Gemeente Best

Nieuws van de OR

17-04-2009

Reacties medewerkers op stuk bakstenen van de werkgroep voorbereiden kwartiermaken

Zoals jullie weten heeft de werkgroep voorbereiding kwartiermaken het stuk Bakstenen opgeleverd. Dit stuk is, in de vorm van een voorgenomen besluit, in het managementoverleg op 11 maart jl. vastgesteld. Op 16 maart 2009 is aan de ondernemingsraad gevraagd een advies uit te brengen op de volgende onderdelen:

1. De opdrachtformulering voor de kwartiermakers.
2. Het transitie-overzicht van de taken uit hoofdstuk 3. In dit hoofdstuk zijn de bestaande taken per nieuwe afdeling verzameld, zodat zichtbaar is uit welke clusters en teams ze afkomstig zijn.

Gevolgde procedure

De ondernemingsraad heeft aan alle teams en clusters op 18 maart gevraagd om, tot uiterlijk 27 maart, met een reactie op het stuk te komen. In totaal hebben wij 23 reacties van jullie ontvangen. De Ondernemingsraad wil jullie bedanken voor de vele reacties wat voor ons zeer waardevolle informatie is om objectief en zorgvuldig advies te geven. Om alle input te kunnen verwerken is door ons de volgende werkwijze gehanteerd:

1. De OR heeft uit alle ontvangen reacties de vragen gedefinieerd en deze op schrift gesteld.

2. De directie heeft een aantal antwoorden op vragen, voor zover dat mogelijk was, geformuleerd.

3. Tijdens de bijeenkomst op 8 april jl. heeft de OR dit geheel met de directie besproken.

4. Alle input van de clusters en teams (en in sommige gevallen individuele medewerkers) kan één op één in de handbagage van de kwartiermakers worden meegegeven. De OR en de directie vinden dat deze input met de bouwteams besproken kan worden en dat er daar opvolging aan moet worden gegeven.

Vragen en antwoorden

Hieronder vinden jullie, kort samengevat, de vragen van de verschillende afdelingen en de individuele reacties (voor zover zij daar toestemming voor hebben gegeven) met de antwoorden van de directie, dat als gezamenlijk advies op het eerste deel van de adviesaanvraag: 'Opdrachtformulering voor de kwartiermakers' kan worden beschouwd. Het tweede deel van de adviesaanvraag, het 'Transitieoverzicht van de taken' uit hoofdstuk 3, wordt uitgewerkt in het nog te geven advies betreffende het formatieplaatsenplan na de kwartiermakersfase.

Om alle input te kunnen verwerken is door ons de volgende aanpak gehanteerd:

* Uit elke reactie zijn die gegevens gehaald, waarmee wij naar onze mening nu al iets mee kunnen en moeten doen.
* De rest van de vragen/ opmerkingen kunnen door naar de kwartiermakers.

Schuin gedrukt staan antwoorden van de directie op een aantal vragen.


1. Team veiligheid
A.

* Taak uitvoeren inkoop: beschrijving/nader definiëren. De centrale inkoopfunctie ligt bij AB: beleid, advies en coördinatie. De uitvoering van de inkoopfunctie ligt bij elke afdeling.

B. Voor kwartiermaker veiligheid:

* Adviseren over aanbevelingen m.b.t. functie van hoofd veiligheid en de 0.5 fte beleidsmedewerker integrale veiligheid.
* Alle kwartiermakers dienen een voorstel voor wat betreft de administratieve ondersteuning van de afdeling in hun advies mee te nemen.

* Brandweercommandant is in dienst van de veiligheidsregio en gedetacheerd bij de gemeente Best.

* Taak Applicatiebeheer: beschrijving/ nader definiëren. door aan kwartiermaker ondersteuning.


2. Team Juridische Zaken

A.

* FTE kermis aanpassen naar 0,4 fte ( staat foutief opgenomen)
* Ambtelijk secretaris Or onderbrengen bij Adviesbureau met 0,67 fte, waarvan 0,5 fte OR en 0,17 fte juridische werkzaamheden.
* Foutief percentage blz 45: 0,35 fte wijzigen in 0,5fte. Er is sprake van een aantal `foutieve' aannames die gecorrigeerd moeten worden. Deze kunnen aan de kwartiermakers worden meegegeven om nader uit te zoeken. Ze worden uiteindelijk in het formatieplaatsenplan opnieuw voorgelegd;

* Coördinatie kermis ook naar Beheer (uitvoering zit daar al) Akkoord.

