Samenwerking Slochteren en Hoogezand-Sappemeer (persbericht 002, 2010)
Samen zijn Slochteren en Hoogezand-Sappemeer klaar voor de toekomst:
een optimale dienstverlening!
Met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst door beide
burgemeesters op dinsdag 26 januari aanstaande is de samenwerking
tussen de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren officieel een
feit. In Hotel Faber te Hoogezand zijn alle betrokkenen uitgenodigd om
met elkaar te proosten op de samenwerking. Twee jaar intensieve
voorbereiding door beide gemeenten is hieraan vooraf gegaan.
De doelstelling van de samenwerking is om de dienstverlening op de
taakgebieden inkoop en automatisering, gebouwenbeheer, werk & inkomen
en uitkeringsadministratie effectiever en efficiënter te laten
verlopen. Hiertoe treedt één gemeente op als leveranciergemeente,
die de dienstverlening voor beide gemeenten verzorgd en één als
klantgemeente, die de dienstverlening van de leveranciergemeente
afneemt. Slochteren is benoemd tot leveranciergemeente voor de
taakgebieden inkoop en automatisering en Hoogezand-Sappemeer voor de
taakgebieden gebouwenbeheer, werk & inkomen en
uitkeringsadministratie.
Â
In december 2009 zijn de medewerkers werk & inkomen en
uitkeringsadministratie van Slochteren verhuisd naar
Hoogezand-Sappemeer en in februari 2010 volgt gebouwenbeheer. Inkoop
is tevens in december 2009 verhuisd naar Slochteren en vanaf februari
werken de medewerkers van automatisering ook vanuit Slochteren.
Cliënten werk&inkomen (ook wel sociale zaken genoemd) uit de gemeente
Slochteren kunnen nog steeds een afspraak in Slochteren met hun
consulent maken.
Wat vooraf ging
In november 2008 hebben de gemeenten besloten om op een aantal
gebieden samen te gaan werken. Om een en ander in goede banen te laten
verlopen is destijds een projectorganisatie ingericht.
De projectorganisatie zorgt voor de aansturing en de regie, alsmede de
onderlinge samenwerking, de noodzakelijke ondersteuning, de inzet van
middelen en de interne- en externe communicatie.
De projectorganisatie bestaat uit:
- De opdrachtgever: het college van burgemeester en
wethouders van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren.
- De ambtelijke stuurgroep: de algehele regie op de
uitvoering en de resultaten van het project ligt bij de ambtelijke
stuurgroep bestaande uit directieleden van beiden gemeenten.
- Voor de inhoudelijke en procesmatige begeleiding
van het project is een (externe) procesbegeleider aangetrokken. De
procesbegeleider heeft een adviserende en ondersteunende rol in het
project en rapporteert rechtstreeks aan de ambtelijke stuurgroep.
- De kwartiermakers: om de weg voor de
daadwerkelijke samenwerking voor te bereiden zijn op alle taakvelden
kwartiermakers benoemd. Zij zijn verantwoordelijk voor het vaststellen
van de te leveren diensten en producten en het in kaart brengen van de
personele bezetting.
- Werkgroepen: binnen elk taakveld is een werkgroep
onder leiding van de projectleider met het leveren van de afgesproken
producten.
- Professionele ondersteuners:de samenwerking wordt
inhoudelijk ondersteund op het gebied van communicatie, personeel &
organisatie, bedrijfskunde, financiën, informatie-management en
juridische zaken.
Uitgangspunten
De redenen waarom de gemeenten elkaar als samenwerkingspartner hebben
gekozen, heeft te maken met de ligging en grootte van beide gemeenten,
de bestaande samenwerkingsrelaties, het verzorgingsgebied en de
sociaal-economische criteria.
De gezamenlijke doelen die daarbij zijn gesteld zijn:
- het verminderen van de kwetsbaarheid, dus
continuïteit van de dienstverlening,
- betere beschikbaarheid van deskundigheid,
- efficiencyverhoging,
- betere flexibiliteit en
- een ketengerichte samenwerking waardoor meer
mogelijkheden voor het aansluiten bij de aanbieders in de
dienstverleningsketen.
Ambtenaren met een functie in werk & inkomen en gebouwenbeheer werken
onder leiding van de gemeente Hoogezand-Sappemeer en ambtenaren met
een functie in automatisering en inkoop werken onder leiding van de
gemeente Slochteren. Deze medewerkers worden in eerste instantie via
een detacheringsovereenkomst ondergebracht bij de andere gemeente.
Â
Sociaal convenant
Een intensief overleg heeft plaatsgevonden tussen de gemeenten, de
beide ondernemingsraden (OR) en leden van het georganiseerd overleg
(GO). Hieruit is het Sociaal Convenant afgesloten waarin spelregels en
afspraken zijn vastgelegd waarlangs het proces van samenwerken zijn
vorm heeft gekregen en zijn de personele afspraken opgenomen. Het
Sociaal Convenant kent een looptijd van maximaal 3 jaar, waarbij de
opties bestaan om het convenant te verlengen met wederzijds goedvinden
en/of tussentijds te beëindigen indien blijkt uit de evaluatie dat
dit noodzakelijk is.
Â
In het Sociaal Convenant is vastgelegd dat gedurende de opbouwfase de
medewerkers van de klantgemeente gedetacheerd zijn naar de
leveranciergemeente. De detachering vindt plaats naar een concrete
functie zoals vastgelegd in het functieboek van de
leveranciergemeente. De colleges van beide gemeenten verplichten zich,
voor wat betreft dit traject, gedwongen ontslagen te voorkomen.
In het Sociaal Convenant is bovendien afgesproken dat aan alle
medewerkers die betrokken zijn bij het samenwerkingstraject een
tijdelijk functieaanbod, door middel van detachering op basis van het
functieboek van de leveranciersgemeente, wordt gedaan. Het principe
is: âmens volgt werkâ.
Medewerkers behouden gedurende de periode van detachering hun salaris
en arbeidsvoorwaarden zoals die gelden bij hun eigen werkgever.
Communicatie
De beide organisaties zijn op diverse manieren geïnformeerd en
betrokken bij de werkwijze en de voortgang van het
samenwerkingstraject. Door middel van speciale informatiebijeenkomsten
zijn de medewerkers van de vier betrokken taakvelden op de hoogte
gesteld van alle stappen.
Bovendien zijn diverse interne nieuwsbrieven verstrekt met informatie
over de samenwerking voor alle medewerkers.
Op intranet van beide gemeenten zijn vooraankondigingen gedaan van
alle belangrijke stappen in het traject. Iedere stap werd afgesloten
met een korte evaluatie. Daarnaast zijn alle vastgestelde
beslisdocumenten ter inzage op intranet geplaatst.
Gemeente Hoogezand-Sappemeer