Een werkgroep van Zeeuwse overheidsorganisaties heeft onderzoek gedaan naar de voorwaarden voor het invoeren van een nieuwe, digitale informatiehuishouding. Het rapport wordt 21 januari gepresenteerd aan de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden. Het rapport met aanbevelingen is online te raadplegen.

De werkgroep bestaande uit de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten, het Zeeuws Archief, de provincie Zeeland en het Waterschap Scheldestromen heeft vanaf februari 2014 onderzoek gedaan naar de randvoorwaarden voor het inrichten van duurzaam informatiebeheer. Verder zijn de opties voor een e-depot onderzocht en de kosten, en is in kaart gebracht op welke vlakken deelnemende overheidsorganisaties kunnen samenwerken.

De onderzoeksbevindingen worden 21 januari 2015 gepresenteerd aan de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden. Vertegenwoordigers van de Zeeuwse overheden kregen reeds maandag 12 januari een presentatie in de Raadzaal van Stadskantoor Middelburg.

Aanbevelingen

De aanbevelingen in het onderzoeksrapport Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden passen in 2 categorieen. Enerzijds wordt de nadruk gelegd op de bedrijfscultuur. Uitgangspunt hierbij is dat het inrichten van een e-depotvoorziening weinig zinvol is wanneer de informatie niet toegankelijk en betrouwbaar is. Anderzijds gaat het rapport in op het gevraagde keuzemenu. Naast de landelijke infrastructuur voor duurzaam informatiebeheer worden enkele voorbeelden uit de markt kort toegelicht. Hier komt de principiele vraag aan de orde of het wenselijk is het beheer van overheidsinformatie aan de commerciele partijen over te laten of dat deze taak in publieke handen moet blijven.

Presentatie van de bevindingen

Bij de presentatie op 12 januari 2015 waren zo'n 40 vertegenwoordigers van provincie, waterschap, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen aanwezig. De aanwezigen bekleedden functies als managers en beleidsmakers ICT en Informatiebeleid. Na een inhoudelijke toelichting op het rapport was het de beurt aan Mirjam Bakker van het Noord-Hollands Archief te Haarlem. Aan de hand van de resultaten van de pilot Haarlem vertelde zij over de noodzaak en winst van samenwerking op gebied van ICT en e-depot. In de daarop volgende discussie werd met name aandacht gevraagd voor de positie van het e-depot ten opzichte van DMS (Document Management Systeem) en andere dynamische informatiesystemen binnen de organisatie en voor de vraag over het al dan niet uitbesteden aan de markt.

De aanwezigen sloten zich aan bij de aanbevelingen uit het rapport, dat op 21 januari wordt gepresenteerd aan de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden.

Zeeuwse werkgroep start pilot

Besloten is de werkgroep in stand te houden en een pilot te starten om de gepresenteerde opties verder te onderzoeken.

Archief 2020

De bovenstaande informatie en nog meer informatie over duurzaam informatiebeheer is te vinden op de website van Archief 2020. Archief 2020 is het innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Het programma wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van OCW waarbij het Nationaal Archief de opdrachtnemer is. Het programmabureau is gehuisvest bij het Nationaal Archief.