Congres ter gelegenheid van '90 jaar Archiefwet'
Toespraak van DGCM Van Kranendonk.
Dames en heren,
Allereerst wil ik een woord van dank uitspreken aan de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland en de gastheer, de gemeente Den Haag, dat u mij hebt uitgenodigd om hier samen met mijn collega van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te komen spreken rondom het thema 90 jaar Archiefwet. Graag wil ik bijdragen aan het doel van dit bijzondere congres om een visie en ideeën te ontwikkelen over de toekomst van het vakgebied.Een vakgebied dat voor velerlei uitdagingen staat in een tijd dat de informatievoorziening een hoge, digitale vlucht heeft genomen die nieuwe eisen stelt aan een overheid, waarop de burger staat kan maken.
Tegelijkertijd wil ik van mijn kant u oproepen om ook na vandaag ons te voorzien van uw ideeën en concrete bijdragen. Van oudsher immers heeft de Vereniging van Archivarissen in Nederland, de VAN, in 1891 opgericht en sinds 1991 zelfs getiteld als de Koninklijke VAN, een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van de archivistiek en de positie en professionalisering van de beroepsgroep.
Wat betreft de positie van de archivaris, bent u daar heel aardig in geslaagd. Was in het begin van de 20e eeuw het bestaan als archivaris vooral een erebaantje dat geen bezoldiging behoefde en was men aangewezen op eigen vermogen en vooral bijbanen, inmiddels is de archivaris een keurig gesalarieerd beroep. Toch had die oude situatie ook wel iets. Zo had de gemeentearchivaris van Eindhoven in de jaren ’40 drie banen: archivaris voor een halve dag in de week, anderhalve dag museumdirecteur en daarnaast leraar geschiedenis en kunstgeschiedenis aan een middelbare school. Je ziet hier, zij het noodgedwongen, verschillende disciplines nog hand in hand, iets wat met de ontwikkeling van bijvoorbeeld de Regionaal Historische Centra weer actueel is geworden.
U weet allen dat Nederland drie archiefwetten heeft gehad, die herkenbaar zijn aan de jaren waarin zij in werking traden: 1918, 1962, 1995. Alle drie hebben zij een bijzondere geboorte beleefd.
Bij de totstandkoming van de Archiefwet 1918 heeft uw vereniging een belangrijke rol gespeeld. De wet was zelfs een van de doelstellingen van uw vereniging. In 1908 kwam een ontwerp van wet ter tafel, voortgekomen uit de gelederen van de vereniging. De algemene rijksarchivaris Van Riemsdijk stelde daar een ander ontwerp tegenover, dat veel centralistischer was. Het kreeg niet alleen de afkeuring van het archiefwezen, maar ook van de rijksarchivarissen in de provincie en zelfs van het departement. Van Riemsdijk stond alleen en trad af. Zodoende duurde het nog tot 1918 dat zijn opvolger Fruin de vaststelling van de wet mocht genieten. Belangrijkste beginsel was de wettelijke vastlegging van de openbaarheid.
In de jaren twintig en dertig maakte het archiefwezen sobere tijden door. De nog maar jonge archiefschool werd alweer opgeheven, er werd sterk bezuinigd op personeel, zo zelfs dat in vijf rijksarchieven de leiding werd waargenomen door een plaatsvervanger en de waarnemend rijksarchivaris in Groningen ook nog waarnemer in Drenthe was.
Na de oorlog traden geheel nieuwe ontwikkelingen op. Het groeiende takenpakket van de overheid zorgde voor een sterk toenemende hoeveelheid archieven. Vooral de rijksarchieven kregen daarmee te maken. Daar kwam ook de behoefte om de massa papier hanteerbaar te maken. Een nieuwe archiefwet moest er de legale basis voor worden. Maar ook deze wet had een lange aanloop. Na de nodige voorbereidingen werd een ontwerp-Archiefwet 1959 aangenomen door de Tweede Kamer en in 1962 kwam de Archiefwet er, maar nog duurde het zes jaar, tot 1968, alvorens hij met het vaststellen van het Archiefbesluit in werking trad.
De dreigende archiefmassa’s werden in de wet bestreden met de regeling van de vernietiging van archieven en met de instelling van een inspectie. Deze laatste moest administratie en archiefwezen nader tot elkaar brengen en liefst leiden tot een gemeenschappelijke aanpak.
Duurde het leven van de Archiefwet 1918 44 jaar, de Archiefwet 1962 werd niet ouder dan 33 jaar. De ontwikkelingen in de samenleving en vooral in de overheidsadministratie vroegen om nieuwe wettelijke regelingen. Een van de redenen was het feit dat het terrein dat de Archiefwet vroeger alleen bestreek, nu ook door andere wetten werd betreden: de Wet Openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens bevatten bepalingen over archieven. Maar de kern bleef gelukkig de openbaarheid, ook in de huidige wet, die van 1995.
Dames en heren, ik zie twee thema’s die de komende jaren onze gezamenlijke agenda’s zullen bepalen: 1 de zojuist al gememoreerde openbaarheid en het belang dat alle burgers van ons land daarbij hebben en 2 de digitalisering van de overheidsinformatie. Deze thema’s zullen bepalend zijn voor de problematiek rond selectie, overbrenging, informatie op orde en herziening van de archiefwet en zijn juist ook de raakvlakken tussen overheid en de burger.
