Orde op zaken in je digitale leven


Toeloop naar de digitale wereld vraagt om nieuwe aanpak time management: 8 tips voor meer grip op je online tijd, informatie en tools

UTRECHT, 20111028 -- De Belgen en de Nederlanders brengen anno 2011 meer tijd dan ooit door in de digitale wereld. Dat blijkt uit twee recente en grootschalige studies in België (Comeva) en Nederland (CBS, Centraal Bureau voor de Statistiek) (resultaten zijn deze week gepubliceerd). De Belgen willen en kunnen niet meer zonder internet of hun mobieltje. De Nederlanders maken meer dan ooit gebruik van het mobiel internet. "Dat vraagt om een nieuwe aanpak van ons timemanagement", zegt professional organizer en coach Sara Van Wesenbeeck (www.plusorganizing.be). Met 8 tips helpt ze je een flink eind op weg.

Professional organizer en coach Sara Van Wesenbeeck (www.plusorganizing.be) coacht mensen bij het vereenvoudigen van hun leven, thuis en op hun werkplek. “In mijn praktijk zie ik ook de keerzijde van de medaille. De digitale ‘boom’ brengt vele voordelen, maar heeft toch ook een grote impact op de organisatie van ons leven en werk. Het grote aanbod en de oneindige en vaak niet-gestructureerde ‘ontdekkingstocht’ in de digitale wereld, neemt vooral een flinke hap uit onze tijd. Dat stuurt ons time- en selfmanagement én dus ons leven danig in de war.”

Nu we meer dan ooit samenkomen op sociale netwerken en we onze computers en smartphones volstouwen met digitale informatie, groeit ook de nood om orde op zaken te stellen in onze digitale wereld. Want geef toe, ons digitale leven kàn een echt rommeltje zijn, met heel wat tijdverlies, frustraties en stress tot gevolg. We moeten op zoek gaan naar een nieuw evenwicht tussen onze ‘online’ en ‘offline’ activiteiten.

Sara Van Wesenbeeck: “Al deze digitale tools en mogelijkheden zouden ons leven moeten vereenvoudigen en vergemakkelijken – en dat doen ze ook  – maar tegelijkertijd creëren ze ook een pak extra wanorde, digitale rommel en stress. Gelukkig zijn er slimme oplossingen zoals goed plannen en structureren, je timemanagement bewaken en het online gebeuren een afgebakende plaats geven in je leven en werk. Zo krijg je opnieuw grip op je leven, niet alleen online maar ook ‘offline’.”

8 ORGANIZING-TIPS VAN PROFESSIONAL ORGANIZER EN COACH SARA VAN WESENBEECK OM JE DIGITALE LEVEN SLIMMER TE ORGANISEREN:

TIP 1 – Geef de digitale verleiders geen kans.

Waak erover dat je je tijdens je werkdag op je werk concentreert. Kun je echter moeilijk of niet weerstaan aan de digitale afleidingen, dan is de kans groot dat je nog aan het werk bent op momenten dat je je eigenlijk moet ontspannen. Dat komt je werk en je gezinsleven niet ten goede en het is een vicieuze cirkel die je veel stress geeft. ‘Internetten’ of ‘Facebooken’ doe je dus bij voorkeur in je vrije tijd; op je werkplek doe je het alleen indien nodig.

TIP 2 – Verschalk je online tijdvreters met slim timemanagement.

Internet, e-mail en je smartphone zijn echte tijdvreters. Vaak zit je online (kostbare) tijd te verliezen, op momenten waarop je eigenlijk productief zou moeten zijn. Zulke niet-geplande (soms lange) onderbrekingen leiden tot ineffectieve, ongerichte en onproductieve werkzaamheden. En een pak onnodige stress. Een paar tips om daar iets aan te doen:

* Baken vooraf de tijd af die je op het internet wilt doorbrengen en houd je eraan.

* (Een iets té fanatieke) Facebook-fan? Spreek met jezelf af dat je op één vast tijdstip op de dag inlogt en dat bijvoorbeeld gedurende maximaal een half uur.

