Praktische invulling vrijwilligersregeling

Kamerstuk | 20-03-2008

Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Postbus 20018
2500 EA DEN HAAG

Ons kenmerk: DGB 2008-01190

Geachte voorzitter,

In de brief van 17 januari 2008, nr. RR 2008-00004U¹, heb ik toegezegd dat ik uw Kamer nader zou inlichten over een praktische invulling van de vrijwilligers­ regeling. Aanleiding daarvoor was de motie Blanksma-van den Heuvel/Van der Burg, waarin is opgeroepen het maximum onbelast uurtarief in de vrijwilligers­ regeling te laten vervallen. Met deze brief voldoe ik aan mijn toezegging.

In de bijlage bij deze brief is de praktische invulling van de vrijwilligersregeling verwoord. Deze tekst heeft de instemming van de betrokken ministeries (BZK, SZW, OCW en VWS). Hetzelfde geldt voor de Vereniging Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk, het branchenetwerk van vrijwilligersorganisaties in Nederland, en MOVISIE, Kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling.

De vrijwilligerswereld zal via de twee laatstgenoemde organisaties op de hoogte worden gebracht van de praktische invulling. De tekst zal ook worden geplaatst op de site van de Belastingdienst. Ik ga ervan uit dat deze praktische invulling ertoe leidt dat geen sprake is van aanvullende administratieve lasten.

Hoogachtend,

De staatssecretaris van Financiën,

mr. drs. J.C. de Jager

Praktische invulling van de vrijwilligersregeling

De vrijwilligersregeling in het nieuws

In 2007 is de vrijwilligersregeling enkele keren in de Tweede Kamer aan de orde geweest. Het ging daarbij vooral om de discussie over het maximum onbelast uurtarief van € 4,50 en (voor vrijwilligers onder de 23 jaar) € 2,50. Bij de behandeling van het Kabinetsplan aanpak administratieve lasten heeft de Tweede Kamer een motie aangenomen, waarin de regering werd verzocht dit uurtarief te laten vervallen. De indieners van de motie gingen er vanuit dat het maximum onbelaste uurtarief voor veel vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties zou leiden tot een verplichte urenregistratie. En dat zou uiteraard onnodige administratieve lasten tot gevolg hebben. De staatssecretaris van Financiën heeft aan de Tweede Kamer gemeld dat hij de opvatting deelt dat geen urenadministratie nodig is om een vrijwilligersvergoeding te betalen. Hij heeft de Kamer toegezegd nadere informatie te verstrekken over de vraag hoe vrijwilligers(organisaties) op praktische wijze invulling kunnen geven aan de vrijwilligers­regeling. Daartoe dient dit artikel. Voor een goed begrip van de regeling volgen eerst enkele algemene opmerkingen.

Vrijwilligersvergoedingen zijn onder bepaalde voorwaarden belastingvrij

Al vanaf 1985 zijn vrijwilligersvergoedingen vrijgesteld voor de belasting- en premieheffing. De vrijwilligersregeling is in het leven geroepen om tegemoet te komen aan het verlangen van de vrijwilligerswereld naar een duidelijke regeling voor het verstrekken van geringe kostenvergoedingen aan vrijwilligers. Aan de vrijstelling zijn wel enkele voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden hebben betrekking op (1) de maximale hoogte van de vergoeding per maand en per jaar, (2) de organisatie waarvoor men de werkzaamheden verricht en (3) de aard van de werkzaamheden.De meeste betrokkenen zijn goed op de hoogte van de voorwaarde (1) dat de vergoeding niet hoger mag zijn dan € 150 per maand en ook niet hoger dan € 1500 per jaar. Geen van deze bedragen mag worden overschreden. Bij de genoemde bedragen gaat het om het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke kostenvergoedingen. Voorwaarde (2) houdt in dat de vrijwilliger de werkzaamheden verricht voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of dat men werkzaamheden verricht voor een sportorganisatie. Voorwaarde (3) bepaalt dat het moet gaan om werkzaamheden die men niet beroepsmatig verricht en waarvoor men dus geen marktconforme vergoeding ontvangt.