* 0,2 fte (leidinggeven) weer toevoegen aan inhoudelijke capaciteit Juridische zaken.
Uitbreiding van formatie (leidinggevende capaciteit toevoegen aan inhoudelijke capaciteit): uitbreidingen zijn op dit moment niet aan de orde. Het is aan de kwartiermakers om de benodigde formatie in beeld te brengen. Per saldo moet er voor de organisatie als geheel een sluitend plaatje komen. Uitgangspunt was en is dat er geen vermindering/bezuiniging als taakstelling op de organisatieontwikkeling ligt, maar ook geldt dat er geen uitbreiding van de formatie als geheel plaatsvindt. Er vindt dus een organisatiebrede afweging plaats van de wensen en mogelijkheden.

B.

* Kwartiermaker intern advies aandacht vragen voor de juridische control functie en deze indien mogelijk versterken.


3. Afdeling Beheer openbare ruimte en team GEO

A.

* Aansprakelijkheidstellingen niet van IB naar Beheer maar naar Juridische zaken in AB.
Akkoord.

* Bedoeling bij versteviging rol opzichters nader omschrijven. Bij de vaststelling van het definitieve besluit over de organisatieontwikkeling is vastgesteld dat de functie van opzichter ongewijzigd is, in die zin dat er geen sprake is van herplaatsing. Wel is aangegeven dat ook de functie van opzichter ontwikkeling vraagt: ook hier is meer nadruk nodig op de managementvaardigheden als coaching, motivering, stimulering, et cetera.

* Tekstpassage "Rollen als werkverdeling, planning en coaching door senioren in rugzakjes benoemen en toewijzen aan leidinggevende en medewerkers. Exacte vaststelling van deze rollen doen aan de hand van afstemmingsgesprek tussen de kwartiermaker en de medewerker" net als bij elke andere afdeling alsnog opnemen. Akkoord.

* In de tekst pag.27 en 53 opnemen dat het dan gaat om nieuwe werken.
Akkoord.

* Meubilering en inrichting gemeentelijke gebouwen valt onder BO. Als het gaat om de gemeentelijke huisvesting (gemeentehuis) ligt de verantwoordelijkheid en het budget bij BO. Voor andere gebouwen (onder andere sportaccommodaties) ligt de verantwoordelijkheid en het budget bij Beheer. Bij nieuwe gebouwen hoort de eerste inrichting in de inrichtingskosten te zitten en moet er een deugdelijke exploitatieopzet zijn. De exploitatiebudgetten kunnen dan inderdaad aan BO dan wel Beheer toegevoegd.
* Duidelijkheid geven over het ontbreken in de begroting van reserveringen meubilering en inrichting van gemeentelijke gebouwen anders dan het gemeentehuis.
Zie hierboven.

* Inkoop, schoonmaak en BHV valt onder BO. Uitvoering inkoop naar elke afdeling.
De centrale inkoopfunctie ligt bij AB: beleid, advies en coördinatie. De uitvoering van de inkoopfunctie ligt bij elke afdeling. Schoonmaak en BHV vallen onder BO.
* Verhuur sportaccommodaties: uitgangspunt is functionaris volgt functie.
Akkoord.

* Hoe kan afdeling uitvoering uitgebreid met verkeerskundig medewerker terwijl taken bij beheer liggen. Uitsluitsel geven, dan wel in onderzoek geven aan kwartiermaker(s). Meegeven aan kwartiermakers.

B. Voor kwartiermaker beheer:

* een advies geven over de toegeschreven taken in relatie tot de toegeschreven fte's .

* Een advies geven over het hoe de beleidstaak van beheer dient te worden vorm gegeven. (strategisch, vak/ uitvoeringbeleid) in relatie tot het organisatiemodel.

* Tevens een advies geven over inbedding Milieubeleid.
* Wie draagt zorg voor de voorbereiding en aanleg groenvoorzieningen in nieuwe projecten.

* Advies geven over taak verhuur sportaccommodaties in relatie tot gestelde op pag.13.punt 3.

* Advies geven over de invulling 0,9 fte inhoudelijke taken huidige leidinggevenden.


4. Cluster Financieel beleid

A.

* blz. 17-69: opstellen vervangen door coördineren Akkoord.

* Verzekeringen personeel als geheel onderbrengen bij AK. Akkoord.

B.

* Knip aanbrengen in leningen conform voorstel door kwartiermakers AB en AK.

* Wat wordt onder verbijzonderde interne controle bedoeld? (oude taak P. Ramaekers?)