* E-mailen, inloggen op je favoriete nieuwssite, ‘Facebooken’, chatten… doe je op momenten waarop je energiepeil lager is, dus niet aan het begin van je (werk)dag.

TIP 3 – Plan en groepeer.

Groepeer zoveel mogelijk je digitale activiteiten. Leg de tijdsblokken waarop je online wilt gaan, vast in je agenda. Het zal je meer tijd, efficiëntie én plezier opleveren dan voortdurend te zitten switchen tussen je online en offline bezigheden.

TIP 4 – Houd de vinger aan de (digitale) pols en organiseer je online activiteiten.

Ben je actief op verschillende sociale netwerken, het overzicht kwijt en kruipt er wel erg veel tijd in het doorsturen van berichten? Organiseer je online activiteiten en ga bijvoorbeeld op zoek naar een tool van waaruit je alles makkelijk kunt beheren en met één druk op de knop je informatie, foto’s, beeld en klank kunt delen met al je contacten op je sociale netwerken.

TIP 5 – Stel orde op zaken in je PC.

Ook je PC(s), laptop(s)… kunnen wellicht een flinke opruimbeurt gebruiken. Ga op dezelfde manier te werk als bij het opruimen van je werkplek. Creëer een overzichtelijk bureaublad: verwijder de onnodige shortcuts. Bekijk je mappen: heb je een overzichtelijke mappenstructuur, welke mappen kun je verwijderen? Schoon je documenten op: alle kladjes kunnen in de prullenbak. Maak een back-up.

TIP 6 – Organiseer je mailbox en e-mails en leer er efficiënt mee om te gaan.

E-mailen is veruit één van de grootste tijdvreters en bronnen van frustratie in ons online leven; pak het voortaan slim aan. Een mini-cursus: Leer werken met een lege inbox. Zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur. Zet het geluid voor de inkomende mail af. Win veel tijd door je mails gegroepeerd, 2 à 3 keer per dag te behandelen. Lees je mails niet bij het begin van de dag maar op een moment waarop je energiepeil wat lager is. En volg een cursus ‘Slim e-mailen kun je leren!’ (meer info op de website van professional organizer en coach Sara Van Wesenbeeck: www.plusorganizing.be/tips/lezingen-en-workshops ;-).

TIP 7 – Geef ook je mobieltje een opschoonbeurt.

Mobieltje of smartphone: zorg ook hier voor overzicht en structuur. Verwijder alle onnodige berichten en contacten. Orden je foto’s, muziek, bestanden... En doe dit regelmatig, bijvoorbeeld tijdens zogenoemde ‘verloren’ tijd: terwijl je wacht bij een klant, in de wachtkamer bij de arts, in de auto aan de schoolpoort van je kinderen…

TIP 8 – Balanceren op het (digitale) koord, het loont.

Bedenk dat je computer, smartphone en allerlei online tools en diensten er zijn om voor jou te ‘werken’. Om je leven te vereenvoudigen en te vergemakkelijken en je efficiëntie en productiviteit te verhogen. Niet om nog meer wanorde, rommel en stress te creëren. Neem dus niet te veel hooi op je vork. Waak over je tijd en zoek een gezond evenwicht tussen je offline en online activiteiten. Dat brengt je alleen maar voordelen: minder stress, meer overzicht en evenwicht, meer tijd voor je dierbaren en een betere levenskwaliteit.

MEER INFORMATIE:

* Sara Van Wesenbeeck, professional organizer en coach - Auteur van 'Het slimme organizing boek', voor een leven met minder wanorde en stress (Terra Lannoo) - Plus Organizing®, orde op zaken - www.plusorganizing.be - +32 (0)470 52 70 52

* Comeva-studie: http://www.comeva.be/nl/2011/10/het-digitale-leven-van-de-belg-de-resultaten/

* CBS-studie: http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/vrije-tijd-cultuur/publicaties/artikelen/archief/2011/2011-067-pb.htm





Plus Organizing