VU medisch centrum
Professioneel projectmanagement
'De enige constante is verandering'
9 september 2009
"Organisatiewinst, proceswinst en financiële winst." Projectmanager
Dave Heijmans, sinds 1 juli van dit jaar werkzaam bij de dienst
strategie, bestuur en projecten (SBP), durft duidelijk te zijn over
wat professioneel projectmatig werken VU medisch centrum op gaat
leveren.
Dave Heijmans, eerder werkzaam als veranderingsdeskundige in de
financiële wereld, is aangetrokken om ervoor te zorgen dat er lijn
komt in alle energie die projectgroepen, regiegroepen, stuurgroepen en
taskforces steken in activiteiten, die veelal de noemer 'project'
hebben. Op donderdag 3 september presenteerde hij het plan en gaf de
raad van bestuur goedkeuring. Doel van het plan is er - dankzij goed
projectmanagement - voor te zorgen dat 'de rek erin blijft'. Dat VU
medisch centrum iedere gewenste verandering aan kan. Want, zo luidt
het credo van Heijmans: "De enige constante is verandering."
De aanleiding voor de aanstelling van Heijmans is een tweeledige. Hij
vertelt daarover: "Eind 2008 is VU medisch centrum geadviseerd over
het vraagstuk hoe in te springen op bijvoorbeeld de vraaggestuurde
markt. Een van de adviezen betrof het beter managen van projecten.
Tegelijkertijd groeide ook intern het bewustzijn dat projectmatig
werken specifieke kennis en kunde én sturing vraagt."
Oud-consultant Heijmans brengt die ervaring mee. "De banken hebben die
vercommercialisering, waar wij als ziekenhuis nu mee te maken krijgen,
een aantal jaar geleden al doorgemaakt. Toen ontstond daar de behoefte
aan goed projectmanagement."
Langs de tijdlijn
Heijmans kreeg de informatie die hij nodig had om tot een goede
probleemanalyse en een plan van aanpak te komen, uit
kennismakingsgesprekken en uit het doorlichten van een aantal
projecten. Twee 'hoofdproblemen' vielen hem al snel op. Heijmans:
"Eén: Het ontbreekt ons aan sturing op effectiviteit. We kijken dus
niet of we wel de juiste projecten doen. Dat heet officieel
'portfoliomanagement'. En twee: Het ontbreekt ons aan goede sturing op
efficiency, aan projectmanagement. Er wordt dus niet gekeken of we de
projecten goed doen en dan verzanden ze."
In de vele gesprekken die hij voerde, ontmoette Heijmans vooral
voorstanders. Hen, en de enkele tegenstander die hij sprak, probeerde
hij steeds weer uit te leggen wat goed projectmanagement is. "Het
vooraf bepalen van het eindresultaat en de eindtijd. Om dan vervolgens
van rechts naar links langs de tijdlijn te kijken en zo vast te
stellen wat er allemaal moet gebeuren om dat resultaat op tijd op te
leveren."
Projectdeskundige Heijmans hield ook zijn argwanende gesprekspartners
voor dat op deze manier een grotere strategische executie ontstaat,
hogere effectiviteit, meer focus, meer rendement en ook financiële
winst, door een betere inzet van mensen en middelen.
Toolkit
In zijn plan van aanpak heeft Heijmans een aantal doelen gesteld, voor
2009 en 2010. Hij noemt er één. "We willen een standaard werkwijze
voor projectmanagement ontwikkelen, compleet met toolkit en al." Hij
begint te lachen en zegt: "Maar ik weet als geen ander, dat in ieder
project 'quick wins' nodig zijn. Daarom presenteren we al op korte
termijn een belangrijk instrument om mee te sturen. Een compleet
overzicht van alle projecten binnen VU medisch centrum: het
projectenportfolio."
Netwerk projectmanagers
De volgende netwerkbijeenkomst voor projectmanagers in VU medisch
centrum vindt plaats op 23 september, van 8.30 tot 10.00 uur in De
Waver. Tijdens deze bijeenkomst wordt het plan van aanpak toegelicht.
Nog geen lid? Meld je aan via a.snoeks@VUmc.nl .
Mariet Buddingh
bron: Tracer