Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Inhoud pagina: Brief aan de Tweede Kamer over uitvoering motie Timmer
1 oktober 2009
In deze brief geeft de minister aan op welke wijze uitvoering zal worden gegeven aan de motie Timmer (Kamerstuk 31 700 VI, nr. 147).
In de motie Timmer is de regering om het volgende verzocht:
* een protocol aangaande omgang met deskundigenrapporten en -adviezen voor de rijksdienst op te stellen;
* het integriteitsbeleid van de rijksdienst aan te vullen met maatregelen die een zorgvuldige omgang en bewustwording van het gebruik van e-mail bevorderen zodat binnen de rijksdienst eenduidigheid komt over het omgaan met en de registratie en archivering van e-mailverkeer;
* in een protocol vast te leggen dat in geval de rijksdienst betrokken is bij een onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie altijd onvoorwaardelijke medewerking wordt verleend.
Uit het debat omtrent de Catshuisbrand en de motie is duidelijk geworden dat een aantal aspecten uit het integriteitsbeleid en voorschriften over e-mailverkeer nadrukkelijk onder de aandacht moet worden gebracht van alle binnen de rijksdienst werkzame ambtenaren. De volgende acties worden daartoe op korte termijn uitgevoerd, namelijk een circulaire van de minister waarin specifiek aandacht zal worden gevraagd voor het omgaan met onderzoeksinformatie binnen de rijksdienst en het geven van betere bekendheid aan de hoofdpunten van de e-mailgedragsrichtlijn. In de brief is verder toegelicht op welke wijze deze acties zijn verbonden aan het bestaande (integriteits)beleid en recente ontwikkelingen.
In de motie Timmer is de regering om het volgende verzocht:
een protocol aangaande omgang met deskundigenrapporten en adviezen voor de rijksdienst op te stellen;
het integriteitsbeleid van de rijksdienst aan te vullen met maatregelen die een zorgvuldige omgang en bewustwording van het gebruik van e-mail bevorderen zodat binnen de rijksdienst eenduidigheid komt over het omgaan met en de registratie en archivering van e-mailverkeer;
in een protocol vast te leggen dat in geval de rijksdienst betrokken is bij een onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie altijd onvoorwaardelijke medewerking wordt verleend.
Uit het debat omtrent de Catshuisbrand en de motie is duidelijk geworden dat een aantal aspecten uit het integriteitsbeleid en voorschriften over e-mailverkeer nadrukkelijk onder de aandacht moet worden gebracht van alle binnen de rijksdienst werkzame ambtenaren. De volgende acties worden daartoe op korte termijn uitgevoerd, namelijk een circulaire van mij waarin specifiek aandacht zal worden gevraagd voor het omgaan met onderzoeksinformatie binnen de rijksdienst en het geven van betere bekendheid aan de hoofdpunten van de e-mailgedragsrichtlijn. Onderstaand is toegelicht op welke wijze deze acties zijn verbonden aan het bestaande (integriteits)beleid en recente ontwikkelingen.
Goed ambtelijk handelen
In artikel 50, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement is bepaald dat een ambtenaar is gehouden de plichten uit zijn functie voortvloeiende nauwgezet en ijverig te vervullen en zich te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. Sinds de wijziging van de Ambtenarenwet en enkele andere wetten in verband met goed ambtelijk handelen, goed werkgeverschap en algemene regels over integriteit per 1 maart 2006 (Stb. 2005, 695) is het begrip goed ambtenaarschap als het ware 'opgetild' en in artikel 125ter van de Ambtenarenwet opgenomen. Het goed ambtenaarschap wordt mede ingevuld door de voor elke overheidsorganisatie verplichte gedragscode voor goed ambtelijk handelen, zoals de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk (Stcrt. 24 maart 2006, nr. 60). Deze Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk heeft Pagina 2 van 3 Datum 1 oktober 2009 Kenmerk 2009-0000508163
rijksbrede werking en geldt voor de ministeries indien zij nog geen eigen gedragscode kennen- of dient als (minimum)basis voor de eigen gedragscodes van de ministeries.
De Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk bestaat enerzijds uit een beschrijving van de kernwaarden die als een kader dienen voor het ethisch handelen van de organisatie en anderzijds uit specifieke normen en spelregels. Daarnaast zijn in deze gedragscode voorzieningen ter bevordering van integriteit beschreven, zoals de vertrouwenspersoon integriteit en de klokkenluidersregeling. In de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk zijn normen over de omgang met informatie (zorgvuldigheid en geheimhouding) en het gebruik van e-mail, intranet- en internetsysteem (zakelijk gebruik) opgenomen.
