Organisatie- en mandaatbesluit Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed
Besluit van 1 juli 2009,
Kenmerk DMN/2009/336
De plv. secretaris-generaal,
Gelet op artikel 11 van het Organisatie- en mandaatbesluit ministerie van Financiën;
Gehoord de Ondernemingsraad Domeinen OZ;
Besluit:
Artikel 1 Algemene leiding
De directeur Vastgoed, tevens de algemeen directeur van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, vormt de algemene leiding van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed.
Artikel 2 Organisatie, taken en verantwoordelijkheden
1. De organisatie en taken van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed worden vastgesteld zoals weergegeven in de bij dit besluit behorende bijlage 1.
2. De directeur Vastgoed en de regionale directeuren zijn verantwoordelijk voor de in bijlage 1 genoemde beleidsterreinen en de bijbehorende bedrijfsvoering.
3. In de bij dit besluit behorende bijlage 2 wordt vastgesteld welke functionarissen de directeur Vastgoed en de regionale directeuren bij afwezigheid vervangen.
Artikel 3 Budgethouderschap
In bijlage 2 zijn de budgethouders aangewezen alsmede de budgetten waarvoor zij bevoegd zijn. De budgethouders zijn bevoegd verplichtingen – met financiële consequenties – aan te gaan en uitgaven goed te keuren binnen hun budgetten en passend binnen hun taken.
Artikel 4 Mandaat primaire processen
1. De directeur Vastgoed en de in bijlage 1 genoemde regionale directeuren hebben binnen het kader van het jaarplan en binnen door de minister of namens de minister door de secretaris-generaal of plaatsvervangend secretaris-generaal gegeven richtlijnen mandaat tot het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle beleidsaangelegenheden die behoren tot hun werkterrein genoemd in bijlage 1.
2. Het in het eerste lid toegekende mandaat kan binnen het kader van hun taken ook worden uitgeoefend door de onder de directeur Vastgoed en de regionale directeuren ressorterende functionarissen die daartoe blijkens bijlage 2 zijn gemandateerd. De directeur Vastgoed kan hieraan nadere voorwaarden verbinden.
3. Over vraagstukken die van politiek gevoelige of anderszins zwaarwegende aard zijn, treden de mandaathouders in overleg met de algemene leiding van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed en/of met de plaatsvervangend secretaris-generaal en/of met de bewindspersoon die het aangaat.
4. De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:
DE MINISTER VAN FINANCIËN, resp. DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN,
namens deze,
(handtekening)
gevolgd door naam en functie van de (onder)gemandateerde functionaris.
Artikel 5 Mandaat bedrijfsvoeringsaangelegenheden
1. De directeur Vastgoed en de regionale directeuren hebben binnen het kader van het jaarplan en binnen door de minister of namens de minister door de secretaris-generaal of plaatsvervangend secretaris-generaal gegeven richtlijnen en behoudens de bepalingen in het Organisatie- en Mandaatbesluit ministerie van Financiën mandaat tot het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle bedrijfsvoeringsaangelegenheden die behoren tot hun werkterrein zoals genoemd in bijlage 1.
2. De in het eerste lid toegekende mandaten kunnen binnen het kader van hun taken ook worden uitgeoefend door de onder de directeur Vastgoed en de regionale directeuren ressorterende functionarissen die daartoe worden gemandateerd in bijlage 2. De directeur Vastgoed kan hieraan nadere voorwaarden verbinden.
3. Aan de plaatsvervangend secretaris-generaal is voorbehouden het nemen, afdoen en ondertekenen van besluiten aangaande:
a. alle beslissingen betreffende de plaatsing, ontslag en bezoldiging van medewerkers vanaf schaal 15, behoudens het bepaalde in artikel 20 van het Organisatie- en mandaatbesluit ministerie van Financiën;
b. vaststellen van de formatie;
c. bijzondere aanstelling in tijdelijke dienst (artikel 6a ARAR);
d. (tijdelijke) plaatsing in het buitenland;
e. bezoldigingsbeslissingen op basis van artikel 8 en artikel 22a BBRA met uitzondering van de toekenning van incidentele beloningen voor bijzondere prestaties;
f. disciplinaire maatregelen (hoofdstuk 8 ARAR);
g. schadeloosstelling (artikel 69 ARAR);
h. reorganisatieontslag (artikel 96 ARAR);
i. vertrekregelingen;
j. ontslag op andere gronden (artikel 99 ARAR).
4. De ondertekening van stukken betrekking hebbend op de onder lid 1 bedoelde aangelegenheden zal luiden als volgt:
DE MINISTER VAN FINANCIËN, resp. DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN,
namens deze,
(handtekening)
gevolgd door de naam en functie van de gemandateerde functionaris.
