Ministerie van Defensie
Postbus 20701
2500 ES Den Haag
Telefoon (070) 318 81 88
Fax (070) 318 78 88
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal
Plein 2
2511 CR Den Haag
Afschrift aan de Voorzitter van de Eerste Kamer
der Staten-Generaal
Binnenhof 22
2513 AA Den Haag
Datum 1 april 2009
Ons kenmerk SPEER/2009006560
Onderwerp Voortgangsrapportage Programma SPEER
Met deze brief informeer ik u, zoals afgesproken, over de voortgang van het programma
SPEER. Deze rapportage betreft de periode 1 september 2008 tot 15 maart 2009. In mijn
vorige rapportage (kamerstuk 31 460, nr.4) ben ik vooral ingegaan op de doelstellingen en de
algemene lijnen van de aanpak van SPEER. In deze en volgende rapportages zal ik mij
richten op de voortgang van het programma in vergelijking met de planning en de
doorwerking hiervan op het vervolg van het programma.
Opzet
Ik zal de rapportage beginnen met mijn samenvattend oordeel over wat het afgelopen jaar is
bereikt en de uitdagingen waarvoor we de komende periode staan.
Vervolgens ga ik, gebruikmakend van de elementen uit het format dat we zijn
overeengekomen (kamerstuk 31 460, nr. 1), dieper in op de voortgang en ontwikkeling van
het programma. Hierbij betrek ik ook mijn toezeggingen gedaan bij de beantwoording van uw
vragen in oktober 2008 (kamerstuk 31 460, nr. 5) en de motie van de leden Eijsink, Van
Velzen, Boekestijn, (kamerstuk 31 700X, nr. 48).
Achtereenvolgens komen derhalve aan de orde:
I samenvattend oordeel;
II de doelen en de reikwijdte van het programma;
III de financiën, verdeeld in de investeringen en de exploitatiekosten;
IV de voortgang van het programma, alsmede de planning en de mijlpalen;
Pagina 1/17
Ministerie van Defensie
V de risico's met de maatregelen om deze te ondervangen;
VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief het onderwerp
audits, reviews en onderzoek;
VII en tot slot de overige bijzonderheden.
I Samenvattend oordeel
Het jaar 2008 is een belangrijke mijlpaal geweest in de reeks veranderingen die zijn
bewerkstelligd na het besluit om de bedrijfsvoering van Defensie te ondersteunen met een
ERP-systeem. In dat jaar zijn alle financiële processen ondergebracht in SAP en is iedere
planner en financieel medewerker met het systeem gaan werken. Ook is het High Level
Design (HLD) Materieellogistiek opgesteld. Met deze blauwdruk voor de bedrijfsvoering
kunnen de inrichting, fysieke belegging en besturing van materieellogistieke processen in
detail worden vastgelegd. Dit biedt een goede basis voor de verdere invoering van ERP in
het materieellogistieke functiegebied.
Met deze veranderingen is een aantal verbeteringen in de bedrijfsvoering mogelijk geworden:
- het is technisch mogelijk de financiële en logistieke processen te koppelen in één
software applicatie;
- naast de functionaliteiten voor begrotingsrealisatie en -verantwoording zijn nu ook de
instrumenten voor de begrotingsvoorbereiding ondergebracht in SAP. Met FINAD is
vanuit het SAP-pakket de jaarafsluiting van 2008 uitgevoerd. Het wordt in 2009
stapsgewijs gebruikt bij het integraal doorlopen van de reguliere begrotingscyclus. Al
doende raakt het systeem verder ingeregeld.
De voorbereiding van de migratie naar een met SAP ondersteunde bedrijfsvoering in de
ketens (maritiem, lucht en grond) en het dataproject zijn begonnen. Hierdoor kan in 2009 het
eerste materieellogistiek project "live" gaan. Deze stap, en de voorbereidingen voor de
overige materieellogistieke projecten, gaan niet zonder forse inspanningen van de
programmaorganisatie en het personeel van de betrokken defensieonderdelen. Helaas doet
zich hier een aantal knelpunten voor, vooral op het gebied van de vulling met
defensiepersoneel, die van invloed zijn op de voortzetting van het programma. Een concreet
gevolg hiervan is dat, ondanks de inmiddels getroffen personele maatregelen, de migratie
niet eind 2013, maar midden 2014 zal zijn voltooid. In het vervolg van mijn rapportage ga ik
hier verder op in.
Pagina 2/17
Ministerie van Defensie
II Doelen en reikwijdte van het Programma
Over de doelstellingen van het programma SPEER heb ik u in mijn vorige brieven
geïnformeerd. Ze luiden, onveranderd en kort samengevat:
- de ondersteuning van een defensiebrede, paarse bedrijfsvoering en joint operationeel
optreden;
- de ondersteuning van het besturingsmodel;
- doelmatigheidswinst door procesefficiency en het herbeleggen van processen;
- doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door het uitfaseren
van de oude legacy informatiesystemen.
