25 maart 2015

Maakt u zelf werkroosters voor uw vrijwilligers? Hoeveel tijd bent u kwijt aan het regelen van vervanging bij ziekte en vakantie? Hoe goed kennen uw vrijwilligers elkaar eigenlijk? Lennart Pilon was bij de netwerkbijeenkomst Vrijwilligerswerk in Zuid om te laten zien hoe je dankzij een eenvoudig en overzichtelijk digitaal roostersysteem tijd bespaart en een instrument hebt om vrijwilligers beter te binden. Te binden aan de organisatie en aan elkaar.

Werken met Het Rooster bespaart tijd, maar gaat niet helemaal vanzelf Vrijwilligers roosteren zich zelf in via dit online systeem. Het zelfroosteren bespaart de coordinator veel tijd- bij sommige organisaties tot wel 8 uur per week - maar het werken met het rooster gaat niet vanzelf. Er liggen twee basisafspraken aan ten grondslag. Ten eerste, van iedereen wordt verwacht dat hij/zij zich bv. voor de 15e van de maand heeft ingeroosterd. Ten tweede, vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Het Rooster biedt direct overzicht in het aantal diensten dat iedereen draait. Je weet dus precies of iemand de kantjes er vanaf loopt en zich te weinig in roostert.

Het overzicht van het aantal diensten dat iemand draait, kan ook makkelijk gebruikt worden om onkostenvergoedingen uit te rekenen.

Weet u van al uw vrijwilligers hun verjaardag? Wanneer ze een jaar in dienst zijn? Weet u van al uw vrijwilligers hun verjaardag? Wanneer ze een jaar in dienst zijn? Of wanneer zij honderd diensten hebben gedraaid? Het Rooster biedt hierin direct overzicht. Voor de coordinator een geheugensteun, maar vooral vele redenen om successen te vieren. Of om overzicht te houden in wie er nog ingewerkt moet worden, wie er in zijn proefperiode zit. Dat is niet alleen voor de coordinator, maar voor alle betrokken vrijwilligers inzichtelijk. Het Rooster kan een melding geven als iemand bv tien diensten heeft gedraaid. Een prima geheugensteuntje voor de coordinator om even te peilen hoe de nieuwe vrijwilliger zich voelt bij jouw club.

Hoe worden nieuwe vrijwilligers voorgesteld binnen uw organisatie?

Hoe worden nieuwe vrijwilligers voorgesteld binnen uw organisatie? Lang niet alle vrijwilligers komen elkaar op de werkvloer ook tegen. Het Rooster biedt een smoelenboek. Ook handig voor de coordinator met zoveel vrijwilligers dat het soms niet altijd meer mogelijk is om iedereen bij naam te kennen.

Bent u tijd kwijt aan het bijhouden van adreslijsten- en emailoverzichten?

Bent u tijd kwijt aan het bijhouden van adreslijsten- en emailoverzichten? En zijn al die vrijwilligers op die lijst eigenlijk wel zo actief? Het Rooster biedt de mogelijkheid om met 1 druk op de knop de juiste vrijwilligers te mailen. Want ook de vrijwilligers die stand-by staan, de slapende vrijwilligers of de `je mag me altijd bellen als je echt hulp nodig hebt'- vrijwilligers, kun je makkelijk bewaren.

Maak een vrijblijvende afspraak Lennart Pilon maakt graag een vrijblijvende afspraak om te bekijken of Het Rooster ook past bij uw organisatie. Het Rooster kan zinvol zijn bij tien vrijwilligers of meer. Ook voor organisaties met meerder lokaties. Het is mogelijk om Het Rooster op proef te gebruiken, om te bekijken of het bevalt. Daarna kost het gebruik tussen de 34 en 70 euro per maand.