De vrijwilliger krijgt geen marktconforme vergoeding

Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat een eventueel ontvangen vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden en het karakter heeft van een kostenvergoeding. In het vorige onderdeel is dit voorwaarde 3 genoemd, maar eigenlijk is dit de eerste voorwaarde waaraan men moet voldoen om onder het toepassingsbereik van de vrijwilligersregeling te komen. Deze voorwaarde zorgt ervoor dat de vrijwilligersvrijstelling niet geldt voor gewone betaalde arbeid (kleine baantjes). De voorwaarde bestaat al vanaf de invoering van de vrijwilligersregeling, maar het belang daarvan is met ingang van 2006 toegenomen toen de vrijstellingwerd verruimd en toen bovendien de weeknorm werd vervangen door een maandnorm. Gelet op het karakter van de vrijwilligersregeling zou het uitgangspunt eigenlijk moeten zijn dat een vrijwilliger alleen een vergoeding kan krijgen tot het bedrag dat hij naar globale schatting aan kosten heeft gemaakt. Eigenlijk zou de vrijwilliger geen vergoeding moeten kunnen krijgen als hij geen kosten heeft gemaakt. En hij zal in die situatie misschien ook niet eens een vergoeding willen ontvangen. De praktijk leert echter dat men dit uitgangspunt lang niet altijd hanteert, want in bepaalde sectoren betaalt men vergoedingen om daarmee de verrichte arbeid te honoreren. Deze handelwijze blijkt het duidelijkst als de organisatie een uurvergoeding betaalt. Fiscaal is dat geen probleem, zolang maar geen sprake is van een vergoeding voor beroepsmatige arbeid. Het maximum onbelast uurtarief dient ertoe een duidelijke afgrenzing te geven tegenover beroepsmatige arbeid in situaties waarin de vergoeding per uur wordt berekend.

Het maximum onbelast uurtarief

In 2006 hebben enkele vrijwilligersorganisaties aan de Belastingdienst gevraagd welke vergoeding zij nog kunnen betalen zonder dat zij aan zouden lopen tegen de kwalificatie beroepsmatige arbeid. Die organisaties betalen hun vrijwilligers een uurvergoeding en zij wilden geen verschil in behandeling als verschillende inspecteurs de betaalde vergoedingen zouden beoordelen. Die organisaties wilden zekerheid tot welk bedrag de Belastingdienst de vergoeding nog als een niet-marktconforme beloning zou aanmerken. De Belastingdienst heeft in het kader van de uitvoeringscoördinatie daarop het standpunt ingenomen dat men voor alle vrijwilligers op voorhand ervan uitgaat dat bij een vergoeding van ten hoogste € 4,50 per uur geen sprake is van een marktconforme beloning. Dit komt overeen met ongeveer 80% van het (netto) wettelijk minimum uurloon. Voor vrijwilligers onder de 23 jaar geldt een bedrag van € 2,50 per uur. Met deze afgrenzing tegenover het begrip marktconforme vergoeding wordt enerzijds v oorkomen dat organisaties de vrijwilligersregeling misbruiken in situaties waarin zij eigenlijk een marktconforme beloning geven voor regulier werk. Anderzijds wordt hiermee valse concurrentie tussen de vrijwilligerswereld en het bedrijfsleven voorkomen. Het is bijvoorbeeld niet gewenst dat jongeren voor een bardienst in de kantine van de voetbalclub onder het mom van een onkostenvergoeding per uur netto evenveel kunnen verdienen als wat zij in de horeca bruto kunnen verdienen.
Het noemen van het uurtarief heeft bij veel vrijwilligersorganisaties tot de vrees geleid dat zij altijd een urenadministratie moeten bijhouden als zij een vrijwilligersvergoeding betalen. De staatssecretaris van Financiën heeft de Tweede Kamer echter verzekerd dat de organisaties zich daarover geen zorgen hoeven te maken. Ter toelichting dienen de volgende onderdelen.

