Serious Ambtenaar geeft antwoord op belangrijke vragen

21 mei 2015

De provincie Zuid-Holland is enthousiast over hun deelname aan Serious Ambtenaar in 2014. "Het is een concreet en goed begeleid concept dat soms leidt tot verassende uitkomsten. Als het aan mij ligt doen we dit jaar weer mee. Het is een unieke manier om antwoord te krijgen op belangrijke vragen buiten je eigen kring", aldus Jan Harm Brouwer, teamleider bij de Directie Ruimte en Mobiliteit van de provincie Zuid-Holland.

Deelname aan Serious Ambtenaar (SA) betekent dat een goed doel wordt gesteund en dat een opdrachtgever een creatief en professioneel antwoord krijgt op een vraagstuk. Voor dit advies betaalt de opdrachtgever 5.000 euro en natuurlijk de uren die de professionals van de opdrachtgever hier in steken. Gedurende twee dagen buigen een aantal professionals uit verschillende hoeken van de samenleving zich over dit vraagstuk en geven advies. Dit jaar staat het Glazen Huis in Heerlen en het goede doel moet nog bekend worden gemaakt.

Buiten je eigen kring

Jan Harm Brouwer van de provincie Zuid-Holland is enthousiast over het concept. "We deden afgelopen jaar voor de tweede keer mee met Serious Ambtenaar. Het initiatief hiertoe kwam van Explorelab, onze versnellingskamer voor allerlei vraagstukken. Ze vroegen aan het Directieteam of we mee konden doen en er werden al snel twee vragen geformuleerd die werden ingebracht bij Serious Ambtenaar. Het is een ludieke en unieke vorm om advies te vragen buiten je eigen kring. Je koopt een advies per vraag en je betaalt hiervoor 5000 euro. Via een intakegesprek wordt de vraag uitgewerkt en op de website van SA geplaatst. Individuen kunnen hierop intekenen. Zij geven zich dan op bij de organisatie van SA die een selectie maakt. Uiteindelijk werden 20 personen geselecteerd door de organisatie."

foto.serious.ambtenaar

Vergroot je netwerk

Brouwer was zeer te spreken over de begeleiding vanuit de organisatie. "Vanuit SA wordt het proces zorgvuldig begeleid. Let wel: in twee dagen tijd moet er een product worden geleverd als antwoord op een vraag." Volgens Brouwer levert het meedoen aan Serious Ambtenaar veel op. "Je profileert je hiermee positief als organisatie door mee te werken aan het goede doel en vergroot je netwerk met collega's van diverse organisaties die met je meedenken. En je krijgt ook nog antwoord op je probleem of vraagstuk in de vorm van een advies. We hebben ons met een groep van 20 personen gebogen over de definitie van duurzaamheid en hoe die bij de diverse beleidsafdelingen binnen provincies wordt gehanteerd. Hoe kunnen we leren van andere provincies?"

Benchmark

Brouwer meent dat je met het beantwoorden van deze vraag wel een nadrukkelijk signaal afgeeft richting ambtenaren. "Het is verrijkend om te horen hoe andere organisaties worstelen met het begrip duurzaamheid. Het traject dat we hebben doorlopen kan bijna worden beschouwd als een soort benchmark. De personen die met ons meedachten kwamen uit verschillende hoeken van de samenleving. Bijzonder was dat dit al heel snel een hechte groep werd. We maakten vooraf al kennis via internet en met behulp van goed procesbegeleiding vanuit SA was het mogelijk om ook in korte tijd echt stappen te zetten. Zo krijg je antwoord op je vraag en bouwt tegelijkertijd aan een nieuw netwerk."

Goede begeleiding

Deelname aan SA betekent dat je twee dagen advies koopt. Brouwer waarschuwt dat er veel meer tijd in gaat zitten. "Wat je er in stopt krijg je er ook uit. Ik heb aan dit traject wel een werkweek besteed en ook de deelnemers die waren geselecteerd hebben hier ook meer tijd in gestoken. Er is ook nog voor- en nazorg. Het traject staat of valt met goede begeleiding. Het resultaat is een advies dat iets toevoegt na een gedegen analyse. Ons vraagstuk was weliswaar belangrijk maar niet urgent. Dat soort vragen blijven vaak liggen en zijn juist geschikt voor dit bijzonder traject." Het advies werd gepresenteerd in de vorm van een power point presentatie waarin vragen zijn beantwoord en een reflectie is gegeven op de vraag. Hiernaast een excel met de vragen per onderzochte organisatie en een document met een uitgebreide reflectie op de vraag."

Gratis publiciteit

Om te zorgen dat het traject ook een vervolg krijgt heeft Brouwer een memo om het advies heen geschreven en dit gepresenteerd in het Directieteam. "Hoewel het voor mij de eerste keer is dat ik deelnam (voor de provincie de tweede keer) zou ik het zo weer doen. Leerproces is dat ik de vragen aan de voorkant nog scherper zou formuleren. Je moet hier echt wel energie insteken. Vergelijk het met een stagiair. Hoe meer tijd je hier aan de voorkant instopt, hoe meer het voor alle partijen oplevert. Een leuke bijkomstigheid is de enorme aandacht voor het project in de social media. Ook de deelnemers twitteren er op los. Veel gratis publiciteit dus." Via social media vragen ook veel deelnemers aan Serious Ambtenaar zich af of de overheid dit niet structureel moet doen. "Iedereen die mee deed was enthousiast en je krijgt te maken met verrassende nieuwe inzichten vanuit verschillende hoeken. Je moet wel zorgen voor goede begeleiding en zorgen dat de omgeving er klaar voor is. Creativiteit stroomt pas als de dit goed geregeld is. Wij willen weer mee doen en ik raad iedere provincie aan dit ook te doen."