Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Inhoud pagina: Brief aan de Tweede kamer over de vorming van de
baten-lastendienst 4FM met tijdelijke status per 1 april 2010
8 januari 2010
In overeenstemming met de voorhangprocedure van artikel 10 van de
Comptabiliteitswet 2001 informeer ik u over mijn voornemen over te
gaan tot het instellen van de baten-lastendienst 4FM. Indien uw kamer
zich niet binnen 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving of binnen
14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen uitspreekt tegen
het voorgenomen besluit, dan zal 4FM op 1 april 2010 van start gaan
als baten-lastendienst met tijdelijke status.
Eind 2008 hebben de ministeries van Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale
Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Verkeer en Waterstaat (VenW) en
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) besloten
een gezamenlijk bedrijf voor facilitair management te gaan vormen,
genaamd 4FM. Belangrijke aanleiding voor deze stap was de noodzaak om,
in het kader van de personele taakstelling, 25% te besparen op het
aantal medewerkers dat zich met facilitaire dienstverlening
bezighoudt. 4FM is een krachtenbundeling van de vier facilitair
bedrijven van de ministeries van BZ, SZW, VenW en VROM. Deze
krachtenbundeling krijgt vorm in een tijdelijke baten-lastendienst
onder het ministerie van BZK.
4FM biedt de 4 bovenvermelde ministeries een volledig pakket van
facilitaire producten en diensten van onder andere gebouwbeheer tot de
werkplekinrichting, van cateringservices tot schoonmaakdiensten en van
kantoorbenodigdheden tot vervoerdiensten. De Rijkswerkplek en het
Programma Duurzame Bedrijfsvoering Rijksoverheid zullen binnen 4FM een
prominente plaats innemen.
De instellingsvoorwaarden
In het voorbereidingstraject is door mijn ministerie, de vier
opdrachtgevende ministeries en het ministerie van Financiën,
gezamenlijk een gemeenschappelijk startdocument opgesteld. Dit
document maakt vooraf duidelijk op welke aspecten 4FM zal worden
getoetst dan wel aan welke punten 4FM nader aandacht zal moeten
besteden, ter voorbereiding op de verkrijging van de definitieve
status van baten-lastendienst, uiterlijk per 1 januari 2013. De te
toetsen aspecten zijn gebaseerd op de drie instellingsvoorwaarden
zoals die zijn vastgelegd in de Regeling baten-lastendienst 2007.
Onderstaand wordt toegelicht op welke wijze 4FM zal realiseren dat zij
uiterlijk op 1 januari 2013 volledig aan deze instellingsvoorwaarden
voldoet.
Een aantoonbare verbetering van de doelmatigheid
De verbetering van de doelmatigheid is dé doelstelling van een
baten-lastendienst. Basisindicatoren daarvoor zijn de ontwikkeling van
de kostprijs in de tijd, in relatie tot de kwaliteit van de producten
en diensten. Doelmatigheid kan worden bereikt door een lagere
kostprijs (bij gelijkblijvende kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij
gelijkblijvende kostprijs). Deze kengetallen geven in de opeenvolgende
jaren inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid. Gezien de
werkelijke personele reductie van 27% en een verwachte besparing op
inkoop van 5%, zal de prijs dalen. Daarnaast wordt ook het
benchmark-instrument ingezet om de mate van doelmatigheid (in relatie
tot gelijksoortige organisaties binnen de Rijksoverheid) inzichtelijk
te maken.
4FM maakt de doelmatigheidsontwikkeling dan ook zichtbaar door de
kostprijsontwikkeling transparant te maken, te participeren in de
benchmark en de doorlooptijden van processen te monitoren. In het
jaarverslag van 2010 zal voor het eerst gerapporteerd worden over de
ontwikkeling van de doelmatigheid.
Voldoende doelmatigheidsprikkels in het resultaatgericht sturingsmodel
De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een
baten- en lastendienst resultaatgericht is en voldoende
doelmatigheidsprikkels bevat. 4FM realiseert dit door de
opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding duidelijk in te richten. Naast
een gezonde samenwerking zal er ook een gezond spanningsveld ontstaan
tussen de opdrachtnemer (4FM) en degene die de diensten afneemt,
percipieert en betaalt, zijnde de opdrachtgevers (de vier betreffende
ministeries). De opdrachtgevers van 4FM streven logischerwijs naar een
zo laag mogelijk prijs tegen een door hen gewenst kwaliteitsniveau.
De directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DG OBR) is
als eigenaar van 4FM verantwoordelijk voor de continuïteit van de
organisatie en zal vanuit die verantwoordelijkheid bewaken dat 4FM
tegen kostendekkende tarieven producten en diensten levert. 4FM zal
volledig onderdeel uitgaan maken van de Planning- en Controlcyclus van
het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, zodat
over de kostendekkendheid periodiek gerapporteerd wordt. De eigenaar
zal prestatieafspraken maken met 4FM om daarmee de
doelmatigheidsontwikkeling van de bedrijfsvoering goed in beeld te
kunnen brengen. Audits en klanttevredenheidsonderzoeken maken ook deel
uit van het proces om de doelmatigheid inzichtelijk te maken.
Koppeling tussen producten en kosten
Een baten-lastendienst moet door middel van een kostprijsmodel de
toerekening van kosten aan de producten en diensten inzichtelijk
maken. Het model moet daarbij transparant en betrouwbaar zijn, ook in
komende jaren toepasbaar zijn (om daarmee de kostprijsontwikkeling
inzichtelijk en benchmarken toepasbaar te maken) en zodanig zijn
ingericht dat een voor- en nacalculatie met de daarbij behorende
verschillenanalyse gemaakt kan worden. Het kostprijsmodel van 4FM
voldoet aan al deze criteria. Ook voor wat betreft de verrekening van
de kosten van de uitzonderingen op de basis dienstverlening, zijnde
maatwerk, is het kostprijsmodel toepasbaar.
Ministeriele verantwoordelijkheid
De ministeriele verantwoordelijkheid bij baten-lastendiensten houdt in
dat de minister door het parlement ter verantwoording kan worden
geroepen voor het gehele handelen van de dienst. Als minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zullen mijn bevoegdheden ten
aanzien van 4FM volledig intact blijven.
Wijze van informeren van de Tweede Kamer
4FM wordt als baten-lastendienst voor het eerst gepresenteerd in de
tweede suppletoire begroting over het uitvoeringsjaar 2010. Dan wordt
een baten-lastendienstparagraaf opgenomen, waarin tevens de
definitieve openingsbalans wordt gepresenteerd. Vervolgens wordt 4FM
opgenomen in het reguliere proces van begroting en verantwoording.
Hieraan voorafgaand zal in april 2010 aan de Tweede Kamer een brief
worden gezonden waarin een aankondiging en de voorlopige cijfers zijn
opgenomen.
Tot slot
Ik ben er van overtuigd dat 4FM op verantwoorde wijze zal functioneren
als een naar doelmatigheid en effectiviteit strevende
baten-lastendienst en vertrouw er daarom op dat u mijn voornemen tot
het instellen van de baten-lastendienst 4FM met tijdelijke status
steunt.
DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES
Mevrouw dr. G. ter Horst