Beantwoording vragen lid Aptroot over de aanbesteding voor 'Het Akkoord van Schokland'
Graag bied ik u hierbij de antwoorden aan op de schriftelijke vragen gesteld door het lid Aptroot over de aanbesteding voor 'Het Akkoord van Schokland'. Deze vragen werden ingezonden op 7 augustus 2007 met kenmerk 2060722750.
De minister voor Ontwikkelingssamenwerking,
Bert Koenders
Antwoorden van de heer Koenders, minister voor Ontwikkelingssamenwerking op vragen van het lid Aptroot (VVD) over de aanbesteding voor 'Het Akkoord van Schokland'.
Vraag 1
Hoe is uw feitenrelaas (beantwoording Kamervragen dd. 3 augustus 2007), waarin staat dat vanaf eind maart door het projectteam gesprekken gevoerd zijn over de manifestatie “Het Akkoord van Schokland, u op 23 april bij een brainstormsessie met bureau BKB was, op 24 april BKB het eerste projectvoorstel indiende, op 7 mei een offerte, op 10 mei drie varianten en de uitwerking op 16 mei, te rijmen met het gestelde in uw feitenrelaas dat “Het geoffreerde bedrag boven de Europese aanbestedingsgrens bleek te liggen”? Ging u er tot dat moment van uit dat de manifestatie minder dan € 137.000 zou kosten terwijl dat bijna 6 keer zo veel werd?
Vraag 2
Is vóór 16 mei nooit over de kosten gesproken, ook niet op 23 april, 24 april, 7 mei en 10 mei?
Vraag 3
Is er voor die datum nooit een kostenraming gemaakt of een indicatie gevraagd?
Vraag 4
Zo ja, waarom is niet direct geconcludeerd dat er openbaar moest worden aanbesteed?
Antwoord
In het feitenrelaas is aangegeven dat het besluit om een grote eindmanifestatie te houden pas in de tweede helft van april werd genomen. Het was belangrijk de toezeggingen uit de consultaties over de Millennium Ontwikkelingsdoelen, waarvan er vijf in april plaatsvonden, te kapitaliseren. Er leek bijvoorbeeld een bereidheid te zijn van bedrijven en organisaties om samen afspraken te maken over onder meer duurzaam inkopen en verbetering van beroepsonderwijs in ontwikkelingslanden, om versneld te komen tot de oprichting van een fonds om wisselkoersrisico’s voor ondernemers in ontwikkelingslanden af te dekken (waarvoor uiteindelijk op 30 juni op Schokland door andere partijen dan Buitenlandse Zaken 249 miljoen euro is toegezegd). De eerste kostenraming voor Het Akkoord van Schokland dateert van 7 mei. Die offerte lag boven de aanbestedingsgrens. Het gesprek dat het projectteam op 10 mei met het bureau voerde naar aanleiding van het plan en de offerte, leidde ertoe dat BKB werd gevraagd verschillende varianten uit te werken; BKB had een concept ontwikkeld dat paste binnen het profiel en het karakter van een manifestatie in het kader van het kabinetsbrede project 'de Millennium Ontwikkelingsdoelen dichterbij'. Op 16 mei bleek dat ook in de meest minimale variant de totale kosten boven de aanbestedingsgrens zouden liggen; de kosten voor diensten geleverd door BKB zelf bedroegen overigens 128.500 €.
Om verschillende redenen, aangegeven in het feitenrelaas, was het van belang de manifestatie samen te laten vallen met het eind van de consultatiefase van het kabinet en het internationale moment waarop we halverwege de periode waren waarin de Millennium Ontwikkelingsdoelen moeten zijn gehaald. Daar ook de verkorte aanbestedingsprocedure nog altijd te lang zou duren en er naar de inschatting van het projectteam bovendien voldoende gronden daartoe waren, is een waiver aangevraagd, dat wil zeggen: besloten om een beroep te doen op uitzonderingsgronden om af te wijken van de standaardprocedure en derhalve geen Europese aanbestedingsprocedure in gang te zetten. De procedure voor aanvraag voor de waiver is onmiddellijk na 16 mei gestart. Dit heeft geleid tot de uitslag van het selectiepanel op 25 mei, waarin door het panel werd aangegeven dat er geen ruimte was voor uitzonderingen.
Vraag 5
Waarom gaf u toch goedkeuring aan deze opdracht, tegen de regels in en daardoor met juridische en financiële risico’s, terwijl een interne commissie (het selectiepanel) op 25 mei concludeerde dat het zonder aanbesteding kiezen voor bureau BKB niet in rechte verdedigbaar was en de ambtelijke top u de risico’s heeft gemeld?
Vraag 6
Zo neen, klopt het feitenrelaas dan niet?
Vraag 7
Zo ja, waarom hebt u de waarschuwing van de deskundigen op uw ministerie naast u neergelegd?
Vraag 8
Wat vindt u van het argument van uw ambtelijke top dat het plan van BKB niet overdraagbaar was aan andere bureaus mede door de tijdsklem, terwijl er tot dat moment bijna 2 maanden alleen met BKB is gesproken?
Antwoord
Zoals ik heb aangegeven in antwoord d.d. 3 augustus op vragen van de leden Knops en Ferrier (kenmerk 2060722340) en op vragen van het lid Wilders (kenmerk 2060722250), heb ik één ambtelijk advies ontvangen en dat was de opdracht aan BKB te verlenen in weerwil van de uitslag van het selectiepanel. In dit advies werden vier redenen aangegeven voor de opdrachtverlening: de in het plan vervatte ideeën zouden niet overdraagbaar zijn aan andere bureaus; BKB heeft veel ervaring met de organisatie van dergelijke evenementen; Buitenlandse Zaken heeft met BKB in het verleden goede ervaringen opgedaan; en de beschikbare tijd tot 30 juni, en de afsluiting van de consultatiefase door het kabinet, was dusdanig kort dat redelijkerwijs niet kon worden verwacht dat een openbare aanbesteding binnen deze termijn kon worden afgerond. Tussen het moment waarop het projectteam voor het eerst contact opnam met BKB en het moment waarop de ambtelijke leiding het advies aan mij uitbracht (op 29 mei), lagen 36 dagen.
Achteraf bezien moet vastgesteld worden dat de procedures door mij ten onrechte niet zijn gevolgd. Zoals eerder aangegeven neem ik daar de verantwoordelijkheid voor. In antwoord op bovengenoemde vragen is aangegeven dat ik maatregelen heb genomen om dergelijke gevallen in de toekomst te voorkomen.