Ook de reikwijdte van het programma is onveranderd gebleven en luidt samenvattend:
- de defensiebrede migratie van de financiële processen naar SAP (FINAD);
- de bouw en de migratie van logistieke basisfunctionaliteiten ten behoeve van de uitrol bij
de Operationele Commando's (SAP kernel 1);
- de bouw en migratie van basis- en geavanceerde logistieke functionaliteiten in de eerste
plaats ten behoeve van de Defensie Materieelorganisatie (DMO) en het Commando
Diensten Centra (CDC) (SAP kernel 2).
III Financiën
Zoals in eerdere brieven en rapportages is uiteengezet, kent het programma SPEER een
investeringsbudget en een exploitatiebudget.
Investeringen
In 2008 is het investeringsbudget vooral gebruikt voor de bouw van kernel 1, de migratie van
het project FINAD, het High Level Design van het materieellogistieke functiegebied, de
voorbereidingen voor de migratie van de keten Grondgebonden Optreden en de aanschaf
van licenties. De komende periode zal het investeringsbudget worden aangewend voor het
detailontwerp van kernel 2 en de invoering van ERP in het materieellogistieke functiegebied
(projecten Grondgeboden Optreden, Maritiem, Lucht en Data). In tabel 1 worden de
kasrealisatie en de raming van de voorziene investeringsuitgaven in het programma SPEER
weergegeven. De budgetten in de tabel vormen de basis voor de verantwoording in verdere
voortgangsrapportages.
Pagina 3/17
Ministerie van Defensie
Tabel 1: SPEER-investeringen (in miljoenen euro) t/m 2014
t/m 2009 2010 2011 2012 2013 2014 To-
2008 taal
1. Programma-aanpak 62,9 11,0 6,8 4,5 3,5 3,5 92,2
2. High Level Design 3,2 0,1 3,3
Waarvan voor:
- project FINAD 0,2 0,2
- materieellogistiek domein
3,0 0,1 3,1
3. Detailontwerp & 46,8 17,6 15,3 6,7 86,4
Bouw
4. Migratie 20,4 19,4 15,5 16,5 8,1 4,0 2,3 86,2
Waarvan voor:
- migratievoorbereiding 7,2 7,2
- project FINAD 11,2 1,0 1,0 0,7 13,9
- project Grondgebonden
optreden 1,7 4,4 8,4 11,4 4,8 2,3 1,5 34,5
- project Maritieme keten
("Zee") 5,2 2,5 2,6 1,5 1,0 0,2 13,0
- project Luchtgebonden
keten ("Lucht")
4,9 2,0 1,8 1,8 0,7 0,6 11,8
- project Data
0,3 3,9 1,6 5,8
133,3 48,1 37,6 27,7 11,6 7,5 2,3 268,1
De activiteit Programma-aanpak omvat de uitgaven voor de regie van het gehele programma
en de coördinatie van de architectuur, het ontwerp en de bouw. Deze onderdelen worden
uitgevoerd met ondersteuning van de regiepartner (het consortium Capgemini en Logica) en
SAP Nederland. Ook de interne opleidingen, de aanschaf van licenties en de inhuur van
contra-expertise worden aan deze activiteit toegerekend. High Level Design betreft de
Pagina 4/17
Ministerie van Defensie
uitgaven voor het ontwerp van de bedrijfsvoeringprocessen in het financiële en
materieellogistieke functiegebied. Ook hierbij wordt het programma ondersteund door de
regiepartner. Detailontwerp & Bouw omvat de uitgaven voor het ontwerp, de ontwikkeling en
de bouw van kernel 1 en 2. De activiteit Migratie omvat de uitgaven voor de invoering van
ERP in de financiële en materieellogistieke functiegebieden. Bij de migratie wordt het
programma ondersteund door migratiepartners (ATOS Origin, PwC, PA Consulting en
IBM/Stork/Ordina).
In de periode tot en met 2008 is een programmabreed fundament gelegd voor de integrale
benadering van de bedrijfsvoering. Dit fundament berust op het besturingsmodel Defensie. Er
zijn (technische) functionaliteiten en instrumenten ontwikkeld die zowel in het financieel-
economische als in het materieellogistieke functiegebied zullen worden benut. Hierdoor zijn
de uitgaven Programma-aanpak ( 62,9 miljoen) en De tailontwerp & Bouw ( 46,8 miljoen) in
de jaren tot en met 2008 niet scherp toe te rekenen aan de twee functiegebieden. Bij
benadering is vastgesteld dat een kwart van deze uitgaven (respectievelijk 15,7 miljoen en
11,7 miljoen) het financieel-economische functieg ebied betreft (FINAD) en driekwart
(respectievelijk 47,2 miljoen en 35,1 miljoen)
het materieellogistieke functiegebied. Het
financiële zwaartepunt van de programmabrede projecten ligt dus bij de materieellogistiek. Dit
komt voornamelijk door de diversiteit van processen en het aantal interfaces dat moet worden
aangelegd. Vanwege de integrale (paarse) aanpak zijn de uitgaven van het driekwart deel
voor het materieellogistieke functiegebied niet nader toe te rekenen aan de onderliggende
projecten.
Voor Migratie zijn de uitgaven wel aan de functiegebieden en projecten toe te rekenen. Die
werkzaamheden worden specifiek verricht ten behoeve van de projecten Grond, Zee, Lucht
en Data.
Naar verwachting is het programma midden 2014 voltooid. Dat betekent dat een klein deel
van de investeringsuitgaven nog in 2014 wordt gedaan. Zoals ik in mijn antwoorden op de
vragen van de vaste commissie voor Defensie over de halfjaarlijkse rapportage (kamerstuk
31 460, nr. 5) heb toegelicht, is het totale investeringsbudget van 241 miljoen verhoogd
naar 268 miljoen. Met deze verhoging zijn onder a ndere de prijsverhogingen in de ICT-
branche tot en met 2008 en de overschrijding van het deelbudget FINAD opgevangen.
Exploitatie
Pagina 5/17
Ministerie van Defensie
1. SPEER exploitatiebudgetten
Ik heb uw kamer zowel in 2007 als in 2008 geïnformeerd over de budgetten van in totaal
120 miljoen voor de voorbereiding op het in exploi tatie nemen van ERP (kamerstuk 31
200 X, nr 40 respectievelijk kamerstuk 31200 X, nr 98).
Tot dusver is van dat budget 19,5 miljoen besteed aan de volgende onderwerpen:
3,8 miljoen voor interne programmaondersteuning;
4,8 miljoen voor dataonderhoud, achterstallig ond erhoud en datamigratie;
4,0 miljoen voor ICT-infrastructuur;
5,9 miljoen voor beheer;
1,0 miljoen voor de inrichting van het testcentru m.
2. Exploitatiebudgetten voor het gelijktijdig beheer van SAP en legacy
Voor SPEER is, zoals onder meer uiteengezet in mijn vorige rapportage, gekozen voor
een behoedzame migratiestrategie. Deze strategie wordt gekenmerkt door een
geleidelijke invoering van SAP, van klein naar groot ("Madurodam principe"). De
kernapplicaties van legacy systemen in het materieellogistieke functiegebied zullen
daarbij operationeel moeten blijven tot het einde van SPEER fase 1. De keerzijde van
deze benadering is dan ook een, zij het tijdelijke, verhoging van de beheerslasten als
gevolg van het gelijktijdig gebruiken van het nieuwe integrale SAP-systeem en de te
vervangen legacy systemen. In mijn antwoorden op vragen (kamerstuk 31 460, nr. 5) heb
ik toegezegd u in deze rapportage te informeren over de bevindingen van een onderzoek
naar de financiële gevolgen hiervan. De uitkomsten zijn als volgt. Wanneer de nieuwe
SAP-applicaties onder beheer worden gebracht van de Bedrijfsgroep IVENT, loopt de
bijbehorende IV-exploitatielast op. Dit vergt een tijdelijke verhoging van de IV-exploitatie
van naar verwachting 17 tot 21 miljoen jaarlijks
gedurende fase 1 van SPEER. Na de
voltooiing van SPEER zal 18 miljoen per jaar kunn en worden bespaard door de
uitfasering van de materieellogistieke legacysystemen Voor het financieel-economische
functiegebied geldt deze gelijktijdige beheerlast vanaf 2010 niet meer als aan de legacy
kant het systeem voor de Geïntegreerde Verplichtingen Kas en Kosten Administratie
(GVKKA) wordt stopgezet. Dit betekent een vermindering van de exploitatiekosten van
3,5 miljoen per jaar. De wijze waarop met de tijdelijke verhoging van de IV-
exploitatiegelden zal worden omgegaan, zal in de voorbereiding van de begroting 2010
worden vastgesteld.
Pagina 6/17
Ministerie van Defensie
IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen
De afgelopen rapportageperiode was een overgangfase waarin zowel de nazorg in het
FINAD-project als de voorbereidingen op de eerste materieellogistieke projecten centraal
hebben gestaan. Daartoe is, ten behoeve van de regie, een nadere overeenkomst gesloten
met het consortium Capgemini en Logica. Eerst volgt de stand van zaken bij de afzonderlijke
projecten van het programma, dan de situatie bij de programmaopbrengsten en tot slot de
uitwerking hiervan op het totale programma.