5. Facilitaire zaken

A.

* Centrale inkoop ligt bij AB. Uitvoering inkoop bij alle afdelingen.
De centrale inkoopfunctie ligt bij AB: beleid, advies en coördinatie. De uitvoering van de inkoopfunctie ligt bij elke afdeling. Schoonmaak en BHV vallen onder BO.
* Ri&E en Arbobeleid: bij AB onderbrengen; uitvoering bij BO. Is geen taak BE.
Zelfde lijn als bij inkoop: beleid, advies en coördinatie bij AB, uitvoering kan op andere plekken.

* Beplanting gemeentehuis/ Bestwijzer naar BO. Akkoord.

* Schoonmaak centraal regelen via BO of zie B. Ligt bij BO.

* blz 57: 4 bodes aanpassen naar 3 ? Nadere uitleg hierover. Er zijn in de formatie 3 functies bode. Daarnaast is er sprake van een boven formatieve plaatsing van een medewerker. Voorstel om dit door te geven aan de kwartiermakers.

B. Voor kwartiermaker ondersteuning:

* Voorstel doen voor logistiek probleem van dislocaties.
* Onderzoek doen huidige en toekomstige formatie Registratuur en DIV.

* Voorstel doen nieuwe taakverdeling en functiebenamingen) DIV. Advies dat klaarligt hierbij meenemen (attentie hierbij voor huidige organieke beschrijvingen)

* Advies voor formatie voor archivering SZ /WMO. ( stuk RHC)
* Advies geven over taken en capaciteit inzake "Facilitys"
* Advies geven over de wens tot centralisatie van de taak schoonmaak bij BO.

* Advies registratie post in relatie tot taken voor de gemeentewinkel door de kwartiermakers GW en BO.
* Applicatiebeheer + capaciteit daarvoor in beeld brengen.( voor alle kwartiermakers!)

* Advies over de vraag of een centrale servicedesk wenselijk en haalbaar is.

* FTE met getal 0 (pag. 57). Dit betekent? Vraag aan werkgroep voorbereiding kwartiermaken/ c.q. kwartiermaker


6. Gerard van der Rijt

A.

* Worden aanpassingen rondom personeel, die als reorganisatie kunnen worden gedefinieerd, ook als zodanig beschouwd en ook behandeld. Uiteraard.

* Vraagsteller maakt zich zorgen over de vele externen die de nieuwe organisatie gaan uitwerken.
De overwegingen om wel of niet met (externe) kwartiermakers te werken zijn uitgebreid besproken tussen Ondernemingsraad en bestuurder/directie. Dat heeft tot overeenstemming over deze aanpak geleid, waarbij wel nadrukkelijk is stilgestaan bij de mogelijkheden om de risico's van deze aanpak te managen.

B.

* Aandachtspunten projecten/ taken clustermanager realisatie meegeven aan kwartiermakers Ontwikkeling en regie en uitvoering en deze taken op de juiste afdeling onderbrengen.


7. Ingenieursbureau

A.

* Afdeling uitvoering ( zie ook opm. beheer) doet eerste uitvoering, daarna ligt onderhoud bij beheer.
Akkoord.

* WVG bestaat niet meer; is al enige tijd WMO ( in tekst op blz. 27 en 53 aanpassen) Bij ondersteuning toevoegen: " en advisering". Akkoord.

* Op Pag. 27 en 53: "waterzuivering" vervangen door Riolering, afwatering en bergbezinkbassins" Zo ook bij beheer op pagina 29 en 41.
Akkoord.

* "Onderwijsgebouwen, nieuwbouw en renovatie" advisering op vakgebied ( evenals realisatie) bij afdeling uitvoering onderbrengen en niet bij beheer.
Akkoord.

* Pag.28: KLIC/WION vervangen door de tekst "in relatie tot de reguliere administratieve nutsvoorzieningen" Akkoord.

* Pag.53: wat wordt bedoeld met "frontoffice voorlichting bouwen/ milieu". Immers het frontoffice is de gemeentewinkel. In algemene zin is het correct dat dé front office de gemeentewinkel is. Dat neemt echter niet weg dat er ook op andere plekken een vergelijkbare werkwijze van front en back office wordt gehanteerd. Het gaat dan om het verschil tussen een organisatorische oplossing (gemeentewinkel) en een werkwijze (voorlichting bouwen/milieu).

* Kermis ( zie ook opm. Team Juridische Zaken) als geheel onderbrengen bij Beheer.
Akkoord.

