Vrije Universiteit Amsterdam
Persbericht
12-04-2011
Volledige studiecyclus van studenten binnen één systeem raadplegen en beheren
VU vereenvoudigt inzicht studieverloop met student lifecycle management van SAP
Van het moment van inschrijven tot en met het afstuderen: sinds vorige maand volgt de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) het studieverloop van haar studenten met het studentinformatiesysteem Student Lifecycle Management (SLcM) van SAP. De VU is de tweede universiteit in Nederland die SAP SLcM in gebruik heeft genomen en de gehele levenscyclus van studenten met één standaardoplossing ondersteunt. SAP Partner itelligence is verantwoordelijk voor het project bij de VU, na gunning van de openbare aanbesteding. Ongeveer 27.000 studenten van twaalf verschillende faculteiten maken sinds kort gebruik van het nieuwe studentinformatiesysteem dat via het nieuwe portaal VUnet toegankelijk is. Tentamens, collegegeld en afstuderen SAP SLcM volgt de levenscyclus van een student vanaf het moment van inschrijven tot en met het afstuderen. Zowel het toelatingsproces, het inschrijven voor tentamens en vakken, het raadplegen van de studieresultaten, het betalen van het collegegeld en het verzoek tot afstuderen vinden online plaats binnen één overzichtelijk portaal. Studenten krijgen via VUnet bovendien realtime informatie over roosterwijzigingen en andere relevante studie-informatie. Daarvoor zijn onder meer koppelingen gemaakt met de elektronische leeromgeving BlackBoard en Studielink, het landelijke portaal voor (her)inschrijvingen voor opleidingen aan instellingen in het Hoger Onderwijs. Naast de studenten zelf hebben medewerkers van de onderwijsorganisatie toegang tot alle inschrijf- en volggegevens. Komende zomer wordt de selfservicecomponent voor docenten geïmplementeerd. "Van traditioneel bankieren naar internetbankieren" Programmamanager Anne Kaldewaij van de VU: "De overstap naar ons nieuwe systeem vergelijk ik met de overstap van traditioneel bankieren naar internetbankieren: we
hebben onze bedrijfsstructuur compleet veranderd. Samen met studentenzaken en de faculteiten hebben we eerst alle processen herontworpen, geüniformeerd en gestandaardiseerd. Op alle faculteiten gelden nu bijvoorbeeld dezelfde aanmeldperioden voor vakken en tentamens en worden cijfers op eenzelfde manier afgerond naar eindresultaten. Onze studenten studeren allereerst aan de VU in plaats van aan een faculteit. Doordat al die onderwijsprocessen hetzelfde zijn ingericht en we veel efficiënter kunnen werken, verwachten we vanaf 2012 behoorlijk op onze administratiekosten te kunnen besparen." Minder oorspronkelijke adeministratieve taken Mark Arts, consultant bij itelligence: "Met SAP SLcM heeft de VU de beschikking over een studentinformatiesysteem waarin 27.000 studenten van ongeveer vijftig bacheloropleidingen en honderd masteropleidingen hun volledige studentenloopbaan via VUnet kunnen raadplegen en beheren. Onze oplossing it.education sluit naadloos aan op de BaMa structuur, voldoet aan alle Europese onderwijsrichtlijnen (zoals bijvoorbeeld de online catalogus en het diploma supplement), is ook voor internationale studenten te gebruiken en is geïntegreerd met SAP FI/CO en SAP HRM. Doordat veel functionaliteiten in het systeem, zoals Bindend Studie Advies, studievoortgangsrapportages, diplomasupplementen en betalingen automatisch worden gegenereerd, behoren veel oorspronkelijke administratieve taken (inclusief bijbehorende correspondentie) tot het verleden."