Studio 100, een Belgische marktleider in familie-entertainment, vervangt zijn huidige DAM-systeem (Digital Asset Management) door een van ADAM Software. Een DAM heeft tot doel om alle marketingmateriaal op een centrale plaats te beheren. Met Studio 100 voegt de Belgische wereldspeler in DAM alweer een klinkende naam toe aan zijn lijstje met media- en entertainmentklanten. "ADAM Software biedt ons een systeem dat klaar is voor de toekomst", stelt Rachel Alexander, Corporate IT Director bij Studio 100.

Een DAM die gemakkelijk inzetbaar is in een enterpriseomgeving en op maat van verschillende taalgebruikers. Een systeem dat met verschillende types bestanden kan omgaan en waarin groepen met verschillende noden, verschillende gebruiksrechten hebben. Het zijn slechts enkele van de uitdagingen waarvoor Studio 100 bij ADAM Software antwoorden vond.

De vereisten

"Ons vorige systeem dateert van 2006, maar sindsdien is Studio 100 niet blijven stilstaan", legt Rachel Alexander uit. De laatste jaren groeide niet alleen het aantal assets exponentieel. Ook de bestandstypes die we aanbieden breidden uit. Zo zijn 3D-afbeeldingen vandaag geen uitzondering meer. Om dat allemaal snel en gemakkelijk te kunnen beheren, in verschillende talen, zagen we ons gedwongen om ofwel het oude DAM-systeem te upgraden, ofwel naar een ander systeem te migreren." Een marktstudie wees uit dat ADAM Software het beste aan de noden van Studio 100 voldeed. Rachel Alexander wijst daarbij vooral op de flexibiliteit en openheid van het systeem. "Verschillende dragers, verschillende bestanden, verschillende gebruikers. ADAM heeft er geen probleem mee. Bovendien vergemakkelijkt ADAM het werk van de gebruikers. Zo gaat het systeem bij een upload zelf op zoek naar duplicaten."

De mogelijkheden

Bij aanvang van het project ging Studio 100 op zoek naar een DAM-systeem dat minimum 500.000 digitale bestanden kon beheren, goed voor bijna 20 terra bytes aan disk ruimte. Hoewel dat aantal intussen overschreden is en blijft groeien, vormt dat voor ADAM geen obstakel. Het systeem kan met verschillende bestandtypes omgaan en kan van elke file een preview aanmaken. Ook de uploadlocatie van de bestanden - centraal, een ftp-server of een platform als Dropbox en Google Drive - vormt geen probleem. Downloadt een gebruiker bestanden, dan heeft die de keuze tussen verschillende bestandsgroottes. Studio 100 heeft dan weer de mogelijkheid om de assets slechts voor een bepaalde periode downloadbaar te maken. Tot slot kan ADAM ook communiceren met de oude DAM. Dat is nodig omdat aan elke file bepaalde omschrijvingen zijn toegekend, zogenaamde metadata. ADAM herkent niet alleen alle metadata, maar neemt die ook over en toetst die aan een Controlled Vocabulary. Op die manier heeft Studio 100 controle over welke omschrijvingen het systeem gebruikt. Moeten de oude metadata worden aangepast, dan komt de mass edit-functie goed van pas.

"Met de overgang naar een nieuw DAM, wilden we het systeem laten aansluiten bij wat onze onderneming vandaag nodig heeft. Tegelijk willen we dat het ook morgen nog up to date is. Met ADAM kozen we voor een DAM die bestand is tegen de toekomst", besluit de Corporate IT Director.