B. Voor kwartiermaker uitvoering:

* Advies geven over de werkzaamheden Ingenieursbureau in relatie tot beheersmatige en uitvoeringscomponenten .Nadere taakomschrijvingen maken.

* Advies geven over bouwgrondexploitatie.
* Advies geven of taak "Nutsbedrijven, openbare verlichting en VRI's in één hand dient te blijven in plaats van knip over de afdelingen Be en UI.

* Advies geven over de taak "verzekeringen" met name rondom capaciteit (fte).

* Aan- en verkoop gronden (pag.30): advies geven of deze van BO naar UI moeten gaan.

* Opmerking rondom kopje Realisatie nieuwe werken en Reconstructies en contracten lichtmastreclame meenemen.

* Advies over algemene opmerking rondom inhuur.
* Kwartiermakers, directie rondom definiëring projecten en programma's advies vragen.

* Advies geven rondom taakverdeling als omschreven in de reactie.


8. Jaco Kooijman

A.

* Uitspraak gevraagd rondom "noodzaak" uitbreiding formatie in relatie tot niet toestaan daarvan ( zie bakstenen, pagina 3 onder punt 6)
Zie ook de gemaakte opmerking van Nicole Mallant onder 9 B in dit kader.
Formatie uitbreidingen zijn op dit moment niet aan de orde. Het is aan de kwartiermakers om de benodigde formatie in beeld te brengen. Per saldo moet er voor de organisatie als geheel een sluitend plaatje komen. Uitgangspunt was en is dat er geen vermindering/bezuiniging als taakstelling op de organisatieontwikkeling ligt, maar ook geldt dat er geen uitbreiding van de formatie als geheel plaatsvindt. Er vindt dus een organisatiebrede afweging plaats van de wensen en mogelijkheden.

B. Voor kwartiermaker ondersteuning:

* Per afdeling capaciteit applicatiebeheer in beeld brengen, beschrijven en toe delen.

* Overlegstructuur vanuit BO rondom applicatiebeheer organiseren.
* Advies over pag.4 punt 4: coördinatietaak en uitvoeringstaak en daarbij te hanteren hiërarchische en functionele lijn.
* Aandacht voor beheer rondom software pakketten die op meer afdelingen worden gebruikt.


9. Namens Best Wijzer via Nicole Mallant

A.

* Pag. 15 punt 2: Taak Nicole Mallant en Johan Vos is niet goed beschreven. De volledige taken van Bestwijzer zijn door Nicole Mallant overgenomen van Johan Vos.
Akkoord.

B. Voor kwartiermaker gemeentewinkel:

* Waar is de beoogde onderzoeksfunctie (gegevensverzameling/ analyse etc.) opgenomen bij ontwikkeling en regie?
Deze moet worden toegevoegd, meegeven aan kwartiermakers.
* Voorstellen / adviezen formuleren rondom Bestwijzer: beheersfunctie, coördinatierol en aansturing in relatie tot dit specifieke samenwerkingsconcept.

* Extra formatie receptiefunctie Bestwijzer onderzoeken en met een voorstel komen.

* Voorstel rondom vraag Locatiemanager Bestwijzer doen.


10. Betsy Wisselink

B.

* Kwartiermaker Ontwikkeling en regie vragen de taken ( +verdeling daarvan) van de medewerkers MO te actualiseren en in overleg met de medewerkers van een onderbouwd advies te voorzien. Op dit moment wordt binnen maatschappelijke ontwikkeling gewerkt aan het in beeld brengen van taken en formatie. Dat overzicht wordt meegegeven aan de kwartiermakers.

* Opmerking rondom logische en realistische taakgebieden en onderwerpen bespreken met vraagsteller.
Akkoord.


11. Cluster Ontwikkeling

A.

* De inrichtingsprincipes van de nieuwe organisatie bepalen keuzen rondom de plaats (lees afdeling ) van beleid. De mening rondom raakvlakken met beleid SoZa wordt onderschreven. Toch is enige kruisbestuiving niet uit te sluiten als het gaat om belangen van de burger en het creëren van kansen om uitkeringsgerechtigden uit te laten stromen.
* Project en programmatisch werken behoeft wel degelijk nadere uitwerking en daarin dienen ook nog meerdere strategische en praktische keuzen te worden onderzocht en voorgelegd. Klopt. Projectmatig en programmatisch werken zijn nadrukkelijk in de nieuwe organisatie aanwezig. De exacte uitwerking wordt door de kwartiermakers gedaan.