De projecten
Het programma SPEER kent een aantal projecten die het fundament van de ERP-migratie
vormen, te weten High Level Design MATLOG, Detailontwerp & Bouw en Data, en een
aantal projecten die zijn gericht op de werkelijke invoering van het ERP-systeem. Dit zijn de
projecten Zeeketen, Luchtketen, keten Grond Gebonden Optreden en FINAD. De zeven
projecten komen hieronder aan de orde.
1. Het project High Level Design MATLOG is in de achterliggende rapportageperiode
voltooid. Hiermee is de richting bepaald voor de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in
het materieel logistieke functiegebied en voor de daarbij betrokken organisatie-
onderdelen. De resultaten van dit project zijn richtinggevend voor de werkzaamheden
bij zowel het project Detailontwerp & Bouw als bij de migratieprojecten. In een nadere
uitwerking zal worden bepaald welke ERP-functionaliteit wanneer en aan wie
beschikbaar moet worden gesteld. Naar verwachting is deze definitieve
migratieplanning in mei 2009 voltooid. De planning bevat niet alleen de tijdstippen
waarop de diverse eenheden migreren, maar is ook richtinggevend voor de tijdstippen
waarop oude informatiesystemen kunnen uitfaseren en waarop de beoogde
programmaopbrengsten kunnen worden gerealiseerd. De uitgaven aan het High Level
Design bedroegen 3 miljoen.
2. Het project Detailontwerp & Bouw is sinds oktober 2008 gericht op de tweede
deellevering, de kernel 2. De overeenkomst voor de vervolgopdracht aan het
consortium Capgemini en Logica voor de bouw hiervan is in het najaar getekend. De
activiteiten voor kernel 2 hebben tot doel ERP te ontwikkelen voor de bedrijfsvoering
bij het CDC en de DMO. Dit gebeurt met behoud van de, bij het hoofdstuk Financiën
(III) genoemde integrale benadering van het materieellogistieke en financieel-
Pagina 7/17
Ministerie van Defensie
economische functiegebied. Zo komt er een koppeling met het reeds geactiveerde
FINAD. Daarnaast komt er op het terrein van Personeel en Organisatie een hechtere
verbinding met Peoplesoft. Deze aanvullingen op de ERP-functionaliteit van kernel 1
zijn nodig om uiteindelijk een compleet systeem te kunnen invoeren in de drie ketens
(Zeeketen, keten Grond Gebonden Optreden en Luchtketen). De uitrol is belangrijk
voor de realisatie van de vier programmadoelstellingen. Daarom is dit project
aangemerkt als een strategisch project.
Helaas is in dit project sprake van personele tekorten, waardoor een vertraging van
twee maanden is opgelopen. Intussen zijn er met voorrang personele maatregelen
getroffen om verdere vertragingen te voorkomen. De uitgaven aan Detailontwerp &
Bouw tot en met 2008 bedragen 46.8 miljoen.
3. Het project Data heeft een vertraging van enkele maanden opgelopen. Die vertraging
betreft vooral de inrichting van de databeheerorganisatie (het beheer van de SAP-
data). Ook dit project heeft te kampen met personeelstekorten. De oprichting van een
tijdelijke databeheerorgansatie ter ondersteuning van de inwerkingtreding in de
zeeketen heeft prioriteit. Omdat de gelijktijdige ondersteuning van de andere
ketenprojecten op een gebrek aan defensiepersoneel stuit, is intussen ook bij het
project Data tot vullingsmaatregelen besloten. Aan het project Data is in 2008 0.3
miljoen uitgegeven.
4. Het ketenproject Zee heeft te maken gehad met de gevolgen van onderbezetting bij
de programmaorganisatie, het project Data en het project Detailontwerp & Bouw. Na
het contract met een partner voor het migratieproces zijn de voorbereidingen op de
eerste toepassing in deze keten in volle gang. In de zomer van 2009 zal het eerste
schip (het fregat Hr. Ms. Van Speijk) het nieuwe systeem gaan gebruiken, gevolgd
door nog twee schepen in de tweede helft van 2009. Het ketenproject Zee wordt
daarmee de eerste matloggebruiker van de integrale kernel voor het
materieellogistieke en financiële domein. De eerste betalingen aan de migratiepartner
zijn verricht na 2008.
