Ingezonden persbericht
Persbericht
ZyLAB presenteert nieuwe whitepaper
over de verschillen tussen legal- en webzoekopdrachten.
Nieuwe e-Discovery Whitepaper
Amsterdam, 8 april 2009 - ZyLAB, een innovatieve ontwikkelaar van Information Access Solutions, stelt zijn nieuwe whitepaper - "Understanding the Difference between Legal Search and Web Search: What You Should Know About Search Tools You Use for e-Discovery" - beschikbaar. De gratis e-Discovery whitepaper belicht de fundamentele verschillen tussen de mogelijkheden van Web-zoekmachines en welke zoekfunctionaliteit en benadering nodig is ter ondersteuning van de strategische behoeftes van wethandhavers, juridische en intelligence toepassingen.
Een van de grootste verschillen is dat typische Web zoekmachines geoptimaliseerd zijn om alleen de meest relevante documenten te vinden; ze zijn niet in staat om alle (potentiële) relevante documenten te vinden. Dat is echter wel noodzakelijk voor zoekopdrachten vanuit een juridische, onderzoeks- of opsporingsomgeving. Bovendien hebben de onderzoekers uit dit vakgebied andere functionaliteiten nodig om snel en efficiënt te navigeren door relevante sets met documenten en deze tevens overzichtelijk te maken. De combinatie van deze twee eisen omvat het grote verschil tussen gemeenschappelijke web zoektools en juridisch toegesneden zoektools voor discoverygerelateerde activiteiten
De whitepaper is gepubliceerd in de februari uitgave van KMWorld in een speciale bijlage over e-discovery. Gebruik onderstaande link om de whitepaper te downloaden::
Inhoud van de whitepaper
Ervaren gebruikers zijn erg handig geworden in het gebruik van optimalisatietechnieken voor internet zoekmachines. Hierdoor kan men hogere rankings binnen de zoekmachines behalen en wordt men sneller gevonden. Dit complexe niveau werkt in twee richtingen. Mensen die zich bezig houden met criminele activiteiten (zoals fraude) willen niet in de top 10 voorkomen van de zoekresultaten. Daarom maken zij gebruik van geavanceerde technieken om hun gedocumenteerde activiteiten te verbergen en te voorkomen dat ze in de zoeklijsten voorkomen.
Bij veel onderzoeken gebruiken organisaties Web-zoektechnologieën of Web-zoekhardware om volledige tekst te doorzoeken van grote elektronische document- of e-mailcollecties van complete bedrijfsnetwerken. Deze organisaties realiseren zich al snel dat de technische beperkingen van Web-zoektechnologieën niet krachtig genoeg zijn om de deadlines te halen of tegemoet komen aan de eisen van handhavers en rechtbanken. Dit kan leiden tot hogere kosten en eventuele boetes. De beperkingen van de Web-zoektechnologieën worden vaak niet op tijd ontdekt.
Bepaalde zoekvragen bevatten honderden woorden en om rekening te houden met spellingvariaties (bijvoorbeeld typefouten of optical character recognition fouten) moet een goede zoektool in staat zijn om gebruik te maken van wildcards (placeholders voor het begin, het midden en het eind van woorden) en fuzzy zoekopdrachten kunnen uitvoeren (inclusief ondersteuning voor verandering van het eerste karakter). Web-zoektechnologieën zijn of niet in staat om dergelijke zoekvragen uit te voeren of ze zijn te traag wanneer de zoekvragen zich voordoen.
Zoekmachines moeten iedere keer exact dezelfde resultaten tonen wanneer het gaat om dezelfde datacollectie. Web-zoekmachines of zoekmachines die zijn gebaseerd op bepaalde hoog-dimensionale statistische relevante ranking technologie, hebben de neiging om verschillende resultaten te tonen. Zaken die in de rechtszaal voorkomen op basis van deze zoekresultaten, worden gecompromitteerd.
In sommige gevallen heeft een Web zoekmachine alleen de 20.000 meest relevante documenten voor een bepaald resultaat in zijn index opgeslagen. Dit type zoekmachine is totaal onbruikbaar binnen een wettelijke context. Verder kunnen veel Web-zoektechnologieën geen documenten indexeren die bestaan uit samengestelde documenten (bijvoorbeeld ZIP en PST), bitmap data, multimedia documenten, oudere elektronische bestandsformaten en gecodeerde files.
Wetshandhavers, rechtbanken en advocaten hebben vaak erg specifieke format eisen voor data die ontsloten moet worden. Gebruikers moeten in staat zijn om legal file formats, zoals DII, EDRM XML, iPro of Concordance load files te ondersteunen. Tevens moeten gebruikers de mogelijkheid hebben om documenten te anonimiseren, in dat geval moeten gebruikers bestanden die van origine elektronisch zijn kunnen TIFF-printen om er zeker van te zijn dat alle niet-relevante informatie niet langer wordt vermeld in het openbare document. Daarnaast moet de gebruikte informatie worden verzameld en gekopieerd naar een legal hold server. Dit is praktisch onmogelijk met Web-zoekmachines.
"Door niet te voldoen aan de eisen die in deze whitepaper behandeld worden, zal discovery veel te duur en inefficiënt worden uitgevoerd. Iedere onregelmatigheid, gemiste deadline of ieder ontbrekend onderdeel van data betekent een mogelijke boete en meer afhankelijkheid van dure externe leveranciers", zegt Dr. ir. Jan Scholtes, algemeen directeur van ZyLAB. "Risico's worden verminderd door het begrijpen van de vereiste processen, door bijbehorende procedures voor die processen, door gebruik te maken van de juiste tools en door samen te werken met de juiste partners ter vermindering van de risico's en kosten."
Over ZyLAB
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. ZyLAB - opgericht in 1983 - is een toonaangevende leverancier van Document Management software die Global 2000-bedrijven en overheden helpt bij het digitaal archiveren en beheren van miljoenen pagina's gedigitaliseerde papieren- en elektronische documenten, inclusief e-mail en multimedia. Door de complete onderzoeksmogelijkheden van ZyLAB, met hoge kwaliteit zoek- en vindopties in ruim 200 talen, kunnen gebruikers alle informatie eenvoudig online organiseren en delen.
Met ruim 7.500 installaties wereldwijd en meer dan 350.000 gebruikers beschikt ZyLAB over veel ervaring en kennis in uiteenlopende bedrijfssectoren en -applicaties. ZyLAB's Europese klanten omvatten een aantal toonaangevende organisaties op het gebied van onderzoek en justitie zoals de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD), Serious Fraud Office in het Verenigd Koninkrijk, de Duitse Douane (ZKA), de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) en het Italiaanse ministerie van Justitie (Ministerio della Giustizia Italiana). Belangrijke klanten in de VS zijn overheidsinstanties als de FBI, CIA, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service, Department of Homeland Security, the White House en Department of the Treasury. Daarnaast zijn ook bekende merken als Pepsico, Anheuser-Busch en Pacific Life Insurance Company klant van ZyLAB. De onderneming heeft hoofdkantoren in Amsterdam en Washington DC en regionale kantoren in Barcelona, Düsseldorf, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie: