PERSBERICHT
Kolibrie Horeca Payrolling kiest IntraOffice voor kwaliteitsslag dienstverlening
Volledige SAAS based documentoplossing, oftewel online archief uit de muur!
Brakel/Schiphol-Rijk, 12 april 2011 - Kolibrie, marktleider in payrolling in de Nederlandse horeca-, recreatie-, en evenementenbranche, heeft gekozen voor IntraOffice als digitale archiefoplossing. IntraOffice, de enterprise document management (EDM) oplossing van IntraData BV, is geïntegreerd met AFAS-Profit als het online portaal voor documentopslag en -distributie naar medewerkers. Hierdoor zijn documenten zoals inschrijfformulieren, contracten, kopieën van identiteitskaarten snel en overzichtelijk online vindbaar. Bovendien is Kolibrie nu, conform de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, eenvoudiger in staat om aan wettelijke kwaliteitscontroles te voldoen. IntraData BV is onderdeel van de Solipsis-groep en al meer dan vijftien jaar gespecialiseerd in online digitale document management oplossingen.
Payrolling is in Nederland een sterk groeiende markt. Essentie hierin is dat het juridisch werkgeverschap wordt verlegd van het bedrijf naar de payrolling provider. Kolibrie is een gespecialiseerd partner in payrolling specifiek voor de horeca-, recreatie- en evenementensector, waar veel tijdelijke en parttime krachten werkzaam zijn. Inmiddels laten meer dan 2500 kleine, middelgrote en grote ondernemingen ruim 30.000 medewerkers verlonen via Kolibrie. "De ondernemers zijn verantwoordelijk voor de werving en selectie, maar juridisch gezien zijn de werknemers in dienst bij Kolibrie", aldus Marcel Hoogstede, hoofd automatisering bij Kolibrie. "Zo hebben ze wel de lusten maar niet de lasten."
Het papieren archief werd erg groot en steeds lastiger doorzoekbaar. Dit was voor Kolibrie aanleiding om op zoek te gaan naar een digitale, state-of-the-art document management oplossing. Hoogstede: "We hebben een bewaarplicht van zeven jaar en vijftien jaar archief neemt ontzettend veel ruimte in beslag. Het beslaat ongeveer één hele verdieping van ons kantoor."
Eind vorig jaar is gestart met de besprekingen en de inrichting. Er is besloten om het traject in tweeën te splitsen: eerst de digitalisering van de backlog (het oude archief) en aansluitend daarop alles wat nu dagelijks binnenkomt en door Kolibrie zelf wordt geproduceerd. Op dit moment is de digitaliseringsslag van vijftien jaar archief bijna klaar. "Het hele traject verloopt zeer voorspoedig", aldus Hoogstede. "We werken met mensen die allemaal dezelfde taal spreken, dus we begrijpen elkaar erg goed. We verwachten het project half april volledig te hebben afgerond."
Volgens Hoogstede is één van de benefits voor Kolibrie dat alles in één oogopslag is terug te vinden. "De dossiers zitten niet meer in dozen of mappen en zijn daardoor makkelijk te vinden. Het is tevens eenvoudiger om te checken of een dossier compleet is. Een ander voordeel is de snelheid van IntraOffice. Dat is ook de reden dat we uiteindelijk voor IntraData hebben gekozen. Er zijn meerdere leveranciers die gespecialiseerd zijn in dergelijke oplossingen, maar een pluspunt van IntraOffice is dat documenten zeer snel zijn terug te vinden", weet Marcel Hoogstede mede uit ervaring bij zijn vorige werkgever, waar hij ook al werkte met IntraOffice. "Bovendien is deze document management oplossing volledig ontwikkeld op internettechnologie, waarmee wij feitelijk de beschikking hebben over een online document management omgeving uit de muur!"
Simon Kornblum, Manager IntraData is verheugd over de keuze van Kolibrie Horeca Payrolling voor IntraOffice. "Kolibrie is specifiek in dit segment marktleider in Nederland en beschikt met IntraOffice over een schaalbare online document management oplossing, die door ons in een volledig geoutsourced SAAS servicemodel wordt aangeboden. Voor de toekomst heeft Kolibrie de wens de volledige (wettelijke) documentafhandeling tussen werkgever en werknemer digitaal te laten verlopen. Dat betekent 100% papiervrij! IntraOffice is hier inmiddels volledig op toegerust. Digitale handtekeningen, aankondigen van documenten via sms, e-mail of zelf als notificatie in Social Media zijn enkele voorbeelden die standaard onderdeel zijn binnen de door ons aangeboden IntraOffice-oplossing."
Over Kolibrie
Kolibrie is sinds 1994 uitgegroeid tot de marktleider op het gebied van payroll in de Nederlandse horeca-, recreatie-, en evenementenbranche. Doordat Kolibrie zich volledig te concentreert op deze branches weet zij als geen ander wat de ondernemer boeit, bezielt en bindt. Inmiddels laten ruim 2.500 kleine, middelgrote en grote ondernemingen in geheel Nederland zo'n ruim 30.000 medewerkers verlonen via Kolibrie.
Bij het payrollsysteem houdt de ondernemer de regie in eigen hand: hij werft en selecteert zijn eigen medewerkers, hij bepaalt wie, wanneer, hoe vaak en tegen welk loon werkt, hij verzorgt de planning en onderhoudt het dagelijks contact met zijn personeel. De praktijk blijft voor de ondernemer en zijn medewerkers dus gelijk, de binding blijft intact. Kolibrie fungeert achter de schermen als juridisch werkgever: Kolibrie neemt de gehele (loon)administratie en het handelen naar CAO en wetgeving van de ondernemer over. Bij bijvoorbeeld ziekte en arbeidsconflicten treedt Kolibrie op en is ook verantwoordelijk voor alle andere contractuele verplichtingen als werkgever. Voor meer informatie zie
Over IntraData BV
IntraData BV is onderdeel van de Solipsis-groep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. IntraData, Comfort Class in Enterprise Document Management. IntraData is onderdeel van de Solipsis-groep, waartoe ook Solipsis en Holland House behoren. Voor meer informatie: zie
Over Solipsis
Al sinds 1990 is Solipsis actief binnen de ICT met een uitgebreid pakket van diensten en producten. Solipsis is gespecialiseerd in het beheren van computers en netwerken, het ontwikkelen en onderhouden van software voor bedrijfs- en managementinformatiesystemen en in het ontwikkelen en onderhouden van oplossingen voor het digitaal beheren, distribueren, printen, presenteren en archiveren van documenten. De dienstverlening is ondergebracht in de vier businessunits Performance Management, Systeem en Netwerk Beheer, Systeem Ontwikkeling en Onderhoud en Enterprise Document Management. Solipsis werkt momenteel voor ongeveer 600 (inter)nationale opdrachtgevers. De stabiele positie van het bedrijf in de veranderlijke ICT-wereld onderstreept dat de mensen bij Solipsis weten waarover zij praten en doen wat zij beloven. Wensen worden vertaald in adequate oplossingen, waarbij kosten, baten en effectiviteit goed in het oog worden gehouden.