5. Ook het ketenproject Grond Gebonden Optreden kampt met personele
onderbezetting. Dit, plus het gegeven dat de projecten Detailontwerp & Bouw en Data
als gevolg van de personeelstekorten een ketenproject van deze omvang niet kunnen
Pagina 8/17
Ministerie van Defensie
ondersteunen, heeft tot gevolg dat dit ketenproject met een half jaar zal uitlopen tot
midden 2014. Om die reden is besloten het contract met een migratiepartner later te
sluiten, niet eind 2008 maar dit voorjaar. Helaas is er onlangs bij één perceel van de
gunning, te weten voor het onderdeel organisatieverandering Grond Gebonden
Optreden, een geschil ontstaan met een van de potentiële marktpartijen. In de loop
van de komende rapportageperiode, naar verwachting in de maand mei, kan worden
overzien wat het effect van dit gunningsgeschil is op het verloop van dit project.
De migratieactiviteiten in deze keten zullen stapsgewijs beginnen, om in september
2009 meer tempo te gaan maken. Een eerste toepassing in deze keten wordt in het
derde kwartaal van 2010 verwacht.
6. Het ketenproject Lucht kent eveneens personele problemen. Desondanks kon, na
de contractsluiting met de migratiepartners, met de voorbereidingen worden
begonnen op de toepassing voor de NH-90 helikopter. Afhankelijk van het
introductiemoment van dit wapensysteem zal dat in het vroege voorjaar van 2010
kunnen gebeuren. De eerste betalingen aan de migratiepartner zijn verricht na 2008.
7. Het project FINAD is in juni 2008 als eerste project van SPEER met SAP
operationeel geworden. Het project is vervolgens overgedragen aan de
lijnorganisaties. Het beheer is ondergebracht bij de Bedrijfsgroep IVENT van het CDC.
De nazorg vanuit SPEER duurt tot en met maart dit jaar. Intussen is het systeem in
technische zin beproefd, onder meer bij maand- en jaarafsluitingen. Het systeem
functioneert en verschaft het noodzakelijke inzicht om het financiële beheer te
verbeteren. De oplevering en controle van de eerste jaarrekening in SAP kent
aanloopproblemen en verbeterpunten. Ook andere departementen hebben dit
ondervonden. De jaarrekening 2008 zal hierdoor met enige vertraging worden
opgeleverd. De komende periode zal aandacht worden besteed aan de verdere
verbetering, maar vooral aan de integratie met het materieellogistieke functiegebied.
Dit laatste is belangrijk omdat in 2009 de eerste eenheden ook voor hun
materieellogistiek SAP gaan gebruiken.
De totale kosten voor FINAD bedragen tot en met 2008 ongeveer 39 miljoen. Hierbij
is uitgegaan van de investeringsuitgaven voor FINAD-migratie tot en met 2008 ( 11,2
miljoen), vermeerderd met de aan het financiële functiegebied toegerekende uitgaven
Pagina 9/17
Ministerie van Defensie
voor Programma-aanpak en Detailontwerp & Bouw, zoals vermeld in hoofdstuk III,
Financiën (respectievelijk 15,7 miljoen en 11,7
miljoen).
Programmaopbrengsten
Met betrekking tot de programmaopbrengsten kunnen de eerste concrete resultaten worden
gemeld. Zoals in de vorige rapportage is uiteengezet, zal de totale besparing op basis van
SPEER fase 1 (tot 2014) 20 miljoen per jaar aan m aterieelexploitatie en een reductie van
668 VTE'n bedragen.
Eind 2008 zijn de eerste 164 VTE'n geïdentificeerd bij de betrokken defensieonderdelen.
Hiervan zijn de ramingen in de defensiebegroting verwerkt.
In de komende rapportageperiode zal het restant van de reducties nader worden uitgewerkt.
De verdere opbrengsten komen uit de herinrichting van het materieellogistieke functiegebied
( 20 miljoen per jaar materieelexploitatie en 304 VTE'n) en uit reducties in het functiegebied
"planning en control" (200 VTE'n). De vertraging van het programma zal echter leiden tot een
dienovereenkomstige vertraging van de opbrengsten. In de volgende voortgangsrapportage
zal ik u hierover verder informeren.
Impact op de programmaplanning
Veel projecten in het programma SPEER hebben te kampen met personele tekorten. Deze
onderbezetting leidt tot vertragingen in de programmaplanning, vooral bij het ketenproject
Grond Gebonden Optreden. In verband hiermee zijn de volgende maatregelen getroffen:
· het stellen van prioriteiten. Prioriteit wordt gegeven aan de ondersteuning van het eerste
materieellogistieke project in de zeeketen, aan het realiseren van de technische
optimalisatie ten behoeve van het project FINAD en aan het project Detailontwerp &
Bouw. Zo nodig leidt deze prioriteitenstelling tot een (tijdelijk) gewijzigde inzet van
personeel in het programma;
· het met voorrang en urgentie vullen van de projectorganisaties;
· het vaststellen van de criteria voor besluitvorming over de doorgang van de afzonderlijke
projecten op de daarvoor voorziene momenten. In mei 2009 zal worden bezien in
hoeverre aan deze criteria wordt voldaan. Zo nodig worden projecten die niet aan deze
criteria voldoen aangehouden, totdat ze wel aan de vereisten voldoen.
