2015-04-14

PERSBERICHT

Alfa Accountants en Adviseurs garandeert digitale legitimiteit van jaarrekeningen met IntraOffice

Schiphol-Rijk, 14 april 2015 - Alfa Accountants en Adviseurs zet IntraOffice in van IntraData (onderdeel van Solipsis Document Management) voor de invoering van het digitaal, rechtsgeldig ondertekenen van jaarrekeningen. De digitale handtekening versnelt het papierintensieve proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen; de minimale doorlooptijd van een week kan worden teruggebracht naar een paar uur. Daarnaast maakt het de dienstverlening goedkoper en verhoogt het de service richting de klant. Hier zit voor Alfa de businesscase!

Alfa is een full-service accountantskantoor met 28 vestigingen, 800 medewerkers en een jaaromzet van 70 miljoen euro. Alfa biedt ondernemers in het MKB en de agrarische sector een totaalpakket aan diensten binnen het speelveld van financiele dienstverlening. Dus zowel het voorbereiden en afhandelen van de jaarrekeningen als bijvoorbeeld het fiscaal, juridische advies en bedrijfskundige ondersteuning.

Natte handtekening

Het proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen brengt een flinke papierstroom met zich mee en is omslachtig en tijdrovend. Fou-Khan Tsang, voorzitter van de Raad van Bestuur van Alfa: "We controleren de financiele administratie en zorgen ervoor dat het aan de wettelijke voorschriften voldoet. Vervolgens worden alle documenten geprint en in een boekwerk gebundeld. Dan is het moment voor de natte handtekeningen van zowel de accountant als de klant en pas dan is het document rechtsgeldig. Dit betekent in de praktijk drie keer op en neer met de post en kost naast postzegels, papier en benzine ook nog eens veel tijd." Over het algemeen is een doorlooptijd van een week minimaal; dat is wanneer het nergens blijft liggen. "Een van de nadelige eigenschappen van papieren documenten is dat ze heel snel onderop een stapeltje verdwijnen", aldus Tsang. "Bij digitale processen is het eenvoudiger om er prioriteit aan te geven." Digitaal rechtsgeldig "Er heerst een redelijke mate van conservatisme in Nederland", vervolgt Tsang. "De natte handtekening is in onze maatschappij nog steeds een groot goed en vormt eigenlijk een obstakel in het hele digitaliseringsproces. Daarbij is accountancy niet de meest vooruitstrevende sector, maar Alfa neemt hierin graag het voortouw en heeft de handschoen opgepakt om samen met IntraData te bekijken hoe we het ondertekenproces anders kunnen inrichten, stroomlijnen en versnellen met de inzet van IntraOffice. Op ons kantoor in Aalsmeer wordt al 80% van de jaarrekeningen via e-mail verstuurd. Maar nu nog met een gescande handtekening. Dit gaat binnenkort veranderen. Dan zet de klant z'n handtekening via een link in de e-mail en vervolgens ondertekent ook de Alfa accountant digitaal via een link. Op dat moment is de jaarrekening digitaal rechtsgeldig en makkelijk te verzenden naar de stakeholders van de klant, zoals banken, de belastingdienst etc."

Landelijke dekking

Binnen de eigen organisatie vindt de digitaliseringsslag vruchtbare grond. Tsang: "De eerste stap is landelijke dekking. We hebben nu een test gedraaid met IntraOffice bij twee kantoren. Het is de bedoeling dat we dit voorjaar verder uitrollen naar alle vestigingen. We streven naar 100% papiervrij, maar ik zeg duidelijk streven omdat we wel reeel moeten blijven. Sommige klanten willen nog niet, of hebben meer tijd nodig. Een kwestie van `de tand des tijds' - uiteindelijk zullen ook zij de switch maken. Een volgende stap is het verder automatiseren en digitaliseren van ons backend proces. Ik zou het een mooie ambitie vinden dat als we 10 jaar vooruitkijken, we een aantal kantoren hebben zonder printers."

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: "Alfa heeft innovatie hoog in het vaandel staan. Nieuwe technieken die het werk van de accountant er eenvoudiger op kunnen maken worden niet geschuwd om aan te pakken en in de praktijk te beproeven. Met het in gebruik nemen van IntraOffice zet ook Alfa een concrete stap voorwaarts in het papiervrij werken. Papier is niet meer van deze tijd en de maatschappelijke acceptatie om over te stappen naar digitaal is ruimschoots aanwezig. Papier is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Door IntraOffice wordt 100% papiervrij communiceren met klanten heel eenvoudig. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend. IntraOffice voorziet in een moderne internet gebaseerde oplossing die eenvoudig samenwerkt met bestaande bedrijfsapplicaties."

Over Alfa

Financiele dienstverlening is een speelveld dat continu verandert. Daarom telt Alfa ruim 800 specialisten in accountancy en bedrijfsadvies op 28 vestigingen in het land. Het bedrijf werd opgericht in 1942 als boekhoudbureau van de Christelijke Boeren en Tuinders Bond. Na de oorlog veranderde de naam in accountantskantoor CBTB en groeide de organisatie meer in de richting van het MKB. Alfa bestaat over twee jaar 75 jaar maar die oorsprong kenschetst Alfa nog steeds. Het bedrijf hangt sterk aan normen en waarden, zorg voor elkaar en zorg voor de maatschappij. Getuige ook de recentelijke B Corp certificering op 1 december 2014, waarmee Alfa aangeeft behalve winst ook duurzame en sociale doelstellingen na te streven. Alfa biedt ondernemers in het MKB en de agrarische sector een totaalpakket aan diensten binnen het speelveld van financiele dienstverlening. Dus zowel het voorbereiden en afhandelen van de jaarrekeningen als bijvoorbeeld fiscaal juridisch advies en bedrijfskundige ondersteuning. Voor meer informatie: www.alfa.nl

Over IntraData BV

IntraData BV is onderdeel van de Solipsisgroep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. Het systeem kan zowel in licentievorm als in een SaaS- vorm worden ingezet. IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen. Bekijk ook het filmpje

IntraData is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Solipsis, Holland House en Solipsis Managed Services behoren. Voor meer informatie: zie www.intradata.nl, www.solipsis.nl, www.hollandhouse.com en www.solipsismanagedservices.nl.