Antwoorden op kamervragen over indienen bezwaarschrift per fax

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Postbus 20018
2500 EA ‘S-GRAVENHAGE

Uw brief (Kenmerk) 11 juni 2007 (2060717650)

Ons kenmerk: DGB 2007-03075 U

Geachte voorzitter,

Hierbij doe ik u, mede namens de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de antwoorden toekomen op vragen van de leden Dezentjé Hamming-Bluemink en Van der Burg inzake de registratie, verwerking en bewaring van faxverkeer door de Belastingdienst.

Hoogachtend,

de staatssecretaris van Financiën,

mr. drs. J.C. de Jager

Antwoorden op de vragen van de leden Dezentjé Hamming-Bluemink en Van der Burg (beiden VVD) aan de staatssecretarissen van Financiën en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de registratie, verwerking en bewaring van faxverkeer door de Belastingdienst.

(Ingezonden 8 juni 2007)

1

Kent u de uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam over de tijdige binnenkomst van een bezwaarschrift per fax?¹

Antwoord

Ja

2

Op welke wijze pleegt de Belastingdienst binnengekomen faxberichten te registreren, te verwerken en te bewaren? Sluit de handelwijze van de inspecteur in de hiervoor genoemde procedure daarbij aan?

3

Sluit de praktijk bij de Belastingdienst aan bij het gestelde in de brief van de staatssecretaris van Financiën van 29 augustus 2005², zodanig dat van binnengekomen faxberichten wordt beoordeeld of er sprake is van een aanvraag of een bezwaarschrift, en vervolgens een aanvullende termijn wordt gesteld om de aanvraag of het bezwaarschrift alsnog per post te verzenden?

4

Brengt een juiste en rechtmatige wijze van archivering met zich mee dat het binnengekomen faxbericht of een kopie daarvan wordt bewaard in het dossier van de betrokken belastingplichtige, en dat het tijdstip van ontvangst wordt vastgelegd?

Zo niet, hoe kan dan achteraf ter beoordeling van de tijdigheid van een alsnog per post verzonden aanvraag of bezwaarschrift worden vastgesteld dat er daaraan voorafgaand een faxbericht is geweest dat wél binnen de wettelijke termijn ontvangen is, en dat het ook viel aan te merken als een aanvraag of bezwaarschrift?

Antwoorden op de vragen 2, 3 en 4
De casus die heeft geleid tot de uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam speelde in 2002. Het faxkanaal is sindsdien, namelijk bij de inwerkingtreding van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) per 1 juli 2004, gekwalificeerd als elektronisch kanaal. De Belastingdienst heeft dit kanaal niet opengesteld. Wordt toch een (pro forma) bezwaarschrift per fax ontvangen, dan is dit conform artikel 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) een vormverzuim waarbij belanghebbende alsnog de gelegenheid krijgt zijn bezwaarschrift per post in te zenden. Belanghebbende krijgt hiervoor een ontvangstbevestiging en de mogelijkheid het verzuim te herstellen; hij weet dan dat het “transport” van het bericht geslaagd is en dat zijn bezwaarschrift als zodanig bij de Belastingdienst is ontvangen. Herstelt hij het verzuim dan wordt voor de beoordeling van de tijdigheid uitgegaan van het tijdstip van de ontvangst van h et bezwaarschrift per fax. Op een faxbericht dat binnenkomt wordt door het faxapparaat de datum van ontvangst afgedrukt. Dit is in combinatie met oplevering aan de behandelaar en vastlegging van het faxbericht in het dossier (de ook door de inspecteur in de procedure voor het Gerechtshof Amsterdam beschreven handelwijze) een passende werkwijze voor een niet-opengesteld kanaal. De ontvangst van het bezwaarschrift per fax en de datum van ontvangst van het bezwaarschrift zijn volledig herleidbaar. Deze werkwijze geldt ook voor aanvragen. Ook aan de eisen die aan archivering gesteld worden, wordt hiermee voldaan. De werkwijze rond bezwaarschriften en aanvragen is afgestemd met de belastingadviesorganisaties; daarbij is aangegeven dat de aard van het faxkanaal meebrengt dat de hoeveelheid vertrouwelijke gegevens dat via dit kanaal wordt verzonden tot een minimum wordt beperkt door middel van pro forma bezwaarschriften. In die zin is nazending van een volledig bezwaarschrift per post een voorziene aanvulling en niet een herhaling van de eerdere verzending per fax (zie ook de beantwoording van de vragen 8 en 9).

5

Is de vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van aldus bewaarde faxberichten voldoende gewaarborgd?