Pagina 10/17
Ministerie van Defensie
Voordat ik een volledig beeld schets van de gevolgen van de vertragingen op de totale
planningsrealisatie, geef ik een samenvattende toelichting op de opzet van het programma,
zoals al in de vorige rapportage is gepresenteerd:
· de invoering van een ERP-systeem bestaat uit vier hoofdactiviteiten, namelijk
visieontwikkeling, ontwikkeling van een bedrijfsvoeringsblauwdruk, configuratie van het
ERP-systeem en migratie. De eerste drie hoofdactiviteiten betreffen de inrichting van het
ERP-systeem, terwijl de vierde hoofdactiviteit de feitelijke uitrol van het systeem betreft;
· de omvang van de te introduceren informatietechnologie (het SAP-pakket) is zo groot dat
alles niet in één keer kan worden opgeleverd. De levering van het ERP systeem bestaat
daarom uit twee deelleveringen (kernel 1 met functionaliteit die vooral door de OPCO's
gebruikt gaat worden en kernel 2 met functionaliteit die vooral door de DMO en het CDC
gebruikt gaat worden);
· ERP-functionaliteit van deze omvang kan niet in één keer worden ingevoerd. In de
migratie zijn materieellogistiek en financiën daarom gescheiden, evenals
randvoorwaardelijke projecten (Data) en ketenprojecten (Zeeketen, Keten Grond
Gebonden Optreden, Luchtketen) en is de uitlevering per keten opgedeeld in drie
tranches (uitrol kernel 1 en uitrol kernel 2 volgens het `Madurodam'-principe en
`opschaling').
De uitloop van fase 1 tot midden 2014 leidt tot de noodzaak een deel van de legacy langer in
bedrijf te laten dan gepland en leidt tot dienovereenkomstige vertraging van de
programmaopbrengsten. Nog bezien moet worden in hoeverre deze uitloop effect heeft op de
afbouw van de programma- en transitiemanagementorganisatie.
Het volgende mijlpalenoverzicht geeft de nieuwe planning weer:
Mijlpaal Toelichting Datum gereed
Migratie maritieme keten, 1e "go live" Datum waarop het eerste MATLOG- juni 2009
project in de maritieme keten begint.
Migratie maritieme keten, 1e tranche Datum waarop de eerste tranche oktober 2009
maritieme keten wordt voltooid.
Migratie luchtketen, 1e "go live" Datum waarop kernel 1 functionaliteit in februari 2010
Pagina 11/17
Ministerie van Defensie
de luchtketen in werking treedt.
Migratie Luchtketen 1e tranche Datum waarop de eerste tranche tweede kwartaal
luchtketen wordt voltooid 2010
Project Data voltooid Datum waarop de derde kwartaal 2010
databeheerorganisatie operationeel is.
Migratie keten Grond Gebonden Datum waarop kernel 1 functionaliteit in derde kwartaal 2010
Optreden 1e "go live" de keten Grond Gebonden Optreden in
werking treedt.
Bouw kernel 2 gereed Datum waarop alle functionaliteiten van eerste kwartaal 2011
kernel 2 ter beschikking gesteld kunnen
worden aan de gebruikersorganisatie.
Migratie keten Grond Gebonden Datum waarop de eerste tranche in de derde kwartaal 2011
Optreden, 1e tranche grondgebonden keten wordt voltooid.
Migratie luchtketen, 2e tranche Datum waarop kernel 2 functionaliteit is eerste kwartaal
beproefd in de luchtketen. 2012
Migratie maritieme keten, 2e tranche Datum waarop kernel 2 functionaliteit is eerste kwartaal
beproefd in de maritieme keten. 2012
Migratie keten Grond Gebonden Datum waarop kernel 2 functionaliteit is eerste kwartaal
Optreden, 2e tranche beproefd in de grondgebonden keten. 2012
Migratie Maritieme keten, Datum waarop de volledige uitrol binnen vierde kwartaal 2013
opschaling, 3e tranche de maritieme keten is voltooid.
Migratie keten Grond Gebonden Datum waarop de volledige uitrol binnen zomer 2014
Optreden, opschaling, 3e tranche de keten grondgebonden optreden is
voltooid.
Migratie Luchtketen, opschaling, 3e Datum waarop de volledige uitrol binnen zomer 2014
tranche de luchtketen is voltooid.
Naast het bereiken van deze mijlpalen is het mijn voornemen een tussenbalans op te maken.
In 2010 zal het programma in zijn volle breedte worden bezien op de mate van doelbereiking,
de effectiviteit van de programmaopzet en de doelmatigheid van de werkwijze. Dit met het
oog op de afwikkeling van fase 1 en de voortzetting na 2013/2014.