* Uitspraak doen rondom projectleider Algemene dienst als genoemd op blz. 8.
In de huidige organisatie zijn slechts twee `projectleiders in algemene dienst'. Afhankelijk van de keuzes voor de invulling projectmatig en programmatisch werken, krijgen zij een plek in de nieuwe organisatie. De exacte uitwerking wordt door de kwartiermakers gedaan.

* Pag. 24: Toepassing bestemmingsplannen zit al bij UI is geen overheveling dus.
Akkoord.

* Pag. 24: Dit geldt ook voor "Grondaankoop: reguliere aankoop+ contracten en passeren"
Akkoord.

* Pag. 24: Dit geldt ook voor: "exploitatieplan toepassing". Akkoord.

* Pag. 27: "Onderwijsgebouwen, nieuwbouw en renovatie" advisering óók bij uitvoering.
Deze opmerking ligt volledig in lijn met de opmerking van het Team Ingenieursbureau ( 4e gedachtestreepje onder A). Akkoord.

* Opmerkingen over plaats Sociale Zaken: zie reactie bij eerste gedachtestreepje.

* De afdeling ontwikkeling en regie merkt op, dat zij door de samenvoeging zo'n 40 medewerkers zal gaan krijgen en de consequenties daarvan als opgemerkt?
Het is een terechte constatering dat de afdeling ontwikkeling en regie een grote afdeling wordt. Dat vraagt het een en ander van de afdelingsmanager, maar ook van de medewerkers. De afdelingsmanager kan slechts op hoofdlijnen met inhoud bezig zijn en is primair gericht op coachen en leidinggeven. Voor de medewerkers is een grote taakvolwassenheid van belang. Waar nodig worden (al dan niet tijdelijke) hulpconstructies gebruikt met rollen voor senior medewerkers (coördineren op inhoud) en projectleiders.

B. Voor kwartiermaker Ontwikkeling en regie:

* Voorstel ontwikkelen voor inbedding van projecten en een Projectenbureau binnen afdeling ontwikkeling en regie.
* Project en programmatisch werken behoeft wel degelijk nadere uitwerking en daarin dienen ook nog meerdere strategische en praktische keuzen te worden onderzocht en voorgelegd.
* Advies over capaciteit werkzaamheden "straatnaamgeving".
* Advies over de opmerking rondom "Grondexploitatie overheveling" geven + capaciteit in relatie ambitieniveau.
* Advies geven over knip tussen planschadebeleid en behandeling van planschadeverzoeken (door UI)

* Advies geven over rol afdeling uitvoering bij beleid WMO ( WVG is: WMO!)


12. William van Herk

B.

* Vacatures Toerisme en Recreatie staat op 1 en Projectmanager staat op 0. Allebei stellen .... fte?
vraag voor kwartiermaker ontwikkeling en regie/ werkgroepvoorbereiding kwartiermaken.


13. Jolanda Verhagen

A.

* De taak "verhuur sportaccommodaties"gaat naar Beheer. Dan geldt mens volgt functie. Punt 3 blz. 13 moet als zodanig gelezen worden.
Akkoord.

B. Voor kwartiermaker beheer:

* Bladzijde 13 punt 3, Advies uitbrengen over de huidige inhoud deze taak, de toekomstige ontwikkeling van die taak en de noodzaak tot uitbreiding van administratieve ondersteuning voor taken rondom maatschappelijk welzijn. (door de kwartiermaker ontwikkeling en regie en de kwartiermaker beheer)


14. Team integrale wijkontwikkeling

A.

* Bij Integrale wijkontwikkeling is sprake van programmabenadering. De positie van IW dient gezien de veranderingstaak en de opmerkingen van het college te worden heroverwogen. Integrale wijkontwikkeling onderbrengen als programma bij Ontwikkeling & Regie.

* Verantwoordelijk voor projecten en programma's is de directeur P. Bosman.
In algemene zin akkoord, maar wel met een nuancering. De directeur is verantwoordelijk voor projectmatig en programmatisch werken. Dat wil echter niet zeggen dat hij ook direct verantwoordelijk is voor alle projecten en programma's. De keuze voor de verantwoordelijkheid voor programma's en projecten wordt door de kwartiermakers voorbereid.

* De projectleider integrale wijkontwikkeling (IW) wordt programmaleider IW.
Dat is nu nog niet bepaald. In de huidige organisatie zijn er slechts twee `projectleiders in algemene dienst'. Afhankelijk van de keuzes voor de invulling projectmatig en programmatisch werken, krijgen zij een plek in de nieuwe organisatie. De exacte uitwerking wordt door de kwartiermakers gedaan.