Antwoord
De eisen van vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid vloeien voort uit de Webv en wegen mee in de beslissing een elektronisch kanaal al dan niet open te stellen; de afwegingen die daarbij voor de Belastingdienst zijn gemaakt, zijn verwoord in antwoorden op eerdere kamervragen over het onderwerp bezwaarschriften en faxen³.

6

Welke toegevoegde waarde heeft de thans door de Belastingdienst bij aanvragen en bezwaarschriften gevolgde handelwijze ten opzichte van een aanpak waarbij dergelijke faxberichten als zodanig worden aanvaard?

7

Wat zijn de extra kosten die aan de huidige handelwijze zijn verbonden?

Antwoorden op de vragen 6 en 7
Zoals ook in de eerdere antwoorden op kamervragen is verwoord, is de Belastingdienst niet overgegaan tot het openstellen van de elektronische kanalen van fax en externe e-mail omdat voor deze kanalen vooralsnog niet aan de wettelijke eisen kon worden voldaan. De Belastingdienst houdt niet bij welke kosten belastingplichtigen en/of hun adviseurs maken om een bezwaarschrift of aanvraag in te dienen. De kosten die zijn verbonden aan het kanaal waarlangs de inzending plaatsvindt (portokosten), zijn verhoudingsgewijs zeer gering.

8

Is de staatssecretaris van Financiën bereid de handelwijze van de Belastingdienst aan te passen, in die zin dat een per fax verzonden aanvraag of bezwaarschrift wordt geaccepteerd zonder dat de betrokkene ook nog moet voldoen aan een verzoek van de inspecteur om datzelfde stuk, waarvan de Belastingdienst toch al een per fax ontvangen exemplaar in zijn bezit heeft, ook nog eens per post te verzenden?

9

Welke stappen heeft de Belastingdienst inmiddels gezet om het mogelijk te maken dat niet alleen aangiften maar ook aanvragen en bezwaarschriften langs elektronische weg kunnen worden ingediend? Op welke termijn verwacht u dat deze mogelijkheid zal worden opengesteld?

Antwoorden op de vragen 8 en 9
Op 8 juni jongstleden heb ik het plan van aanpak vereenvoudigingsoperatie Belastingdienst aan de Tweede Kamer gestuurd. Eén van de onderdelen van dit plan betreft de mogelijkheid van elektronische indiening van bezwaarschriften. Hiervoor zal niet het faxkanaal worden gebruikt. Invoering is voorzien in de eerste helft van 2008.

10

Wat zijn de ervaringen met elektronische bezwaarschriften bij overheidsinstanties die zich daarvoor wel openstellen, zoals onder meer de provincies Groningen en Overijssel, de gemeenten Almere, Amersfoort,

Bussum, Delft, Dordrecht, Groningen, Hengelo, Leeuwarden, Leiden, Nijmegen, Tilburg en Rotterdam, en

het Hoogheemraadschap Rijnland?

Antwoord

Recent onderzoek naar de ervaringen van bestuursorganen met de Webv heeft over dit punt geen concrete informatie opgeleverd. Ook anderszins beschikken wij daar niet over.

Uit een inventarisatie van de websites van bovengenoemde bestuursorganen is evenwel gebleken dat voor zover er al de mogelijkheid geboden wordt langs elektronische weg bezwaarschriften in te dienen, zich dat voornamelijk beperkt tot beschikkingen op het gebied van belastingen. Het gebruik van DigiD is daarbij een voorwaarde. Voor het overige worden bezwaarschriften in de regel per post ingediend. Om de tijdige indiening veilig te stellen wordt in de praktijk wel gebruik gemaakt van faxverkeer waarna het bezwaarschrift gewoon per reguliere post volgt. In een enkel geval is er de mogelijkheid om on-line een bezwaarschrift in te vullen maar dat moet vervolgens door de burger zelf worden afgedrukt en per post ingediend. Hier is dus geen sprake van elektronisch bezwaar maken.
Een enkel bestuursorgaan geeft overigens zelf aan dat het in afwijking van de wettelijke regels toestaat dat per e-mail een bezwaarschrift kan worden ingediend.

1: Gerechtshof Amsterdam, 12 februari 2007, nr. 06/00386
2: DGB2005/4451U
3: Antwoorden van staatssecretaris van Financiën van 11 maart 2005 (Handelingen vergaderjaar 2004/2005, nr. 1140), 6 september 2005 (Handelingen vergaderjaar 2004/2005 nr. 2340 en nr. 2356)