Intern onderzoek gemeente Oldebroek: maatregelen en verbeteringen po..
26-08-2015: In augustus heeft gemeente Oldebroek een intern onderzoek ingesteld dat duidelijkheid moet geven over de gang van zaken rond twee documenten bestemd voor de Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV (bedrijventerrein H2O).
Deze documenten zijn bij de balie van het gemeentehuis afgegeven en opgenomen in de digitale postverwerking. In een verantwoordingsdocument aan de raad schrijft het college dat binnen dit proces nalatigheid is geconstateerd. Het betreft onduidelijke werkafspraken rond een digitaal postvak en
het niet accuraat oppakken van een late signalering.
In het verantwoordingsdocument schrijft het college van burgemeester en wethouders: "Alles overziend betreuren we de gang van zaken, bieden wij de raad en onze partners Hattem en Heerde en de Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV onze excuses aan en doen we alles wat in ons vermogen ligt
om een fout als deze in de toekomst te voorkomen."
Gang van zaken rond twee documenten
Het eerste document dat bij de gemeente binnenkwam, was een dagvaarding door de kantonrechter en in het tweede document stond het vonnis bij verstek beschreven. Beide documenten zijn bij de balie van het gemeentehuis afgeleverd en vervolgens niet op de juiste manier afgehandeld. Hierdoor is de
Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV niet bij de betreffende rechtszitting aanwezig geweest en is de eiser (de oud-directeur van de ontwikkelingsmaatschappij) grotendeels in het gelijk gesteld. De Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV is ondertussen tegen deze uitspraak in verzet
gegaan.
Intern onderzoek
Het ingestelde onderzoek geeft duidelijkheid over de gang van zaken rond de afhandeling van genoemde documenten. Het onderzoek is uitgevoerd door de algemeen directeur van gemeente Oldebroek met ondersteuning door de eigen afdeling Personeelszaken en bureau Capra.
Het onderzoek bestond uit interviews met alle betrokkenen, het bestuderen van relevante stukken en werkprocessen, en het doornemen van werkafspraken. In een verantwoordingsdocument aan de raad doet het college verslag van de bevindingen. Verder wordt een aantal maatregelen ter voorkoming van
soortgelijke situaties in de toekomst beschreven.
Tenslotte is beoordeeld of er al dan niet verwijtbare fouten zijn gemaakt. Conclusie is dat de documenten zijn blijven liggen door onduidelijke werkafspraken tussen collega's die samen gebruik maken van een digitaal postvak. Daarnaast is een late signalering niet accuraat genoeg opgepakt. Het
college heeft geconstateerd dat daarmee sprake is van nalatigheid. Hierover is uitgebreid gesproken met betrokken medewerkers en de gemeente neemt personele maatregelen.
Verbeterpunten
Organisatorische verbeterpunten zijn onder meer een scherpere screening van en betere attendering op juridische poststukken bij binnenkomst, duidelijke onderlinge werkafspraken bij het gebruik van een gezamenlijke digitale postbus en het maken van betere afspraken met de
Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV over postadressering van H2O BV.
Excuses aan partners
Het verantwoordingsdocument waarin de conclusies en de maatregelen zijn beschreven, heeft het college aan de gemeenteraad van Oldebroek aangeboden en de gemeenteraad gaat dit nog bespreken. Ook de gemeenten Hattem en Heerde als partners in het H2O-bedrijventerrein en de
Ontwikkelingsmaatschappij Hattemerbroek BV heeft het college met een brief op de hoogte gesteld en zijn excuses aangeboden.