Interdepartementale Beleidsvisitaties

Brochure | 01-03-2007

De noodzaak van integraal beleid en interdepartementale samenwerking wordt, door toenemende complexiteit van maatschappelijke vraagstukken, groter. In het kwaliteitsbeleid is daarom - naast aandacht voor uitvoering van beleid, bedrijfsvoering en verantwoording, meer aandacht nodig voor het proces van beleidsontwikkeling.

Interdepartementale beleidsvisitatie richt zich op de verbetering van deze beleidsprocessen. Interdepartementale beleidsvisitatie heeft een ontwikkelingsgericht karakter. Het gaat om het leren door feedback en dialoog waardoor verbetering in de toekomst mogelijk wordt. Een beleidsvisitatie is niet bedoeld voor het afleggen van verantwoording of voor het uitdelen van rapportcijfers.

De beleidsvisitatie vindt plaats in een relatief besloten interactie tussen gevisiteerden en visitatiecommisie op basis van wederzijds respect en vertrouwen. Er wordt op een zorgvuldige wijze een intersubjectief oordeel gevormd over een concreet beleidsproces. Hierbij voert het betreffende ministerie zelf de regie. De gevisiteerden hebben een actief aandeel in het visitatietraject door het opstellen van een zelfevaluatie. De direct betrokkenen van een beleidseenheid en hun externe beleidspartners leveren hierin een belangrijke bijdrage.

Doelstellingen

Interdepartementale visitatie heeft als hoofddoelstelling: het verbeteren van (inter-)departementale beleidsprocessen

Subdoelstellingen hierbij zijn:

• het vergroten van responsiviteit (doen we de goede dingen), betrouwbaarheid (doen we de dingen goed) en transparantie (verantwoording, controleerbaarheid);
• meer inzicht in succes- en faalfactoren van interdepartementale samenwerking en het stimuleren van leerprocessen in departementale organisaties;
• meer aandacht voor samenhang tussen verschillende functionele gebieden en voor externe factoren in het beleidsproces, niet alleen als uitkomst van de visitaties, maar ook door het proces van visiteren en gevisiteerd worden zelf;
• bevorderen dat interdepartementale beleidsprocessen goed gestuurd worden.

Werkwijze

In een beleidsvisitatie vindt beeldvorming en oordeelsvorming plaats over het interdepartementale beleidsproces aan de hand van een concreet beleidsdossier. Daarbij wordt gewerkt vanuit het eerstverantwoordelijke beleidsministerie en leveren de overige betrokken ministeries eveneens een actieve bijdrage in het zelfevaluatie- en visitatieproces. Een (inter-)departementale werkgroep vervaardigt eerst een zelfevaluatierapport; vervolgens toetst een per beleidsvisitatie ingestelde visitatiecommisie dit rapport en presenteert deze commissie haar bevindingen aan het gevisiteerde ministerie. Gesignaleerde verbeterpunten worden door het ministerie opgenomen in een verbeterplan. Informatie, visies en oordelen van externe betrokkenen bij het beleidsproces worden ingewonnen en verwerkt in het zelfevaluatierapport. In principe beschikt de visitatiecommissie op het moment van visitatie over alle relevante informatie en hoeft zij deze slechts te toetsen. De visitatiecommissie bezoekt het eerstverantwoordelijke ministerie en eventueel de relevante overige betrokken ministeries.

De visitatiecommissie bestaat uit een voorzitter, drie leden en een secretaris. Een DG is voorzitter en twee leden zijn ook afkomstig uit de algemene bestuursdienst (ABD), uit de niet-gevisiteerde ministeries. Daarnaast neemt aan elke visitatiecommissie een externe deskundige deel. De secretariële ondersteuning van de visitatiecommissie, die tevens een substantiële adviserende rol vervult, wordt uitbesteed aan een extern bureau. De visiteurs zijn onafhankelijk. Visitatie behoort weliswaar een intensief, maar ook een compact gebeuren te zijn. Daarom wordt gestreefd naar een beperkte doorlooptijd van circa negen maanden per visitatietraject, inclusief voorbereiding, zelfevaluatie, toetsing en rapportage. Binnen zes weken na presentatie van de bevindingen door de visitatiecommissie maakt het gevisiteerde ministerie een verbeterplan.

De ministeries voeren zelf de regie over het gehele visitatietraject, leveren het visitatierapport, faciliteren de activiteiten van de visitatiecommissie en stellen naar aanleiding van de zelfevaluatie en visitatie een verbeterplan op. Zij zijn de eigenaar van hun visitatietraject; de visitatiecommissie rapporteert dan ook in eerste instantie aan hen. Het SG-beraad bewaakt de voortgang van de visitaties op hoofdlijnen en zorgt voor een goede afstemming met andere kwaliteitsinstrumenten. Het ministerie van BZK coördineert de toepassing van beleidsvisitaties en ondersteunt de visitatietrajecten. Tevens stelt BZK deskundigen en secretarissen ter beschikking en draagt zij, in overleg met de gevisiteerde ministeries, de ambtelijke voorzitters en leden van de visitatiecommissies voor.

Het toetsingskader

Het interdepartementale beleidsproces wordt beschreven op basis van deelprocessen die zijn ontleend aan algemeen toegepaste beleidskundige modellen. Op deze wijze kunnen zowel inhouds- als procesaspecten zichtbaar worden gemaakt. De onderscheiden deelprocessen zijn:

• signaleren en agenderen;
• diagnosticeren van het probleem en de context;
• ontwerpen van oplossingsrichtingen, doelen en instrumenten;
• bepalen van beleid door bewindspersonen;
• vormgeven aan uitvoering;
• gebruik van feedback over uitvoering, beleidsprestaties en effecten;
• interacteren met probleemhebbers, beïnvloeders en andere externe belanghebbenden;
• besturen en beheersen van het beleidsproces.
  

Deze deelprocessen worden verder ingevuld, zodat zij als raamwerk dienen voor de zelfevaluatie en de visitatie. Daartoe zijn in een checklist toetsvragen en kwaliteitsdimensies geformuleerd die deels beschrijvend van aard zijn en die deels oordeelsvorming stimuleren. Het is de bedoeling dat de gevisiteerden de deelprocessen beschrijven en een analyse maken van enkele relevante kwaliteitsdimensies. Daarover geeft men in eerste instantie zèlf een oordeel. De visitatiecommissie toetst deze zelfevaluatie. Het toetsingskader kan met de nodige flexibiliteit worden ingevuld; vooraf worden hierover afspraken gemaakt tussen de gevisiteerden en de
visitatiecommissie.

Meer informatie

Het adviesrapport van de Interdepartementale Projectgroep Beleidsvisitaties (IPB): Doorkijk in beleid,
interdepartementale beleidsvisitaties in de rijksdienst, Ministerie van BZK, mei 2001.
Het door de ministerraad op 5 oktober 2001 geaccordeerde standpunt over het IPB adviesrapport: Invoering interdepartementale beleidsvisitaties dd 24 september 2001 (GSIB/OKR2001/U87131).