B. Voor kwartiermaker Ontwikkeling en regie:

* Formatie Team wijkontwikkeling onderzoeken en daar een advies over geven.

* Aangeleverde input rondom programmatisch werken meenemen, ook op directieniveau.


15. Team Handhaving

A.

* Tekst op bladzijde 55: aanpassen conform voorstel Team handhaving onder Toezicht (bestuurlijke) handhaving. Vervangt 9e tekstblok "Handhaving gebruik t/m. APV"
Akkoord.

* Opnemen opstellen handhavingbeleid en vertegenwoordiging bij rechterlijke instanties.
Akkoord.

* Handhaving woonwagencentrum niet separaat opnemen. Akkoord.

* Het team spreekt haar zorgen uit over de hoeveelheid externe kwartiermakers in relatie tot Commitment in de organisatie. De overwegingen om wel of niet met (externe) kwartiermakers te werken zijn uitgebreid besproken tussen Ondernemingsraad en bestuurder/directie. Dat heeft tot overeenstemming over deze aanpak geleid, waarbij wel nadrukkelijk is stilgestaan bij de mogelijkheden om de risico's van deze aanpak te managen.

B. Voor kwartiermaker veiligheid:

* Graag advies over opmerking dat 1 fte (duo parttime functie) medewerking handhaving mist op het overzicht van blz. 57.
* Nadere uitwerking wat onder strategisch en operationeel beleid moet worden verstaan op directie niveau en afdeling niveau.


16. Veronica Premchand

A.

* Het is inderdaad een taak van de kwartiermaker en niet de voorbereidende werkgroep om rondom de inhoud van functies verdere onderzoek en concrete uitspraken te doen.
Akkoord.

* Het dienstverleningsconcept wordt door de directie en afdelingshoofden verder vorm gegeven. Opmerkingen van de werkgroep ( blz 15 onder 6) zijn van belang. Hiertoe zal ondermeer het stuk van de werkgroepen (in bijlage 3) worden gebruikt. Akkoord.

B. Voor de kwartiermaker Ontwikkeling en regie, gemeentewinkel:
* Rondom ondermeer de taak "bewaking en ontwikkeling kwaliteit van dienstverlening aan de burger"( zie opmerkingen functionaris) een advies opstellen. ( Kwartiermaker ontwikkeling en regie.)
* Is de plaats van het dienstverleningsconcept ( waarom hier wordt gevraagd) al te concretiseren op afdelingsniveau c.q. als "taak" op een gevestigde plek ergens toe te bedelen ? (in tegenstelling tot. bakstenen op blz. 3; 2e blok van onder gezien..)


17. Marianne van Boekel en Marie Louise van Gestel

B.

* Advies uitbrengen over onderbrengen taak "verkiezingen" door kwartiermaker gemeentewinkel en kwartiermaker ondersteuning. Akkoord.

* Advies maken over oude taken Publiekszaken. Deze inventariseren op volledigheid i.v.m. hier gemaakte opmerkingen) en nader uitwerken door kwartiermaker gemeentewinkel.
Akkoord.

* Onder verwijzing naar de drie hierbij gevoegde documenten in de bijlage de kwartiermaker een advies op laten stellen rondom taken en bezetting/ capaciteit van de back-office. Akkoord, dit is een van de eerste taken van de kwartiermakers.


18. Frank Visser

A.

* zorgen m.b.t. snelheid, draagvlak en zorgvuldigheid. Deze zorgen worden door de OR gedeeld en zijn ook meerdere malen onderwerp van gesprek geweest tussen ondernemingsraad en directie. Het gaat dan inderdaad om de relatie tussen zorgvuldigheid, snelheid (het belang van het vlot neerzetten van een nieuwe organisatie) en draagvlak. De keuze is weloverwogen gemaakt. Hierover krijgen de medewerkers nog nadere informatie in Best Bruist en kunnen zij altijd vragen stellen. De overwegingen om wel of niet met (externe) kwartiermakers te werken zijn uitgebreid besproken tussen Ondernemingsraad en bestuurder/directie. Dat heeft tot overeenstemming over deze aanpak geleid, waarbij wel nadrukkelijk is stilgestaan bij de mogelijkheden om de risico's van deze aanpak te managen.


19.Team Communicatie

A.

* Burgerjaarverslag uit advies werkgroep blz. 16 en blz. 37 schrappen: is afgeschaft.
Akkoord.