Pagina 12/17
Ministerie van Defensie
V Risico's
In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de drie grootste risico's zijn voor het programma.
De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden tot het volgende, aangepaste beeld.
1. Capaciteit SPEER De onderbezetting in het programma SPEER, die ik u al eerder
heb gemeld, heeft zich verder gemanifesteerd. De personele vullingsgraad bedroeg in
februari 2009 ongeveer 65 procent. Om te voorkomen dat de capaciteit van de
migratiepartners zonder een overeenkomstige capaciteit bij Defensie beschikbaar zou
worden gesteld, is de aanbesteding van contracten voor de uitrol in de keten Grond
Gebonden Optreden uitgesteld. Daarnaast zijn de inspanningen om de personele
vulling in het programma op peil te brengen geïntensiveerd. De Secretaris-generaal
en de Commandant der Strijdkrachten hebben de hoofden van de defensieonderdelen
opgedragen een vullingsgraad van ten minste 85 procent in mei 2009 te
bewerkstelligen. De vullingsgraad moet daarna verder oplopen. Het gaat erom de
tekorten met defensiepersoneel aan te vullen. Het is geen oplossing, als de vulling
achterblijft, extra extern personeel aan te trekken. Het algemene uitgangspunt is dat
er naar wordt gestreefd een gezond evenwicht te bewaren tussen het in te zetten
interne en externe personeel. Dit vanuit het oogpunt van kennismanagement en
financiële beheersing.
2. Koppeling met het functiegebied Personeel & Organisatie Met betrekking tot de
koppeling tussen SAP en Peoplesoft is in de vorige rapportage gemeld dat de
koppeling tussen het financiële domein en het P&O-domein is gelegd en dat er nog
onderzoek gaande is naar de koppeling tussen het materieellogistieke domein en het
P&O-domein. De eerstgenoemde koppeling is stabiel en werkt naar tevredenheid van
alle betrokkenen. De koppeling met het materieellogistieke domein maakt deel uit van
de inrichting van kernel 2. Er is geen aanleiding deze koppeling als een
programmarisico te beschouwen.
3. Beveiligingsmaatregelen De beveiligingsmaatregelen voor het nu in gebruik zijnde
ERP-systeem (FINAD) zijn getoetst door de Beveiligingsautoriteit van Defensie. De
Beveiligingsautoriteit heeft vervolgens toestemming verleend (accreditatie) voor het
operationele gebruik van het eerste deel (FINAD) van het systeem. Voor het beheer
staat nog één punt open: met de firma SAP wordt een alternatief besproken voor on-
Pagina 13/17
Ministerie van Defensie
line support. Effecten hiervan op de programma-uitvoering lijken er op dit moment niet
te zijn.
In de rapportageperiode is een nieuw risico geïdentificeerd:
4. Datamigratie Wanneer de benodigde verbeteringen voor de datamigratie niet op tijd
klaar zijn, komt de voorziene invoering van diverse materieellogistieke projecten
(GGO, Zee, Lucht) in gevaar. De aanpassingen dienen daarom in de komende
rapportageperiode te worden uitgevoerd.
VI Sturing en beheersing
In mijn vorige rapportage heb ik u geïnformeerd over de aansturing van het programma
SPEER en ook nu kan ik concluderen dat de structuur voldoet. Wel zijn de sturings- en
beheersingsprocessen van het programma SPEER verder gestroomlijnd. De
programmaplanning is vanaf begin 2009 gekoppeld aan de planning- en begrotingscyclus
van het ministerie. Zo wordt bereikt dat de projectplanning, de verantwoording over het
programma door middel van de voortgangsrapportages aan uw Kamer en het
verantwoordings- en begrotingsproces van het ministerie zowel inhoudelijk als in de tijd aan
elkaar zijn gekoppeld.
Verder worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:
- als tussentijds evaluatiemoment dient mijn voornemen om midden 2010 een
tussenbalans op te maken en het programma over de volle breedte in beschouwing te
nemen op de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet en de
doelmatigheid van de gekozen werkwijze;
- in het kader van de checks and balances stuurt de Supervisor niet alleen op basis van de
reguliere rapportages van de opdrachtnemers, maar tevens op basis van audits en
interne kwaliteitsonderzoeken om de uitvoering te toetsen aan de overeengekomen
kaders;
- met het oog op een zorgvuldige voortgang hanteert de Supervisor "peilstokmomenten"
om te toetsen of de mijlpalen met hun onderliggende activiteiten aan de criteria voldoen
om verantwoord de volgende geplande stap te kunnen zetten;
- voor de kwaliteitscontrole is er een actueel kwaliteitshandboek waaraan de projecten van
SPEER van meet af aan worden getoetst;
Pagina 14/17
Ministerie van Defensie
- voor de bewaking van de samenhang van alle activiteiten onderling en in relatie tot de
(beleids) doelstellingen van Defensie wordt gewerkt onder de Defensie
informatievoorzieningsarchitectuur. Alle initiatieven die binnen het programma worden
ontplooid, worden getoetst op onderlinge consistentie, aansluiting op overige
ontwikkelingen in het departement, inpasbaarheid in het bestaande "IV-
systeemlandschap", migreerbaarheid en beheersbaarheid.