In tegenstelling tot advisering door bij of krachtens de wet ingestelde adviesinstanties waarop afdeling 3.3 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is, constateert het kabinet met uw Kamer dat voor de rijksdienst specifieke voorschriften ontbreken over de omgang met incidentele deskundigenrapporten en adviezen. Voorschriften zijn in meer algemene zin opgenomen over hoe een ambtenaar zich dient te gedragen, welke in het verlengde daarvan zijn uitgewerkt in de Modelgedragscode integriteit sector Rijk. Deze modelcode bevat onder andere een kernwaarde 'professionaliteit en morele verantwoordelijkheid' die ambtenaren verplicht in alle situaties en dus ook in situaties aangaande de omgang met deskundigenrapporten en -adviezen moreel verantwoord te handelen in het licht van het dienen van het algemeen belang. Ofschoon er voor deze materie dus enige algemene richtlijnen zijn, ben ik overeenkomstig de wens van uw Kamer voornemens om door middel van een brief specifiek aandacht te vragen voor het omgaan met onderzoeksinformatie binnen de rijksdienst. In deze circulaire , die naar verwachting in oktober wordt verstuurd, komt een toelichtende vertaling op de gedragscode over de integere omgang met incidentele onderzoeksinformatie en wordt benadrukt dat het optreden van en de besluitvorming door de Rijksoverheid inzichtelijk moet zijn voor iedere burger. Verder zal ik bezien op welke wijze dit aspect kan worden meegenomen bij een eventuele brede actualisatie van de modelgedragscode.
Uit het wettelijke voorschrift om zich als een goed ambtenaar te gedragen volgt dat een rijksambtenaar gehouden is zijn medewerking te verlenen aan een onderzoek waarbij de rijksdienst is betrokken dat onder leiding staat van het Openbaar Ministerie. Het kabinet meent dat de verplichting om als een goed ambtenaar te handelen en de rechtspositionele mogelijkheden voor het bevoegd gezag om hierop in te grijpen voldoende waarborg bieden om een bepaald gedrag te normeren en ziet in een protocol, waarin deze verplichting expliciet is neergelegd, derhalve geen meerwaarde.
E-mailgedragsrichtlijn van de Baseline
Naast het integriteitsaspect van het e-mailverkeer door rijksambtenaren is in de motie aandacht gevraagd voor eenduidige omgang met en de registratie en archivering van e-mailverkeer. Recent hebben de minister van OCW en de staatssecretaris van BZK bij brief van 7 juli 2009 (Kamerstuk 2008-2009, 29362, nr. 156) uw kamer bericht over de in te zetten maatregelen rond document- en archiefbeheer van de rijksoverheid. Het gaat onder meer om de invoering van de Pagina 3 van 3 Datum 1 oktober 2009 Kenmerk 2009-0000508163
zogenaamde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid voor het (digitale) documentbeheer. De Baseline reikt maatregelen aan gebaseerd op 11 geldige wetten en normen, waaronder de Archiefwet (1995) en de Wet Elektronisch Bestuurlijk verkeer. Beide wetten maken formeel geen onderscheid tussen digitale of analoge (papieren) informatie en archivering, maar in de richtlijnen voor de dagelijkse omgang met digitale en analoge informatiestromen onderkennen we het verschil.
In de Baseline is de e-mailgedragsrichtlijn opgenomen die gebaseerd is op de e-mailgedragslijn uit 2005. De Baseline bekrachtigt deze gedragslijn en voegt er enkele kwaliteitscriteria aan toe. Het gaat om de bereikbaarheid, ontvangstbevestiging, (richtlijnen voor de) afhandeling en het openbaar maken van prestaties. Daarnaast stelt de richtlijn dat de e-mail op een goede en veilige manier wordt opgeslagen en gearchiveerd zodat de toegankelijkheid van de e-mail correspondentie kan worden gewaarborgd,. Net als voor post moet een ambtenaar bij email op basis van de emailgedragsrichtlijn ook onderscheid maken tussen te archiveren en niet te archiveren. De departementen zullen de Baseline Informatiehuishouding Rijk en daarmee de e-mailgedragsrichtlijn implementeren in hun omgang met (digitale) informatie en worden hierin ondersteund door een Kennisprogramma. De motie is voor mij aanleiding om, vooruitlopend op de implementatie van de Baseline, betere bekendheid te geven aan de hoofdpunten van e-mailgedragsrichtlijn door middel van extra communicatie hierover naar alle departementen.
DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES,
Mevrouw dr. G. ter Horst