B Voor de kwartiermaker intern advies:

* Nader advies uitbrengen over de plaats van "Representatie" bij Communicatie. (AB)

* Taken voor rampenbestrijding (algemeen advies blz.3 punt 5) beschrijven formeel vastleggen als algemeen advies staat los van aan welke afdeling de taak wordt toebedeeld. Deze staat nu bij Communicatie blz. 16 tweede blok in schema opgenomen en op blz. 37 bij Adviesbureau. De kwartiermaker overlegt hierover met Communicatie en adviseert.


20. Johan Vos

A.

* We hebben kennis genomen van dit advies. Allereerst zal nog onderzocht moeten worden of de organisatie kiest voor de methode PRINCE 2 als de te hanteren methode voor projecten. De keuze welke medewerkers daarmee vervolgens aan de slag gaan wordt niet slechts ingegeven door een investering die dan mogelijk nodig is. Projectmatig en programmatisch werken zijn nadrukkelijk in de nieuwe organisatie aanwezig. De exacte uitwerking wordt door de kwartiermakers gedaan. Daarbij is ook de eventuele keuze voor een methodiek aan de orde. Op voorhand is Prince2 een prima methodiek, die echter ook nadelen heeft. De afweging aan de kwartiermakers is of dit voor de specifieke situatie van Best de meest geschikte methodiek is.

* De rolverdeling m.b.t. projecten tussen nieuwe directeur, afdelingmanager en programma-manager is vanzelfsprekend een punt van aandacht. Dit wordt nog nader uitgewerkt. In algemene zin is de directeur verantwoordelijk voor projectmatig en programmatisch werken. Dat wil echter niet zeggen dat hij ook direct verantwoordelijk is voor alle projecten en programma's. De keuze voor de verantwoordelijkheid voor programma's en projecten wordt door de kwartiermakers voorbereid.

* Onderscheid tussen afdelingsoverstijgende projecten ( en programma's) en niet afdelingsoverstijgende projecten (programma's) is ook onderwerp van gesprek. Zie hierboven.


21. Team Vergunningen

A.

* Als de vraag is wat visie is in termijnen van een begrip kan dit als antwoord dienen: De voorzet van de ondernemingsraad hiervoor is:
Visie is een overkoepelend begrip. Eigenlijk zouden wij van een `organisatievisie' moeten spreken. De visie geeft op bondige, heldere en systematische wijze weer:
o waarvoor een organisatie staat (`kernwaarden'), o waarom een organisatie bestaat (`hoger doel'), o waar een organisatie heengaat (`gewaagd doel') en o waarin een organisatie uitblinkt (`kernkwaliteiten'). Tezamen vormen dit de vier componenten waaruit een visie bestaat. Die componenten moeten niet los van elkaar, maar in samenhang worden beschouwd. Een visie is een `vierluik', waarvan de onderdelen naadloos op elkaar moeten aansluiten. Een werkzame visie is nimmer zomaar een opsomming van losse elementen. Voor de inhoudelijke visie van de gemeente Best wordt verwezen naar bijlage 1 bij het advies Organisatieontwikkeling van de ondernemingsraad van december 2008, dat weer verwijst naar de in 2005 door de gemeenteraad vastgestelde "Toekomstvisie 2020" van de gemeente Best:
De richting is wel uitgewerkt in een aantal kenmerken, maar niet nader gedefinieerd in concrete doelstellingen. Dit laatste dient een plaats te krijgen in de komende uitwerking. In een afdelingsplan zullen de visie en missie van de afdeling worden verwoord.
Wel is beschreven, uitgaande van de veranderrichting en de gewenste organisatie, welke cultuur daarbij hoort, welke besturing en welke structuur dat het beste faciliteert.