Op de genoemde beheersingsmaatregelen kom ik in de volgende rapportage zo nodig terug.
Met de brieven van 26 juni (kamerstuk 26 643, nr. 128) en 12 december 2008 (kamerstuk 26
643, nr. 135) heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) uw
Kamer geïnformeerd over de wijze waarop rijksbreed grote ICT- projecten moeten worden
aangestuurd. Hierbij is ook een rijksbreed te hanteren rapportagemodel opgenomen. De
minister van BZK signaleert echter dat de administraties van de ministeries hiervoor nog niet
in voldoende mate zijn ingericht. Het programma SPEER zal zoveel mogelijk bij deze
rijksbrede aanpak van grote ICT-projecten aansluiten. Het gaat hierbij vooral om de invulling
van de CIO-rol (chief information officer), de toepassing van het rapportagemodel en de
uitvoering van onafhankelijke reviews.
Audits en kwaliteitsonderzoek
In de achterliggende periode zijn diverse audits uitgevoerd door de Auditdienst Defensie
(ADD). De nadruk lag, sinds de overgang naar SAP in juni 2008, op de beoordeling van de
kwaliteit van de financiële administratie. Zo zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole en
de beoordeling van het financiële beheer onderzoeken uitgevoerd naar de betrouwbaarheid
van het financiële systeem en de randvoorwaardelijke ICT-omgeving. De uitkomsten hiervan
worden meegenomen in de accountantsverklaring bij de jaarrekening 2008. Daarnaast is er
een onderzoek gehouden naar de contractvorming. Op het gebied van project- en
programmabeheersing is een onderzoek uitgevoerd naar de risicobeheersing van het project
FINAD.
Op basis van deze onderzoeken zijn risicolijsten opgesteld en aangeboden aan de
desbetreffende lijnfunctionarissen. Ook de afhandeling van deze risicolijsten wordt door de
ADD gevolgd. Voor 2009 is een audit voorzien naar de beheersing van het programma
SPEER in zijn geheel. Deze audit is mede bedoeld als input voor mijn voornemen om in 2010
Pagina 15/17
Ministerie van Defensie
een tussenbalans op te maken. Verder zijn er in 2009 audits voorzien naar het ketenproject
Lucht en het project Data.
Naast de audits van de ADD maakt het Programma SPEER gebruik van interne
kwaliteitsonderzoeken. Dit type onderzoek wordt uitgevoerd op verzoek van de
programmamanager met de bedoeling een onafhankelijk beeld te krijgen van de kwaliteit en
de verankering van bereikte (tussen)resultaten of van de juistheid van gevolgde
benaderingen. Voor de uitvoering hiervan wordt een beroep gedaan op onderzoekers die als
onafhankelijke partij in het programma zijn aangesteld.
De kwaliteitsonderzoeken en adviezen uit de afgelopen rapportageperiode hadden vooral
betrekking op de kernel 1 activiteiten.
Een en ander heeft tot de volgende inzichten en besluiten geleid:
· verheldering van de verantwoordelijkheden bij het project Data en versterking van het
management;
· efficiëntere inrichting van de verificatie- en validatiesessies;
· verbetering van de systeemdocumentatie voor de gebruiker en de opleidingen;
· optimalisering van de interne overlegstructuren bij het verleggen van de
managementaandacht van het FINAD functiegebied naar het Matlog functiegebied.
Het programma van interne kwaliteitsonderzoeken zal de komende periode vooral gericht zijn
op het toezicht en op de kwaliteitsplannen van de ketenprojecten. Tot slot houdt de
Beveiligingsautoriteit (BA) van Defensie toezicht op de mate waarin de ontwikkelde systemen
voldoen aan de beveiligingsvoorschriften en -richtlijnen.
De appreciaties in de audits van de ADD, BA en kwaliteitsonderzoeken en de uitvoering van
aanbevelingen hebben mijn bijzondere aandacht.
VII Overige bijzonderheden
In de volgende rapportage over het programma SPEER, die u 1 oktober 2009 tegemoet kunt
zien, zal ik u informeren over de voortgang van het programma in de periode 15 maart tot 15
september.
Pagina 16/17
Ministerie van Defensie
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
drs. J.G. de Vries
Pagina 17/17
---- --