Brief aan de Tweede kamer over de vorming van de baten-lastendienst 4FM met tijdelijke status per 1 april 2010
In overeenstemming met de voorhangprocedure van artikel 10 van de Comptabiliteitswet 2001 informeer ik u over mijn voornemen over te gaan tot het instellen van de baten-lastendienst 4FM. Indien uw kamer zich niet binnen 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving of binnen 14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen uitspreekt tegen het voorgenomen besluit, dan zal 4FM op 1 april 2010 van start gaan als baten-lastendienst met tijdelijke status.
Eind 2008 hebben de ministeries van Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Verkeer en Waterstaat (VenW) en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) besloten een gezamenlijk bedrijf voor facilitair management te gaan vormen, genaamd 4FM. Belangrijke aanleiding voor deze stap was de noodzaak om, in het kader van de personele taakstelling, 25% te besparen op het aantal medewerkers dat zich met facilitaire dienstverlening bezighoudt. 4FM is een krachtenbundeling van de vier facilitair bedrijven van de ministeries van BZ, SZW, VenW en VROM. Deze krachtenbundeling krijgt vorm in een tijdelijke baten-lastendienst onder het ministerie van BZK.
4FM biedt de 4 bovenvermelde ministeries een volledig pakket van facilitaire producten en diensten van onder andere gebouwbeheer tot de werkplekinrichting, van cateringservices tot schoonmaakdiensten en van kantoorbenodigdheden tot vervoerdiensten. De Rijkswerkplek en het Programma Duurzame Bedrijfsvoering Rijksoverheid zullen binnen 4FM een prominente plaats innemen.
De instellingsvoorwaarden
In het voorbereidingstraject is door mijn ministerie, de vier opdrachtgevende ministeries en het ministerie van Financiën, gezamenlijk een gemeenschappelijk startdocument opgesteld. Dit document maakt vooraf duidelijk op welke aspecten 4FM zal worden getoetst dan wel aan welke punten 4FM nader aandacht zal moeten besteden, ter voorbereiding op de verkrijging van de definitieve status van baten-lastendienst, uiterlijk per 1 januari 2013. De te toetsen aspecten zijn gebaseerd op de drie instellingsvoorwaarden zoals die zijn vastgelegd in de Regeling baten-lastendienst 2007. Onderstaand wordt toegelicht op welke wijze 4FM zal realiseren dat zij uiterlijk op 1 januari 2013 volledig aan deze instellingsvoorwaarden voldoet.
Een aantoonbare verbetering van de doelmatigheid
De verbetering van de doelmatigheid is dé doelstelling van een baten-lastendienst. Basisindicatoren daarvoor zijn de ontwikkeling van de kostprijs in de tijd, in relatie tot de kwaliteit van de producten en diensten. Doelmatigheid kan worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijkblijvende kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij gelijkblijvende kostprijs). Deze kengetallen geven in de opeenvolgende jaren inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid. Gezien de werkelijke personele reductie van 27% en een verwachte besparing op inkoop van 5%, zal de prijs dalen. Daarnaast wordt ook het benchmark-instrument ingezet om de mate van doelmatigheid (in relatie tot gelijksoortige organisaties binnen de Rijksoverheid) inzichtelijk te maken.
4FM maakt de doelmatigheidsontwikkeling dan ook zichtbaar door de kostprijsontwikkeling transparant te maken, te participeren in de benchmark en de doorlooptijden van processen te monitoren. In het jaarverslag van 2010 zal voor het eerst gerapporteerd worden over de ontwikkeling van de doelmatigheid.
Voldoende doelmatigheidsprikkels in het resultaatgericht sturingsmodel
De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een baten- en lastendienst resultaatgericht is en voldoende doelmatigheidsprikkels bevat. 4FM realiseert dit door de opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding duidelijk in te richten. Naast een gezonde samenwerking zal er ook een gezond spanningsveld ontstaan tussen de opdrachtnemer (4FM) en degene die de diensten afneemt, percipieert en betaalt, zijnde de opdrachtgevers (de vier betreffende ministeries). De opdrachtgevers van 4FM streven logischerwijs naar een zo laag mogelijk prijs tegen een door hen gewenst kwaliteitsniveau.
De directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DG OBR) is als eigenaar van 4FM verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en zal vanuit die verantwoordelijkheid bewaken dat 4FM tegen kostendekkende tarieven producten en diensten levert. 4FM zal volledig onderdeel uitgaan maken van de Planning- en Controlcyclus van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, zodat over de kostendekkendheid periodiek gerapporteerd wordt. De eigenaar zal prestatieafspraken maken met 4FM om daarmee de doelmatigheidsontwikkeling van de bedrijfsvoering goed in beeld te kunnen brengen. Audits en klanttevredenheidsonderzoeken maken ook deel uit van het proces om de doelmatigheid inzichtelijk te maken.
Koppeling tussen producten en kosten
Een baten-lastendienst moet door middel van een kostprijsmodel de toerekening van kosten aan de producten en diensten inzichtelijk maken. Het model moet daarbij transparant en betrouwbaar zijn, ook in komende jaren toepasbaar zijn (om daarmee de kostprijsontwikkeling inzichtelijk en benchmarken toepasbaar te maken) en zodanig zijn ingericht dat een voor- en nacalculatie met de daarbij behorende verschillenanalyse gemaakt kan worden. Het kostprijsmodel van 4FM voldoet aan al deze criteria. Ook voor wat betreft de verrekening van de kosten van de uitzonderingen op de basis dienstverlening, zijnde maatwerk, is het kostprijsmodel toepasbaar.
Ministeriele verantwoordelijkheid
De ministeriele verantwoordelijkheid bij baten-lastendiensten houdt in dat de minister door het parlement ter verantwoording kan worden geroepen voor het gehele handelen van de dienst. Als minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zullen mijn bevoegdheden ten aanzien van 4FM volledig intact blijven.
Wijze van informeren van de Tweede Kamer
4FM wordt als baten-lastendienst voor het eerst gepresenteerd in de tweede suppletoire begroting over het uitvoeringsjaar 2010. Dan wordt een baten-lastendienstparagraaf opgenomen, waarin tevens de definitieve openingsbalans wordt gepresenteerd. Vervolgens wordt 4FM opgenomen in het reguliere proces van begroting en verantwoording.
Hieraan voorafgaand zal in april 2010 aan de Tweede Kamer een brief worden gezonden waarin een aankondiging en de voorlopige cijfers zijn opgenomen.
Tot slot
Ik ben er van overtuigd dat 4FM op verantwoorde wijze zal functioneren als een naar doelmatigheid en effectiviteit strevende baten-lastendienst en vertrouw er daarom op dat u mijn voornemen tot het instellen van de baten-lastendienst 4FM met tijdelijke status steunt.
DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES
Mevrouw dr. G. ter Horst