Het democratisch functioneren van de samenleving is onder meer af te meten aan de openbaarheid van haar archieven. Openbaarheid van overheidshandelen is een belangrijke voorwaarde voor een rechtsstaat. Hierin staat de overheid open voor kritiek en controle door burgers. Het principe dateert al uit de Franse tijd, want het idee om archiefbestanddelen te verzamelen op een centrale plaats én deze openbaar toegankelijk te maken paste bij de idealen van 'vrijheid, gelijkheid en broederschap'. Dankzij Thorbecke: “Openbaarheid dat is de groote, algemeene school van politische opvoeding” is het een heilig beginsel geworden. Ook in de discussies over nieuwe wetgeving op de openbaarheid van overheidsinformatie staat de openbaarheid centraal. Door de mogelijkheden van digitale informatieproducten en met name het gebruik van internet verandert de visie op de toegankelijkheid van overheidsinformatie – in wezen een vorm van ‘passieve’ openbaarheid steeds meer in een beleid dat is gericht op ‘actieve openbaarmaking’.
Het openbaarheidregime van de Archiefwet is ruimer dan dat van de WOB, omdat er minder beperkingen gesteld kunnen worden. Anders dan de WOB verplicht de Archiefwet echter niet tot het actief openbaar maken van overheidsinformatie. Het is niet onmogelijk dat beide wetten meer naar elkaar toegroeien.
Tegelijk vraagt ook het contragewicht van de openbaarheid een zorgvuldigere en intensievere aandacht: een ieders recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, een van onze grondrechten. Eerbiediging van deze persoonlijke levenssfeer is nu al te vinden in de Archiefwet 1995 maar de belangrijkste garanties geeft natuurlijk de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
U weet dat er al gesproken is of er niet een algehele Informatiewet dient te komen waarin alle wetgeving op dat terrein wordt vastgelegd. Ik moet u bij voorbaat zeggen zelf meer voorstander te zijn van vooruitgang in kleinere stappen dan van een ‘grand design’ en het is ook nog de vraag in hoeverre de burger daar direct beter van wordt. Een algehele harmonisatie in één is een complexe en tijdrovende onderneming, die bovendien het risico in zich bergt te weinig recht te kunnen doen aan voortschrijdend inzicht.
Mij is overigens wel eens gevraagd hoe het toch kan komen dat de ambtelijke portefeuillehouder Cultuur en Media zich drukt maakt over openbaarheid van bestuur en burgerschap. Welnu dames en heren, dat heeft niet alleen te maken met mijn persoonlijke belangstelling voor dit onderwerp, maar ook met de wezenlijke opdracht die ik zie voor de cultuur- en mediasector: het faciliteren van alle inwoners van ons land om zich als maatschappelijk actieve, goed geïnformeerde burgers te bewegen. Je zou het een invulling van ‘cultureel burgerschap’ kunnen noemen, in de betekenis die de Raad voor Cultuur daaraan in zijn recente adviezen verbindt.
Het tweede thema dat de agenda’s zal bepalen is de digitalisering van de overheidsinformatie. De razendsnelle ontwikkelingen in alleen al het eerste decennium van de 21e eeuw laten zien dat de archivaris zich snel moet heroriënteren. Het rapport van de commissie-Jeurgens, getiteld 'Gewaardeerd verleden', wijst ons gelukkig enigszins de weg. Het wijst ons op het dubbele belang van archieven. Het primaire belang van archieven was en is gelegen in de rol die de bescheiden spelen voor de archiefvormer. Vanuit archivistisch standpunt is de waarde van archieven als bestanddeel van het cultureel erfgoed altijd secundair geweest. Archieven werden namelijk niet als cultureel erfgoed gecreëerd. Toch hebben archiefdiensten hun bestaan als collectiebeherende instituten voor het grootste deel te danken aan de secundaire waarde, namelijk het belang van archieven voor anderen dan de archiefvormer.
In het verleden was de spanning tussen beide waarden nog niet zo groot, omdat de momenten tussen creatie en waardering ver uiteen lagen. De digitale revolutie brengt hierin evenwel fundamentele verandering. Waardering en selectie van digitale archieven kan niet worden uitgesteld tot het moment waarop duidelijk wordt of ze ook een secundaire, cultuurhistorische waarde hebben. In een digitale omgeving dient de waardering bij voorkeur toegekend te worden voor of bij de creatie van archieven en moet de selectie plaatsvinden bij of net na de creatie van archieven. Tussen het gebruik van archieven in de administratie en de waardering van het cultureel belang ligt dus maar weinig tijd, zodat primaire en secundaire waarde van archieven dicht bij elkaar komen te liggen.
