Kamerbrief betreffende motie Ferrier / Boekestijn inzake het op orde brengen van het voorschottenbeheer
Naar aanleiding van de aangenomen motie Ferrier/Boekestijn (31 031-V, nr. 12), ingediend bij het wetgevingsoverleg van de vaste commissie voor Buitenlandse Zaken over het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006, doe ik u hierbij verslag van de gemaakte vorderingen in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Tevens doe ik u het plan van aanpak toekomen, dat in samenspraak met de Algemene Rekenkamer tot stand is gekomen.
Het plan van aanpak voorziet in een 0-meting met het doel inzicht te verkrijgen in de omvang van de problematiek met betrekking tot de toepassing van het sanctiebeleid. Daarnaast gaat het plan van aanpak in op het reguliere toezicht op het voorschottenbeheer, in het bijzonder het tijdig uitsturen van rappelbrieven, het afwikkelen van oude voorschotten, het toezicht op internationale organisaties en het opleggen van sancties. Tot slot wordt in het plan van aanpak ingegaan op het project Stroomlijning PM&E (planning, monitoring en evaluatie) ter verbetering van het managementinformatiesysteem. In het bijzonder beoogt dit project de onderlinge samenhang van het PM& E-instrumentarium te optimaliseren en de resultaatfocus te verscherpen.
Resultaten 0-meting
In juni van dit jaar is de 0-meting afgerond. Op basis van de 0-meting bestaat een volledig beeld van rapportages waarop het sanctiebeleid moet worden toegepast. Dit heeft geleid tot 5 sancties die alsnog zijn opgelegd aan contractpartijen en tot 8 gevallen, waarvoor aan de departementsleiding een verzoek is gedaan om (vooralsnog) geen sanctie op te leggen. De resultaten van de 0-meting bevestigen dat de problemen rond het rapportagebeheer zich vooral voordoen bij het UNDP.
Maandelijkse toezicht op rappellering en sanctiebeleid
Na de 0-meting is tweemaal beoordeeld of de verschillende budgethouders hun rappellen tijdig uitsturen. Binnen twee weken na het verstrijken van de contra ctueel overeengekomen datum moet een formele rappelbrief aan de contractpartij worden gestuurd. In het plan van aanpak heb ik als doel gesteld dat in augustus 50% van de budgethouders tijdig rappelleert. De meting in augustus laat zien dat 73% van de budgethouders tijdig rappelleerde. Ik heb er alle vertrouwen in dat het in het plan van aanpak gestelde tussentijdse doel van 75% in oktober behaald zal worden.
Naast de tijdigheid van de rappels wordt maandelijks vastgesteld of bij iedere rapportageverplichting, waarop 3 rappellen zijn geregistreerd, ofwel een sanctie is opgelegd danwel dat een besluit is genomen door de departmentsleiding om vooralsnog geen sanctie op te leggen. Vanaf 1 januari 2007 werden in totaal 12 sancties opgelegd (inclusief sancties naar aanleiding van de 0-meting) en werd in 9 gevallen door de departementsleiding besloten om (vooralsnog) geen sanctie op te leggen (inclusief 0-meting). Over een aantal gevallen vindt nog overleg plaats met de budgethouder. Ik ben van mening dat door het toezicht de werking van het sanctiebeleid is verbeterd.
Toezicht op afwikkeling van oude voorschotten (2002 en eerder)
Sinds 1 januari 2007 is voor een bedrag van € 134 mln. oude voorschotten afgewikkeld. Per 14 augustus 2007 moet nog € 313 mln. aan oude voorschotten worden afgewikkeld. Het overgrote deel hiervan betreft voorschotten aan de Wereldbank (€ 117 mln), de WHO (€ 65 mln) en de UNDP (€ 33 mln). Met de Wereldbank en de WHO wordt nog discussie gevoerd over enkele ontvangen rapportages. Zoals ik u tijdens het wetgevingsoverleg meldde, verwacht ik het geheel in 2008 af te hebben afgewikkeld.
Internationale organisaties
Zoals aangegeven, concentreren de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde problemen zich voornamelijk rondom de UNDP. Begin juli werd van UNDP de financi ële rapportage over 2006 ontvangen, conform de afgesloten general arrangement. Hierin wordt een aantal activiteiten gerapporteerd dat inhoudelijk is afgerond, maar administratief door UNDP ten onrechte nog niet is afgesloten. Ik heb de UNDP gevraagd deze activiteiten voor het einde van het jaar af te wikkelen. Nadat UNDP de activiteiten als ‘afgesloten’ heeft gerapporteerd, kan het ministerie deze activiteiten ook afsluiten en de verstrekte voorschotten verantwoorden. Feitelijk betreft dit een puur administratieve afhandeling.
Project stroomlijning PM&E-instrumentarium
In juli 2007 heeft de directeur-generaal Internationale Samenwerking de resultaten van de projectgroep Stroomlijning van het instrumentarium voor planning, monitoring en evaluatie (PM&E) van activiteiten vastgesteld. In het najaar zullen voorbereidingen worden getroffen, zodat de herziene PM& E-instrumenten vanaf 1 januari 2008 kunnen worden gebruikt. Eén van de veranderingen betreft de expliciete aansluiting tussen beleidsartikelen, meerjarenplannen, beoordelingsmemoranda en activiteitenbeoordeling, waardoor het ministerie beter kan sturen op resultaten.
Ik ben van mening dat de uitvoering van het plan op schema ligt en dat de beoogde verbeteringen van het voorschottenbeheer gerealiseerd worden. In januari zal ik u wederom informeren over de stand van zaken.
De minister voor Ontwikkelingssamenwerking,
Bert Koenders