Het definiëren van "soorten" beleid is belangrijk; dit is nog nergens neergeschreven en wel een terugkerende vraag. De volgende definitie is slechts een eerste voorzet van de ondernemingsraad hiervoor; nadere afstemming moet hierover nog plaatsvinden. Beleid bestaat in soorten en maten. Een te maken onderscheid is dat in strategisch, tactisch en operationeel beleid. Strategisch beleid betreft de bepaling van het centrale doel van een organisatie en de uitwisselingsrelatie met de omgeving. Het geeft een antwoord op de vraag: wie zijn we en waarmee houden we ons de komende tijd in het algemeen bezig: het centrale doel. De vraag raakt dus de identiteit van een organisatie:de belangrijkste taken die ze op zich neemt.
Strategische beleidsformulering gaat ook bij een overheid over de kerntaken die een organisatie wil aanpakken en wil uitvoeren. 'Wat zijn de juiste dingen waar een organisatie zich op richt' is een vraag van typisch strategische aard.
Tactisch beleid betreft de vraag 'wat doen we met welke middelen, in het licht van de doelstellingen?' Hier is de uitwerking van strategisch beleid aan de orde. Een voorbeeld hiervan is de begroting.
Operationeel beleid handelt over: 'wat doen we concreet?' Denk aan een gemeentelijk actieprogramma ter bevordering van veilig verkeer of woningtoewijzingsbeleid. Niet zonder reden vallen hier de woorden programma en actie. Het operationeel beleid heeft betrekking op de uitvoering van concrete beleidsprogramma's op korte termijn, binnen één of twee jaar.


* De invulling van de senior functies die per afdeling nodig zijn moet nog worden bepaald. Tevens moet nog duidelijkheid komen over de scheidslijn tussen leidinggeven en de taken van een senior. De ondernemingsraad en bestuurder hebben in bijlage 5 van het Advies organisatieontwikkeling hier een voorzet voor gedaan. Nadere uitwerking volgt.
Klopt. sommige afdelingen worden qua formatieplaatsen en medewerkers groot. Dat vraagt het een en ander van de afdelingsmanager, maar ook van de medewerkers. De afdelingsmanager kan slechts op hoofdlijnen met inhoud bezig zijn en is primair gericht op coachen en leidinggeven. Voor de medewerkers is een grote taakvolwassenheid van belang. Waar nodig worden (al dan niet tijdelijke) hulpconstructies gebruikt met rollen voor senior medewerkers (coördineren op inhoud) en projectleiders.

B. Voor de kwartiermaker uitvoering:

* In relatie tot de opmerking dat de meeste functies binnen team vergunningen geknipt lijken te gaan worden ( Sr. medewerker vergunningen, medewerker vergunningen A en B en ondersteunend medewerker vergunningen) en de opmerking dat beleidstaken op gebied van milieu, ook wat betreft visievorming en strategische inbreng, bij Uitvoering moeten worden opgebracht in plaats van Ontwikkeling en Regie een advies uitbrengen.
* De productenomschrijvingen en volledigheid daarvan met de medewerkers afstemmen.

* Uitsluitsel geven over de capaciteit; vergunningen stelt dat de vacature senior medewerker ontbreekt.

* Advies over niet opnemen budget flexibele inhuur verlenen bouwvergunningen.

* Over applicatiebeheer vergunningen en waar die plaats vindt een advies uitbrengen.
Daarbij de Nota Team Informatiebeheer gemeente Best als uitgangspunt nemen.


22. Team I en A

B. Voor de kwartiermaker ondersteuning:

* Advies geven over de taken van de helpdesk en de daarvoor benodigde formatie.
Suggestie bezien of dit intern op te lossen is m.b.v. aan BO toe te voegen onderdelen.

* Het het voorstel van het Team Informatiebeheer gemeente Best als uitgangspunt een advies opstellen waarin opgenomen is hoe een functie accountmanager (contactpersoon met o.a. decentrale applicatiebeheerder) daarin past en tevens hoe de coördinatie applicatiebeheer, naast beheer van generieke applicaties daarbij moet worden vormgegeven.
* Opleidingsbehoefte I & A in beeld brengen en een voorstel hiertoe doen.


23. Klantmanagers Sociale Zaken

A.

* Wij hebben kennis genomen van de zorgen rondom zorgvuldigheid. Wij stellen alles in het werk om de noodzakelijke snelheid niet ten koste van de zorgvuldigheid te laten gaan.

* De klant staat ook centraal in de inrichting en aanpak die wij voorstaan.

* Huisvesting op verschillende locaties is vooralsnog niet aan de orde.

* De afsplitsing van het WMO team is een gepasseerd station; zij werken binnen het concept van Bestwijzer.

* Uitvoeringsbeleid blijft op de vakafdeling, strategisch beleid gaat naar Ontwikkeling en Regie.

* Binnen het bestaande concept van Bestwijzer is inpassen van het team WIZ niet mogelijk.

B.

* Voor kwartiermaker ontwikkeling en regie: in bakstenen staat uitvoeringsbeleid WIZ ( pag. 12) ook opgenomen bij Ontwikkeling en regie ?

Ondernemingsraad / Directieteam gemeente Best
18 april 2009

---

vrijdag 17 april 2009