Belastingdienst verlangt geen urenadministratie

Zoals blijkt uit het voorgaande maken verschillende groepen personen gebruik van de vrijwilligers­regeling. Enerzijds personen die een vergoeding per gewerkt uur ontvangen en anderzijds personen die een vergoeding ontvangen zonder dat men daarbij een (nauwkeurige) relatie legt met de gewerkte tijd. Daarnaast zijn er uiteraard vrijwilligers die geen enkele vergoeding krijgen of die alleen een vergoeding krijgen voor gedeclareerde onkosten, maar deze groepen zijn voor dit artikel niet vanbelang (hoewel dit waarschijnlijk verreweg de meeste vrijwilligers betreft). De beloning voor dit vrijwilligerswerk bestaat niet uit geld, maar uit voldoening, waardering en het opdoen van ervaring. Ten aanzien van de vrijwilligers die wel een vergoeding voor hun werkzaamheden krijgen, heeft de staatssecretaris van Financiën aan de Tweede Kamer meegedeeld dat er vanuit fiscaal oogpunt geen urenadministratie nodig is. De Belastingdienst zal daarom niet verlangen dat de vrijwilligersorganisatie een urenadministratie maakt ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligersvergoeding. Het maakt hierbij niet uit of men een uurvergoeding betaalt of niet.

De vrijwilliger ontvangt een vergoeding per gewerkt uur

Bepaalde organisaties betalen hun vrijwilligers per uur. Bij twijfel over de aard van de beloning is het uurtarief een logisch aanknopingspunt als de organisatie er zélf voor heeft gekozen een vergoeding te betalen op basis van het aantal gewerkte uren. De hoogte van het uurtarief is dan immers al bij de organisatie bekend en de berekening daarvan vormt geen aanvullende administratieve last. In die gevallen zal de Belastingdienst een uurvergoeding van ten hoogste € 4,50 (euro 2,50) als een niet-marktconforme vergoeding beschouwen (safe harbour). Dat betekent dat de eenheden van de Belastingdienst zich op voorhand op dit standpunt stellen. Daardoor hebben vrijwilligers(organisaties) in het hele land zekerheid vooraf dat de afgrenzing tegenover het begrip marktconform tot dat bedrag voor iedereen op gelijke wijze wordt toegepast. Bij twijfel over de toepassing van de vrijwilligers­regeling kan de vereniging contact opnemen met de Belastingdienst.

Voorbeeld 1

Vereniging X betaalt aan drie vrijwilligers een vergoeding van € 4 per uur. Vrijwilliger A is per maand 20 uur actief voor de organisatie. Vrijwilligers B en C zijn allebei 35 uur per maand actief. Vrijwilliger C declareert per maand ook nog € 47,50 reiskosten. Alle vrijwilligers zijn 23 jaar of ouder.Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

Uitwerking

Voor alle vrijwilligers geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken. In de geschetste situatie heeft de vereniging zelf al bepaald welke uurvergoeding zij aan haar vrijwilligers betaalt en dat uurtarief is niet hoger dan € 4,50. Men valt dus alle drie onder de (fiscale) definitie van vrijwilliger. Aan de hand van de uitbetaalde bedragen dient men vervolgens te beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is.
Vrijwilliger A blijft onder de € 150 per maand en ook onder de € 1500 per jaar, dus de vergoeding is onbelast.
Vrijwilliger B ontvangt € 140 per maand en blijft daarmee onder het maandbedrag van € 150. Als men ervoor zorgt dat ook het jaarbedrag niet wordt overschreden dan is de vergoeding onbelast.Vrijwilliger C ontvangt € 187,50 en overschrijdt daarmee het maandmaximum. Dat maximum geldt immers voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke kostenvergoedingen. De vrijwilligersvrijstelling is op hem niet van toepassing.
Let op!
Als bij deze vrijwilligers sprake is van bijstandsgerechtigden dan is het voor de vrijlatingsgrens van de Wet werk en bijstand (WWB) van belang of men in een re-integratietraject zit. De genoemde bedragen van € 150 en € 1500 gelden bij een kostenvergoeding in het kader van een voorziening gericht op arbeidsinschakeling. In andere gevallen geldt een maandmaximum van € 95 en een jaarmaximum van € 764). Als A, B en C niet in een re-integratietraject zitten, dan voldoen B en C in ieder geval niet aan de vrijlatingsgrens van de WWB. A blijft wel onder de maandgrens van de WWB, maar hij overschrijdt de jaargrens als hij langer dan 9,5 maand een vergoeding van € 80 per maand krijgt.

Voorbeeld 2

Als voorbeeld 1, met dit verschil dat de vergoeding nu € 7 per uur bedraagt.

