rond de beoordeling zijn georganiseerd, wie bevoegd zijn m.b.t. externe contacten, alsmede het belang van integriteit bij dit alles.
In beide interne publicaties is specifiek ingegaan op de onwenselijkheid van directe contacten over de beoordelingen tussen werknemers van het ministerie en vertegenwoordigers van belanghebbende organisaties in verband met vereiste onafhankelijkheid van de beoordeling.
Algemeen: Beoordelaars MFS II
Diegenen die als beoordelaars direct bij het MFS II-proces betrokken waren zijn bij aanvang van de beoordeling in zowel de eerste als de tweede fase door middel van briefings herinnerd aan de integriteitsverplichtingen van rijksambtenaren. Uiteraard is daarbij specifiek ingegaan op de vraag hoe deze integriteitsverplichtigen raken aan het MFS II- beoordelingsproces. In de briefings (voor fase twee-beoordelaars vond deze plaats eind juni 2010) is gedetailleerd beschreven op welke wijze de beoordeling diende plaats te vinden. Verder zijn het tijdschema en zowel de de vertrouwelijkheids- als de integriteitsaspecten uitgebreid aan de orde gesteld. De bewuste slide uit deze briefing voor de tweede fase is u separaat reeds gezonden. Als projectleider heb ik tijdens de briefing benadrukt dat tegen belangenverstrengeling gewaakt diende te worden en dat bij de geringste twijfel contact met de projectleiding diende te worden opgenomen. Ook in de stafvergaderingen van het directoraat-generaal internationale samenwerking heb ik als projectleider ten overstaan van alle betrokken directieleidinggevenden duidelijk gesteld dat integriteit in de specifieke context van MFS II betekent dat geen enkel medewerker van het ministerie een verstrengeling van belangen mag hebben met aanvragende organisaties. Deze mededeling is bij meerdere stafvergadering door de dg internationale samenwerking herhaald. Daarbij is apart door zowel mijzelf als de dg aandacht gevraagd voor de vertrouwelijkheid van het beoordelingsproces.
Issues
Beoordelaars zijn, zoals uit bovenstaand al blijkt, er alle indringend op gewezen bij een tweetal briefings van eind juni dat men geen banden met aanvragende organisaties mag hebben, wil men inzetbaar zijn als beoordelaar. Daarbij zijn de volgende zaken aan de orde geweest:
Enkele medewerkers gaven aan dat familie (partner) betrokken was bij aanvragende organisaties. In gesprekken hierover met betrokken medewerkers is vastgesteld dat in deze gevallen (gezien de aard van de betrokkenheid van de familie) geen aanleiding was om betrokken medewerkers niet in te zetten als beoordelaar. In een enkel geval is besloten van de diensten van een medewerker af te zien, omdat de partner van betrokkene werkzaam was bij een belanghebbende organisatie en zelfs maar de schijn van een belangenverstrengeling vermeden diende te worden.
Enkele medewerkers gaven aan in het verleden voor een belanghebbende organisatie te hebben gewerkt. In alle gevallen betrof het een dienstverband van meer dan twee jaar geleden, en is geconstateerd dat geen sprake was van belangenconflict
Nogal wat medewerkers van BZ werken al jaren met sommige van de aanvragende instanties, en hebben een collegiale, soms ook intensieve relatie met vertegenwoordigers van die organisaties. Daaruit is een aantal issues voortgevloeid:
Bij de aanvangsfase wenden aanvragende organisaties zich voor advies en uitleg tot deze, hun bekende BZ-contacten. Intern is veel aandacht besteed aan het voorlichten van de eigen BZ-medewerkers over het MFS II-beoordelingsproces. Op interne voorlichtingsbijeenkomsten voor het hele ministerie, die telkens voorafgaand aan een beoordelingsfase zijn gehouden, is helder uiteengezet op welke wijze het proces wordt geregisseerd en is gewezen op de specifieke verantwoordelijkheden die verschillende afdelingen van het ministerie hebben. Daarbij is veel aandacht besteed aan integriteitsissues aangaande belangenverstrengeling en vertrouwelijkheid. De desbetreffende medewerkers is gewezen op de officiële ministeriële contactpersonen voor MFS II en de interne beschikbaarheid van MFS II-contactpersonen voor het beantwoorden van vragen en dilemma’s - mochten deze zich voordoen. Medewerkers die door belanghebbende organisaties benaderd worden is verzocht meteen door te verwijzen naar de projectgroep, die op verantwoorde wijze vragen en andere aangelegenheden heeft opgepakt.. In een enkel geval heeft de projectleiding ook belanghebbende organisaties te kennen gegeven dat slechts geautoriseerde bronnen (DSO, projectleiding) en kanalen (website) als valide bron van informatie over het MFS II-traject gelden. Bij deze informatieverstrekking is telkens verwezen naar het reeds ministeriebreed bekend gestelde en al genoemde informatie- en communicatieplan.