De revolutie die de invoering van de verkorte overbrengingstermijn in de jaren negentig veroorzaakte (ik noem alleen maar het woord PIVOT en u weet wat ik bedoel), die zal een revival krijgen in de komende jaren. Naar het zich laat aanzien zal het verzet tegen de consequenties echter veel geringer zijn dan toen. Om de nog steeds bestaande berg overheidspapier uit de afgelopen decennia aan te pakken wordt overgegaan op een methodiek van selectieve actualiteit. De richting volgend die de commissie-Jeurgens heeft gewezen betekent die methodiek een actieve keuze van te selecteren en dus te behouden archiefmateriaal. Daarmee wordt de aandacht verlegd van de massa naar het wezenlijke.
Deze omslag wordt mede ingegeven door de ontwikkelingen in de digitale informatievoorziening. Ook hier zal snel, veel vroeger dan voorheen, een keuze gemaakt moeten worden in te bewaren of te verwijderen archieven. Deze beleidswijzigingen moeten ertoe leiden dat de wettelijke archiefselectie (eindelijk) eenvoudiger, relevanter en actueler wordt. Het moment dat de achterstanden in archiefbewerking zijn weggewerkt moet aanmerkelijk dichterbij komen.
De rijksoverheid heeft echter niet stil gezeten. De toenmalige Rijksarchiefinspectie, nu de Erfgoedinspectie/sector Archieven, heeft op treffende wijze duidelijk gemaakt dat de overheid dement aan het worden was. Vooral de onomkeerbaarheid daarvan in het digitale tijdperk maakte diepe indruk. Overheidsorganisaties staken hun geld en energie wel in digitaliseringsprojecten, maar de vraag was of daarmee blijvende toegankelijkheid voldoende geborgd was.
De kern van de nota ‘Informatie op Orde’ die in 2006 naar de Tweede Kamer werd gestuurd was, dat zowel de papieren als digitale archieven op orde moesten komen. Maar vooral ook dat de werkwijze en benadering aan grondige herziening toe was. Een cultuuromslag bij de organisaties is dringend nodig. Van groot belang is dat het management meer gaat sturen op de kwaliteit van de informatiehuishouding. Daarnaast moeten overheidsorganisaties de informatie in hun eigen controlcyclus onder te brengen en deze te onderwerpen aan eigen auditing.
Het programma ‘Informatie op Orde’ wil informatiebeheer hoger op de agenda krijgen van de overheidsorganisaties. Strikt genomen is dit beperkt tot de rijksoverheid, maar de problematiek raakt de gehele overheid. OCW en BZK zijn verantwoordelijk voor de verschillende actielijnen van het programma.
Veel energie is de afgelopen tijd gestoken in de totstandkoming van de ‘baseline’ als instrument van goed informatiebeheer, waarin ook archiefwettelijke eisen opgenomen zijn. Ik verwacht dat deze nog dit jaar uitgebracht kan worden. Er is nog meer te oogsten: nu overheidsorganen voortvarend aan de slag gaan met digitalisering, is onlangs een beleidsregel voor digitale vervanging opgesteld.
In lijn met de aanbevelingen van de commissie-Jeurgens zullen particuliere archieven steeds vaker in de depots opgenomen worden. Een weergave van de samenleving in vroeger tijden is niet altijd meer te reconstrueren uit enkel overheidsarchieven, maar ook niet-overheidsarchieven zullen daarbij van belang zijn. Dat hangt samen met verschuiving die zich in de afgelopen decennia heeft voorgedaan in rolverdeling tussen overheid (minder uitvoerder en meer facilitator) en samenleving (steeds meer publieke dienstverlening is opgedragen zelfstandige maatschappelijke organisatie die geen overheidsorgaan in de zin van de huidige archiefwet zijn).
Het programma Informatie op Orde stimuleert ons tot tal van activiteiten. Er is onder regie van OCW een projectgroep Archiefselectie op Orde ingesteld die onderzoek doet naar een methodiek die voor alle betrokkenen werkbaar is. Ook vinden onder de vlag van deze projectgroep pilots plaats, uitgevoerd door Nationaal Archief, de departementen en het Project Wegwerken Archief Achterstanden.
Ik begon mijn verhaal met de opmerking dat de nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening ook nieuwe eisen stelt aan een overheid, waarop de burger staat kan maken. Alle inwoners van ons land mogen van de overheid verwachten wat de overheid van hem verwacht. Daarin passen geen ICT-perikelen bij de overheid die tot een vertrouwensbreuk bij burgers kan leiden. Over samenwerking tussen ICT- en archiveringspecialisten kunnen we morgen een heel nieuw congres organiseren. De grootschalige digitaliseringen en de daarmee gepaard gaande enorme hoeveelheid achteraf niet meer goed te duiden informatie eist van ons om reeds in het kiemstadium van informatievorming te selecteren wat we willen behouden en na te denken over de vraag hoe we daarover alle Nederlanders willen informeren. Dat zal ons dwingen om de belangen van de informatiehuishouding en die van het erfgoed, de cultuurhistorie te bundelen. Ik vraag u dan ook uitdrukkelijk om mee te denken hoe deze bundeling het best kan worden gerealiseerd.
Een enorme uitdaging, waarbij niet alleen het archiefwezen, maar alle burgers van Nederland een groot belang hebben.
Een uitdaging van de eerste orde, een feestelijke dag als vandaag waardig!