Uitwerking

Ook hier geldt dat het uit fiscaal oogpunt niet nodig is een urenadministratie op te maken, maar de vereniging heeft zelf al bepaald dat zij een uurvergoeding betaalt en dat uurtarief is hoger dan € 4,50. Men voldoet niet aan de (fiscale) definitie van vrijwilliger, zodat de vrijwilligersregeling niet van toepassing is. Dat geldt ook voor persoon A, ondanks het feit dat de maandvergoeding bij A onder de € 150 blijft (en bij een vergoeding over maximaal 10 maanden ook onder de € 1500 per jaar).

De vrijwilliger ontvangt géén vergoeding per gewerkt uur

Dit is de meest voorkomende situatie. Als de organisatie al een vergoeding betaalt dan doet men dat voor de inzet van de vrijwilliger als zodanig en niet voor het (precieze) aantal gewerkte uren. Met deze vergoedingen beoogt de organisatie de kosten van de vrijwilliger te vergoeden, met mogelijk een kleine vergoeding voor de algemene inzet van de vrijwilliger. In deze situaties is de vrijwilliger veelal gedurende langere tijd in touw voor de organisatie. Ook in deze gevallen zal de Belastingdienst geen urenadministratie vragen ter onderbouwing van de kwalificatie als vrijwilligerswerk. Uiteraard moet dit niet leiden tot onredelijke resultaten bij de kwalificatie van vergoedingen die een vrijwilligersorganisatie heeft betaald.
Over bedragen tot € 150 per maand zal de Belastingdienst ook geen administratie van gemaakte kosten opvragen (declaraties, bonnetjes e.d.) Voor hogere kostenvergoedingen kan men wel vragen om een verantwoording van de gemaakte kosten. Ondanks het feit dat bij hogere vergoedingen de vrijwilligersregeling niet van toepassing is (zie tweede alinea van dit artikel), zijn hogere vergoedingen voor werkelijk gemaakte kosten uiteraard niet belast.

Voorbeeld 3

Vereniging Y betaalt aan haar vrijwilligers alleen vergoedingen op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

Uitwerking

Als een vrijwilliger alleen een vergoeding ontvangt van de gemaakte onkosten, dan is deze vergoeding niet belast voor de loon- of inkomstenbelasting. Deze onkosten hoeven niet aantoonbaar te worden gemaakt indien de vereniging een vergoeding verstrekt die niet hoger is dan € 150 permaand en tevens niet hoger dan € 1500 per jaar. Zijn de werkelijk gemaakte onkosten hoger dan deze bedragen dan mogen toch alle onkosten worden vergoed. Het gehele bedrag moet dan via bonnen of ander bewijsmateriaal aantoonbaar gemaakt kunnen worden.

Voorbeeld 4

Vereniging X betaalt aan haar bestuursleden een vergoeding van € 125 per maand.Is de vrijwilligersregeling van toepassing en hoe moet de vereniging bewijs leveren?

Uitwerking

Uit fiscaal oogpunt zijn in deze situatie geen administratieve voorwaarden van toepassing. Als de vereniging minder dan € 150 per maand en minder dan € 1500 per jaar betaalt dan is de vrijwilligers­regeling zonder meer van toepassing op de uitbetaalde bedragen.

Voorbeeld 5

Een lid van een vereniging is advocaat en hij dient namens de vereniging bij de rechtbank een pro forma bezwaarschrift in tegen een bouwvergunning voor een loods naast het sportcomplex. De vereniging betaalt hem daarvoor eenmalig een bedrag van € 150. Er zijn (behoudens portokosten) geen kosten verbonden aan de indiening van het bezwaarschrift. Is de vrijwilligersregeling van toepassing?

Uitwerking

De werkzaamheden van dit verenigingslid zijn van zeer beperkte duur. De daarvoor betaalde vergoeding kan in redelijkheid niet onder de vrijwilligersvrijstelling vallen, ook niet in de situatie dat de vergoeding per uur (ver) onder het commerciële tarief van de advocaat valt.

Oproep

Mocht u in de praktijk merken dat de Belastingdienst niet handelt in overeenstemming met het voorgaande dan kunt u dat doorgeven op Meldpunt www.lastvandeoverheid.nl.

1: Tweede Kamer, vergaderjaar 2007-2008, 29 515, nr. 226