IT en ondernemen

Toespraak | 30-09-2008

Toen ik op de middelbare school zat, was ik de eerste in mijn klas die een tekstverwerker gebruikte. Terwijl mijn klasgenoten ploeterden met typmachine en carbonpapier, of zelfs de balpen nog gebruikten, leverde ik keurig geprinte werkstukken in.

ICT heeft me mijn hele leven al gefascineerd. Tijdens mijn studententijd heb ik met een vriend een IT-bedrijf gestart. We hadden ontdekt dat er behoefte was aan nieuwe mediatoepassingen bijvoorbeeld in de retail-branche. We maakten interactieve kiosken, cd-roms en dergelijke en we haalden opdrachten binnen bij grote retailers.
Later ontwikkelden we ons door om ondernemingen de mogelijkheden van internet te kunnen laten benutten, richting e-commerce.

Wij weten het intussen allemaal: als je dingen op papier moet zetten gaat dat efficiënter met een tekstverwerker. Het is maar een heel klein voorbeeld, maar het laat goed zien hoe IT bijdraagt aan efficiënt werken. Zakendoen gaat ook beter als je erin slaagt ICT goed toe te passen. Het zal u niet verrassen dat ik er rotsvast geloof dat ICT je kan helpen om je onderneming een nieuwe groeistap te laten maken.

Dat geldt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor de politiek. In de tijd dat ik penningmeester was van het CDA kreeg de verkiezingscampagne een beslissend zetje in de rug dankzij 100 blackberry's die ik had geregeld. We hadden een enorme informatievoorsprong op de concurrentie en daardoor werkten we heel efficiënt samen.

Nu ik staatssecretaris ben, ben ik onder meer verantwoordelijk voor een groet uitvoeringsorganisatie, de Belastingdienst. Ik wil u vandaag graag laten zien, hoe ICT de Belastingdienst heeft veranderd en nog steeds verandert. Hoe ICT de Belastingdienst helpt om moderne dienstverlening te bieden. Dat gaat, het is u bekend, niet vanzelf. We dragen een verleden met ons mee. Maar de belastingdienst heeft een strategie die rechtstreeks is verbonden met ICT en die alleen kan slagen dankzij het goed toepassen van ICT.

[Belastingdienst]

Als overheidsorganisatie wil je in deze tijd klantgericht werken. De burger is mondig. Hij wil weten wat zijn rechten en plichten zijn. Waar hij aan toe is. Als overheidsorganisatie moet je inzicht kunnen geven in de actuele status van een individuele burger. Burgers zijn gewend geraakt aan service - die krijgen ze van bedrijven tenslotte ook - en terecht verwachten ze het zelfde van de overheid.

Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. In vroeger tijden werkte de Belastingdienst vanuit de verschillende belastingwetten. De administratieve processen waren ingericht per wet. Vanaf 1990 veranderde dat. De organisatie is geïntegreerd. Zo kun je inzicht geven in de belastingpositie van een burger. Maar de autromatiseringssystemen stamden uit de tijd daarvoor. Die waren nog ingericht per belastingsoort.

Dat is opgelost door heel veel maatwerk in de systemen te bouwen. Daardoor zitten er overlappingen. Ieder systeem is bovendien gebouwd volgens de technologie van de tijd waarin het ontstond.

Dat betekent ook dat het moeilijker is geworden om fouten te voorkomen of te herstellen. Vroeger ging er natuurlijk ook wel eens iets mis. Maar dat waren eendimensionele problemen, die gewoon werden opgelost zonder dat belastingplichtigen iets merkten. Nu heeft ieder probleem dat ontstaan gevolgen voor de andere systemen. Alles is immers gekoppeld.

Daar zijn we dus hard mee aan de slag gegaan. Vorig jaar heb ik een plan van aanpak voor de vereenvoudigingsoperatie naar de Tweede Kamer gestuurd.

De vereenvoudigingsoperatie bestaat uit vijf luiken.
1. de activiteiten in verband met Toeslagen en SUB/Walvis;
2. de vereenvoudigingsoperatie binnen de huidige organisatie van de Belastingdienst;
3. De vereenvoudigingsoperatie voor de toekomstige organisatie van de Belastingdienst;
4. De vereenvoudigingsoperatie wetgeving;
5. De sturing op de ICT-organisatie van de Belastingdienst.

Met het derde luik, het Programma Complexiteitsreductie willen we de technische infrastructuur open en flexibel maken. De Belastingdienst heeft nu heel veel gesloten systemen. De uitwisseling van gegevens tussen de systemen verloopt heel moeizaam. Eerst werken we aan standaardisering. Die zijn nodig om de huidige en toekomstige processen goed te ondersteunen.

Bijvoorbeeld: we moeten zorgen dat het begrip 'loon' in alle systemen op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd. Het begrip 'mens' is voor een arts iets anders dan voor een advocaat. Zo moet je ook niet voetstoots aannemen dat het begrip 'loon' voor iedere uitvoeringsinstantie hetzelfde betekent. Het walhalla is dus niet een basisregistratie en klaar is kees. Op de voordelen van standaardisatie kom ik zodadelijk nog even terug, maar dan in het licht van samenwerking tussen overheid en bedrijven.

ICT-processen zijn in de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden binnen de Belastingdienst. Dat zie je nu ook terug in de organisatiestructuur van de Belastingdienst. Ik heb het automatiseringscentrum van de Belastingdienst laten reorganiseren. Nu is er vanuit het ministerie een sterke centrale sturing op ICT-processen en het management van de Belastingdienst wordt verrijkt met een aparte manager voor ICT-regie en architectuur.

Op deze manier maken we de Belastingdienst klaar voor dienstverlening naar moderne maatstaven. Dat gaat niet van de ene op de andere dag. Het is een proces van jaren. Maar naar mijn overtuiging zijn we de goede weg ingeslagen.

