Pleidooi voor verbetering digitale archivering in ketenorganisaties
De digitale archivering binnen een aantal overheidsinstellingen lijkt niet op orde te zijn. Digitale archivering staat niet hoog op de agenda van veel overheidsorganisaties. Vooral bij ketens waar publieke en private partijen samenwerken krijgt digitale archivering te weinig aandacht. Deze
bevindingen komen naar voren uit een onderzoek dat PBLQ heeft uitgevoerd in opdracht van het programma Archief 2020.
Archief 2020 is een innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie.
Uit het onderzoek komt naar voren dat organisaties individueel wel bezig zijn met digitaal werken, maar de archiefvoorziening staat niet hoog op de prioriteitenlijst. Afspraken binnen ketens worden nauwelijks voorgeschreven en gemaakt. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het
informatieaspect zijn binnen ketens niet uitgewerkt. Aan het doel van het programma Digitaal 2017 (betrouwbaar, veilig en betaalbaar zaken afhandelen met burgers en bedrijven) en ketendenken zijn overheidsinstellingen (nog) niet toe.
PBLQ heeft een aantal aanbevelingen gedaan om de digitale archivering bij overheidsinstellingen te verbeteren. Een aantal aanbevelingen zijn gericht op het beter laten aansluiten van opleidingen van zowel archivarissen, communicatiemanagement en het algemeen management op digitaal archiveren.
Verder kan er winst worden gehaald bij het digitaal archiveren door de ontwikkeling van de juiste standaarden en het voeren van leveranciersmanagement op uniformering en archiefstandaarden in software en cloud.
Een belangrijk punt is verder het verbeteren van bewustwording van bestuurders en beslissers, dat digitaal archiveren belangrijk is. Overheden moeten verder aanhaken bij vernieuwing van informatiewetgeving. Digitaal archiveren moet al bij het ontstaan van ketensamenwerking mee worden genomen
in de procesinrichting van keten. Archiefaspecten moeten worden ingebed in contractafspraken en dienstverleningsovereenkomsten voor de schakel en tussen de schakels in de keten. Een praktische aanbeveling is dat de facilitering van workshops ketenrollenspel (wat zijn de verbeterpunten op
archiveringsgebied, wat lost het op, eigenaarschap, afspraken, verander/ontwikkeltraject). Deze workshops kunnen helpen om de digitaal archiveren te verbeteren.
Lees hier het hele rapport.