Artikel 6 Mandaatregister
Onderdeel van deze regeling vormt een mandaatregister dat is opgenomen in bijlage 2. Het mandaatregister bevat handtekeningen en parafen van de in de artikelen 3, 4 en 5 gemandateerde functionarissen.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden
De in artikel 3, 4 en 5 gemandateerde functionarissen zijn verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van het toegekende mandaat.
Artikel 8 Intrekking andere regelingen
De volgende regeling wordt ingetrokken:
* Organisatie- en mandaatbesluit dienst Domeinen d.d. 1 december 2007
Artikel 9 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juli 2009.
Artikel 10 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie- en mandaatbesluit Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed.
DE PLV. SECRETARIS-GENERAAL,
dr. A.S.M. Koeleman
Toelichting
Algemeen
Dit Organisatie- en mandaatbesluit Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed (RVOB/DV) volgt uit het Organisatie- en mandaatbesluit ministerie van Financiën dat de minister op 5 september 2005 heeft vastgesteld. In dat overkoepelende besluit is de hoofdstructuur van het ministerie met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden vastgelegd en zijn mandaten aan de ambtelijke leiding toegekend. In het besluit klinkt de sturingsfilosofie door die de Bestuursraad in overeenstemming met de minister heeft vastgelegd in de Gedragscode Begrotingsuitvoering en Financieel Beheer. In die filosofie zijn een grote mate van eigen verantwoordelijkheid voor medewerkers, een regelluw departement en een professionele werkcultuur centrale waarden. In die sfeer zijn in het organisatie- en mandaatbesluit dan ook ruime bevoegdheden aan de ambtelijke leiding gegeven. Deze weinig geclausuleerde mandaten stellen de ambtelijke leiding in staat om, gebruikmakend van de eigen professionaliteit, invulling te geven aan de hen toekomende verantwoordelijkheden. Tegelijk staat ook een gedegen planning- en controlcyclus in het organisatie- en mandaatbesluit centraal, waarbij de ambtelijke leiding verantwoording aflegt over het gebruik van het aan hen toegekende mandaat.
In het organisatie- en mandaatbesluit draagt de minister de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG) en de directeuren-generaal (DG’s) op een organisatie- en mandaatbesluit voor hun eigen organisatieonderdeel vast te stellen. In deze organisatie- en mandaatbesluiten stellen de PSG en DG’s de organisatie onder het directieniveau vast en werken zij de aan hun directoraat-generaal toegekende hoofdtaken verder uit over directies en afdelingen. Ook worden in die besluiten de mandaten aan directeuren en aan de onder die directeuren ressorterende functionarissen toegekend. De organisatie- en mandaatbesluiten van de PSG en DG’s vervangen daarmee de bestaande organisatie- en mandaatbesluiten per directie.
Het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed kenmerkt zich als een onderdeel van de rijksdienst, dat zorg draagt voor een zodanig beheer van staatseigendommen dat kwaliteits– en kwantiteitsverlies wordt voorkomen en marktconform wordt gehandeld. Daarbij ressorteert de directeur Vastgoed rechtstreeks onder de plaatsvervangend secretaris-generaal.
Dit besluit begint met het vaststellen van de structuur en taken van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed. Daarmee worden tevens de verantwoordelijkheden van de directeur vastgelegd; in lijn met het departementsbrede mandaatbesluit is de directeur verantwoordelijk voor zijn gehele beleidsterrein, inclusief bijbehorende bedrijfsvoering. Om besluiten te kunnen nemen is budget nodig; het budgethouderschap wordt geregeld in artikel 3.
Vervolgens wordt onderscheid gemaakt in twee soorten mandaten: mandaten voor de primaire processen en mandaten voor de bedrijfsvoering.
Met primaire processen wordt gedoeld op al hetgeen betrekking heeft op de in bijlage 1 vastgelegde taken (beleidsterreinen) van de betreffende organisatieonderdelen. De bedrijfsvoering is al hetgeen nodig is om die taken te kunnen uitvoeren.
Wederom in lijn met het departementsbrede organisatie- en mandaatbesluit is het in dit besluit toegekende mandaat voor de primaire processen ruim: de directeur is bevoegd tot het nemen van besluiten betreffende alle aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein. Ook ten aanzien van de bedrijfsvoering geldt een ruim mandaat. Afgezien van enkele besluiten die op grond van het departementsbrede organisatie- en mandaatbesluit aan de SG zijn voorbehouden en enkele in dit besluit vastgelegde voorbehouden aan de PSG is de directeur bevoegd tot het nemen van alle besluiten betreffende bedrijfsvoeringsaangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein.