Wat maakt dit verhaal duidelijk, wat zou je er als ondernemer uit kunnen meenemen? De Belastingdienst is een zeer complexe organisatie, een stuk complexer dan een gemiddeld bedrijf. Maar door zijn complexiteit laat onze ervaring binnen de Belastingdienst wel heel goed zien hoe essentieel ICT is om service te kunnen verlenen. ICT zorgt voor adequate en snelle informatie aan klanten. Waar de Belastingdienst leverancier is van informatie, is een bedrijf bijvoorbeeld leverancier van goederen. ICT maakt het mogelijk om veel grotere volumes van bijvoorbeeld bestellingen op een foutloze manier te verwerken. Met ICT organiseer je de logistieke keten waaruit je activiteiten bestaan.

[Standard business reporting]

Ik had beloofd nog iets meer te zeggen over standaardisering. Dit onderdeel van mijn verhaal laat zien hoe ICT je als bedrijf ook kan helpen om op een makkelijke manier zaken te doen met de Belastingdienst.

Ondernemers kennen uitvoeringsinstanties als de Belastingdienst natuurlijk ook als opvrager van gegevens. Dat wil nog wel eens ergernis opwekken.

Het is mij bekend - ook vanuit mijn ervaring als voormalig ondernemer - dat de regeldruk die ondernemers voelen veel te hoog is.

We zijn daar al stevig mee aan de gang. Denmk bijvoorbeeld aan de statistiekverplichtingen, die we drastisch hebben verlaagd. Kleinere bedrijven hoeven minder vaak CBS-enquetes in te vullen.

Je mag als overheid alles vragen, het kan ook, maar moet het? Heb je al die gegevens werkelijk nodig om de wet te handhaven? We zijn soms vergeten de vraag te stellen tegen welke prijs die informatie tot stand moet konen aan de kant van degene die die informatie moet aanleveren.

De samenleving draait op regels. Die dienen ervoor om eenieders rol, rechten en verplichtingen vast te leggen. Bedrijven moeten zich verantwoorden aan hun aandeelhouders en aan de samenleving. Daarvoor dient de jaarrekening. Het is onoverkomelijk dat dat beperkingen oplevert. Je kunt niet alle regels afschaffen. Daar zal iedereen het mee eens zijn.

Het is wel goed om het stelsel van regels goed tegen het licht te houden of er geen overbodige tussen zitten. Daar hebben we altijd veel op gefocused.
Maar een groot deel van de regeldruk komt niet door de wetgeving. Regelgeving door uitvoeringsorganisaties speelt een veel grotere rol. Regeldruk ontstaat vooral door de wijze waarop de wetgeving wordt uitgevoerd.

Een onderneming heeft te maken met heel veel instanties die informatie vragen aan die onderneming. Die doen dat allemaal op hun eigen manier, met hun eigen vereisten. De bron, de ondernemer, mag zijn gegevens steeds vertalen. Kan dat nu niet andersom?
De informatieverplichtingen zouden moeten aansluiten bij de bedrijfseigen processen. Overheden moeten dus afstemmen met elkaar. Als we allemaal dezelfde taal gaan spreken, levert dat enorm veel gemak op.

Het antwoord op dit dilemma is Standaardisering.

Standard business reporting wordt door bedrijven vaak gebruikt om financiële gegevens aan investeerders te presenteren. Zo kun je bijvoorbeeld Philips en Shell vergelijken en valideren.

Wij gebruiken het nu om de regeldruk aan te pakken. Het is een fundamenteel onderdeel aan het worden in de relatie tussen overheid en ondernemingen.

We zijn gaan werken aan een woordenboek voor de fiscale verantwoording in de jaarrekening, en voor de statistiekverplichtingen. Een taxonomie, die XBRL heet. We kunnen uitvraag en input aan elkaar gaan koppelen. En dat blijkt perfect te werken.

In 2004 zijn we met dit XBRL-project gestart. Vanuit de gedachte van bestrijding van regeldruk. Het project breidt nu uit tot andere sectoren waar fiscale verantwoording een rol speelt. Ook ik ben daarom heel enthousiast over XBRL. Met één druk op de knop lever je gegevens aan bij Kamer van Koophandel, CBS of Belastingdienst.

De Belastingdienst is natuurlijk een heel grote gegevensuitvrager. De Belastingdienst kan inmiddels een aantal aangiftestromen in XBRL ontvangen. Op 1 januari 2007 waren we klaar om IB-winst en Vennootschapsbelasting over 2006 in XBRL te ontvangen. We liepen toen vooruit op de markt.

Langzaam zie je nu dat het project kritische massa gaat krijgen. Sinds 1 april kan de aangifte omzetbelasting in XBRL. En sinds 1 juli de loonketen: de loonaangifte, weekberichten en eerste-dagsmeldingen kunnen dan in XBRL.

XBRL is zo ook een prachtvoorbeeld van hoe overheid en bedrijfsleven samen kunnen optrekken.

[Slot]

IT en ondernemen, voor mij zijn het twee onlosmakelijk verbonden dingen.

Ik hoop dat ik heb duidelijk gemaakt hoe je als onderneming kansen kunt grijpen door een goed gebruik van IT.

Aan de ene kant voor een betere en efficiëntere werking van je eigen bedrijfsprocessen, aan de andere kant voor meer gemak in je relatie met de Belastingdienst.

ICT is bedoeld om dingen simpel te maken. Daardoor wordt het leven makkelijker, en krijgen we ruimte voor nieuwe dingen. Ruimte om te groeien. Ruimte om te ondernemen.

Dat geldt voor iedereen - scholieren, studenten, ondernemers, politici en staatssecretarissen - en ook voor u.