VU medisch centrum
Nieuw systeem administreert betrouwbaarder en eenvoudiger
17 november 2010
Op 7 januari 2011 gaat een nieuw studentenadministratiesysteem 'live'
bij de faculteit geneeskunde. "Vooral de student gaat er erg op
vooruit", aldus Diana Jansen.
Alle faculteiten van de VU én VUmc werken vanaf begin volgend jaar met
een nieuw studentenadministratiesysteem: SIS. "Het is één systeem voor
onder meer inschrijving en studievoortgang", zegt Diana Jansen,
implementatiemanager bij het instituut voor onderwijs en opleiden, IOO.
"Alleen al bij VUmc zijn momenteel zeven administratiesystemen actief,
waardoor er veel overdrachtmomenten zijn tussen zowel medewerkers als
systemen. Met het nieuwe systeem wordt het voor medewerkers, studenten
en docenten allemaal betrouwbaarder en eenvoudiger."
Studentenportal
Mede vanwege het nieuwe administratiesysteem zijn er nieuwe afspraken
gemaakt over de procedures. Zoals voor de intekentermijn voor toetsen
en practica (de student kan zich tot twee weken voor aanvang zelf
inschrijven, daarna betaalt hij 25 euro administratiekosten aan de
balie), de overgangsregeling (vier keer per jaar een bindend
studieadvies) en de cum laude-regeling. In totaal zijn er straks 141
SIS-gerelateerde procedures. Jansen: "Zo zijn alle regelingen duidelijk
voor iedereen en treden wij door middel van vaste scripts en uniforme
formats op eenduidige wijze naar buiten toe."
De procedures hebben gevolgen voor de werkwijze van afdelingen, vertelt
zij. "Iedere afdeling krijgt een gestandaardiseerd werkpakket en iedere
administratief medewerker een duidelijke werkinstructie met SIS-taken
en niet-SIS-taken."
Het nieuwe studentenadministratiesysteem levert vooral voordelen op
voor studenten, verwacht zij. "Met een 'eigen' studentenportal, die
mede is ontwikkeld door studenten, gaan zij er erg op vooruit. Nu is
het voor studenten lang niet altijd duidelijk waar zij informatie
kunnen vinden. Straks vinden zij in hun eigen portal onder meer hun
persoonlijk rooster, toetsrooster, tentamenuitslagen en
blackboardmededelingen, en kunnen zij zich via hun portal inschrijven
voor toetsen, inhaalpractica en zorgstages." Ook de docenten krijgen
een eigen portal, de invoering daarvan is echter uitgesteld tot juli
2011.
Drie fases
Het nieuwe SIS wordt in drie fases geïmplementeerd: de
voorbereidingsfase tot 1 december, de overgangsfase van 1 december tot
7 januari, en de daadwerkelijke implementatie vanaf 7 januari. Jansen:
"Begin oktober zijn we begonnen met het trainen en informeren van de
medewerkers en het testen van bedrijfskritische processen, zoals de
cijferadministratie, de roosterplanning en het toetsrooster. Op 1
december start het overzetten van de zeven huidige
administratiesystemen naar SIS. Vanwege deze omzetting kan een aantal
activiteiten dan niet plaatsvinden, waaronder diploma's uitreiken. Wel
is er dan een noodprocedure, voor studenten die een BIG (medische)
registratie nodig hebben. Op 7 januari is de periode van conversie
achter de rug en gaan we formeel met het nieuwe systeem aan de slag."
Liesbeth Kuipers
bron: Tracer