Uiteraard geldt voor beide mandaten dat een en ander geldt binnen eventueel door de minister of door de PSG dan wel SG gegeven richtlijnen. Bovendien geldt dat mandaathouders zich er altijd van dienen te vergewissen of een bepaald besluit dermate – politiek – zwaarwegend is dat overleg met de mandaatgever nodig is alvorens van het mandaat gebruik wordt gemaakt. In die gevallen hebben mandaathouders dan ook overleg met de bewindspersoon die het aangaat en/of met de PSG.
In het bij dit besluit behorende mandaatregister (bijlage 2) worden parafen en handtekeningen van mandaathouders vastgelegd alsmede de concrete bevoegdheden van deze functionarissen.
Artikelgewijs
Artikel 2 Organisatie, taken en verantwoordelijkheden
Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen om de gestelde (beleids-)doelstellingen te kunnen realiseren.
Artikel 3 Budgethouderschap
Budgethouders zijn verantwoordelijk voor een adequaat financieel beheer. Onder financieel beheer wordt verstaan:
• Een ordelijke begrotingsvoorbereiding;
• Een doelmatige en rechtmatige begrotingsuitvoering;
• Een juiste, volledige en tijdige registratie van financiële transacties;
• Een adequate opzet, goede werking en actuele beschrijving van de administratieve organisatie (bestuurlijke informatieverzorging).
Het financieel beheer moet voldoen aan wet- en regelgeving, o.a. aan het handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (HAFIR). Daarnaast moet het financieel beheer voldoen aan de functionele aanwijzingen van de directeur FEZ. Deze kunnen de vorm hebben van aanschrijvingen (bijvoorbeeld aanschrijvingen voor de begroting, het jaarverslag en de concernrapportages).
Artikel 4 Mandaat primaire processen
Het mandaat dat aan de genoemde functionarissen is gegeven, is weinig geclausuleerd. Dat is in lijn met de gedragscode Begrotingsuitvoering en Financieel Beheer waarin een grote eigen verantwoordelijkheid voor het lijnmanagement wordt bepleit.
De genoemde functionarissen hebben in het kader van de jaarplannen - en binnen eventueel gegeven richtlijnen door of namens de minister, secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal- mandaat ten aanzien van alle aangelegenheden die behoren tot hun beleidsterrein.
In het primaire proces verricht het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed met name privaatrechtelijke rechtshandelingen. Uit de artikelen 1 en 18 van het Organisatie- en mandaatbesluit ministerie van Financiën volgt dat deze rechtshandelingen op grond van art. 4 van het Organisatie -en mandaatbesluit door het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf, Directie Vastgoed kunnen worden verricht.
Artikel 5 Mandaat bedrijfsvoeringsaangelegenheden
Artikel 5 regelt het mandaat voor bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Ook dit mandaat is weinig geclausuleerd. Wel zijn enige bevoegdheden voorbehouden aan de plaatsvervangend secretaris-generaal.
Deze betreffen voornamelijk bevoegdheden inzake personele beslissingen ten aanzien van functionarissen vanaf schaal 15. Het gaat om beslissingen waarbij een extra zorgvuldigheidswaarborg dient te worden ingebouwd in de besluitvorming, omdat deze beslissingen onomkeerbare gevolgen kunnen hebben en om consistentie in de beslissingen te bevorderen. Deze voorbehouden betreffen zowel het nemen als het afdoen en ondertekenen van de genoemde besluiten. Dit laat onverlet dat op basis van artikel 20 van het Organisatie en mandaatbesluit ministerie van Financiën ook aan de secretaris-generaal enkele besluiten zijn voorbehouden met betrekking tot functionarissen vanaf schaal 15. Bovendien geschieden besluiten over aanstelling, benoeming, beloning en ontslag van leden van de TopManagementGroep (schalen 19) onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK.
Artikel 6 Mandaatregister
Om controle uit te kunnen oefenen op de uitoefening van de verleende mandaten, is een mandaatregister gecreëerd. Het mandaatregister bevat handtekeningen en parafen van de in de artikelen 3, 4 en 5 gemandateerde functionarissen.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden
Bij de uitoefening van het mandaat moet rekening worden gehouden met wet- en regelgeving. Hier valt ook de interne regelgeving onder.
Ook kunnen de minister, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal nog specifieke richtlijnen hebben gegeven. Daarnaast kan er nog sprake zijn van de functionele aanwijzingen van de directeur FEZ.