Na het inleveren van voorstellen zijn meerdere medewerkers gepolst door belanghebbende organisaties met het verzoek informatie te verschaffen aangaande de lopende beoordeling. Een aantal medewerkers heeft hiervan melding gemaakt, onder mededeling dat niet werd ingegaan op de vraag. In één geval kwam een melding binnen dat een specifieke medewerker over de (voorlopige) resultaten met belanghebbenden had gesproken. Daarop hen ik als projectleider intern onderzoek ingesteld, waarbij ik de naam van betrokken medewerker heb achterhaald. Ik heb de directeur van de medewerker op de hoogte gebracht van de vermoedelijke inbreuk op de integriteit zijdens deze medewerker. De directieleiding heeft betrokkene hierover aangesproken. De betrokken medewerker erkende contact te hebben gehad, maar ontkende dat daarbij enige vertrouwelijke informatie was verstrekt. De directieleiding heeft betrokkene een waarschuwing gegeven en herinnerd aan de gedragscode en de specifieke vereisten van MFS II zoals vermeld in het informatie- en communicatieplan. Zonder de naam van betrokkene te noemen is vervolgens binnen het apparaat bekend gemaakt middels mededeling op de stafvergadering van het DGIS dat bij een constatering van een schending van de integriteit een diepgaand onderzoek zou worden ingesteld en dat vervolgens maatregelen genomen zouden worden. Overigens is door de projectleider MFS geconstateerd dat bedoeld voorval de zuiverheid van het beoordelingsproces niet heeft verstoord.
Deze concrete melding en de omgang met andere gevallen van het (herhaaldelijk) zoeken van contact door belanghebbende organisaties is aanleiding geweest om alle medewerkers werkzaam op het ministerie nogmaals te herinneren aan de betrokken integriteitsverplichtingen. De projectleiding heeft een bericht voor alle medewerkers (u separaat reeds toegezonden) op het intranet geplaatst waarin opnieuw werd benadrukt dat het MFS II-proces kwetsbaar is indien voor de officiële mededeling daarover reeds door medewerkers word gecommuniceerd over de uitkomsten van het beoordelingsproces.
Na het bekend worden van de uitkomsten van de eerste fase is er met betrekking tot sommige afwijzingen sprake geweest van teleurstelling, niet alleen bij aanvragende organisaties maar ook bij dossierhoudende medewerkers van Buitenlandse Zaken. In veel gevallen is daarop intern door de projectorganisatie aan deze medewerkers nadere uitleg gegeven over de aard en betrouwbaarheid van het beoordelingsproces. Dat heeft niet in alle gevallen de teleurstelling kunnen wegnemen, en zowel DGIS als directeur DSO heeft meerdere malen zowel leidinggevende als medewerkers van betrokken directies te kennen gegeven dat de uitkomsten van het beoordelingsproces geaccepteerd en gerespecteerd dienen te worden. Er is daarbij nota genomen van de in de pers vermelde uitlatingen van “medewerkers van het ministerie”. Deze medewerkers zijn echter intern niet bij naam achterhaald.
10