Gaan lean management, zelfsturende teams samen met certificatie?
Lean management richt zich op het verbeteren van processen door het tegen gaan van verspilling (lean = slank). Zelfsturende of zelforganiserende teams zijn in hoge mate zelf verantwoordelijk voor hun doelen, werkwijze en interne taakverdeling. Lean management en zelfsturing worden soms samen
toegepast, en ook wel eens door elkaar gehaald. Beide organisatiebesturingsmodellen zijn onderdeel van het aanbod van 'In voor zorg', het door de overheid opgezette programma voor kwaliteitsverbetering in de langdurige zorg. Lean management en zelfsturende teams zijn goed te combineren met een
ISO 9001- of HKZ-certificaat, mits een aantal valkuilen wordt vermeden.
Voor een organisatie die werkt met zelfsturende teams of lean management is het niet moeilijker een ISO 9001- of HKZ-certificaat te verwerven dan voor een traditioneel bestuurde organisatie. Als een reeds gecertificeerde organisatie overgaat op een nieuw besturingsmodel krijgt het
kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) vaak te weinig aandacht, waardoor het los raakt van de nieuwe werkelijkheid, en het certificaat in gevaar komt. Enkele veel voorkomende tekortkomingen zijn:
- de organisatiedoelen zijn veranderd, maar er wordt niet gemeten in hoeverre ze worden gerealiseerd
- voor nieuwe risico's zijn geen preventieve maatregelen genomen (bijv. slecht werkende zelfsturende teams, of het wegvallen van informele controlemechanismen)
- interne audits worden nog uitgevoerd op de oude organisatie, waardoor de verbetercyclus stagneert
- de sturingsinformatie (procesindicatoren, incidentenrapportages) wordt niet meer gegenereerd, of komt niet terecht bij de juiste personen of teams
Deze voorbeelden maken duidelijk dat het transitieplan voor een nieuw besturingsmodel ook moet ingaan op de overgang naar een nieuw KMS. Dat is niet alleen nodig om het certificaat te behouden, maar met name om de kwaliteit te borgen. Leg het transitieplan daarom tijdig ter beoordeling voor
aan uw certificeerder, dat werkt zelden vertragend en voorkomt problemen bij de implementatie.
In de voorbereidingsfase kan het Keurmerkinstituut een 'lean audit' uitvoeren, gericht op het identificeren van belemmerende factoren die een succesvolle transitie in de weg kunnen staan. Informeer naar de mogelijkheden op 079 363 7000 of zorgwelzijn@keurmerk.nl. Lean management en zelfsturing
komen ook aan bod in de workshop Kwaliteitsmanagement op een hoger plan.