Universiteit Leiden

Nieuwe bibliotheekorganisatie schept nieuwe mogelijkheden

De vorming van een nieuwe bibliotheekorganisatie heeft pijnpunten maar schept ook nieuwe mogelijkheden, bijvoorbeeld voor het verruimen van de openingstijden en het faciliteren van de snel voortschrijdende digitale ontwikkelingen, stelt universiteitsbibliothecaris Kurt De Belder.

Het nieuwe Informatiecentrum Huygens
Grootste pijnpunt
Kurt De Belder, bibliothecaris van de universiteit en directeur van de UB, legt het nog een keer uit: de kaasschaafmethode zou een hoogst ongelukkig instrument geweest zijn om de opgelegde structurele bezuiniging van ¤ 1 miljoen uit de bibliotheekkolom te halen. Vandaar het samenbrengen van de bibliotheken in één Universitaire Bibliotheekorganisatie Leiden (UBL). Daardoor kunnen de verschillende bibliotheekprocessen worden geïntegreerd en kan er efficiënter worden gewerkt. Daarnaast worden een aantal 'kleinere' locaties gesloten. De collecties daarvan worden verplaatst naar de UB. Hierbij wordt de open opstelling van het materiaal zoveel mogelijk gegarandeerd. Het staat allemaal in het Concept-plan voor de Universitaire Bibliotheekorganisatie Leiden dat momenteel in een aantal gremia wordt besproken. Uitvoering van het plan gaat banen kosten, 18 fte in totaal. Dat is het grootste pijnpunt. Ruimere openstelling
Maar De Belder heeft tegelijkertijd naar mogelijkheden gespeurd om te kijken wat verbeterd zou kunnen worden. 'We gaan naar een substantieel ruimere openstelling op één locatie: nu al is de Universiteitsbibliotheek in tentamenperiodes open tot 24.00 uur. Dat gaan we verder uitbreiden, meer dan verdubbelen zelfs, tot ongeveer 20 weken per jaar. Op de zondag gaan we van een halve dag naar acht uur openstelling. In overleg met studenten bepalen we nog of dat in de ochtend of 's avonds gaat gebeuren. Als ik de stemming goed peil, zal het de avond worden.'

Kurt De Belder, bibliothecaris van de Universiteit Leiden en directeur van de UB: 'De kaasschaafmethode zou een hoogst ongelukkig instrument geweest zijn om de opgelegde bezuiniging uit de bibliotheekkolom te halen.' Investeren in nieuwe faciliteiten
Een ander winstpunt dat De Belder ziet is dat ondanks de bezuiniging méér geïnvesteerd kan worden in nieuwe faciliteiten. 'Nu worden die investeringen verspreid over vele locaties, en dat is relatief duur.' Daarnaast is de digitalisering van bronnen, publicaties én onderzoeksmethoden volgens De Belder aan een onverbiddelijke opmars bezig. 'De STM-sector, gevormd door de science, de techniek en de medische sector, loopt daarin voorop maar in de andere wetenschapsgebieden begint het proces nu ook flink door te zetten. Daar moeten we op voorbereid zijn.' Andere informatietypen, andere werkwijzen
'Onderzoekers maar ook docenten en studenten', licht De Belder toe, 'gaan meer werken met tekstcorpora, digitaal beeldmateriaal, grote datasets die door henzelf, door onderzoeksgroepen of andere partijen worden gegenereerd. Daar is know how voor nodig. Hoe benader je die datasets? Hoe garandeer je de kwaliteit van de informatie? Hoe koppel je informatie uit verschillende bronnen aan elkaar? Onderzoekers zullen ook meer en meer hun onderzoeksresultaten en datasets willen bewaren. Verder bieden deze massieve informatiebestanden de mogelijkheid om andere onderzoeksvragen te stellen. Dit leidt tot textmining en datamining. Dat moet je als wetenschappelijke informatiemanager - want dat is de bibliotheek - kunnen ondersteunen.' Naar één bibliotheekorganisatie
In totaal blijven er vier grote bibliotheekvestigingen over die vanuit een nieuwe Universitaire Bibliotheekorganisatie Leiden (UBL) worden aangestuurd: de Universiteitsbibliotheek (UB) en de bibliotheken bij sociale wetenschappen, rechten, en wiskunde en natuurwetenschappen (W&N). De bibliotheken van geesteswetenschappen en archeologie worden in de komende jaren gehuisvest in de UB aan de Witte Singel. Voor de realisatie van een Asian Library waarin de huidige instituutsbibliotheken Chinees, Indologie (Kern), Japans en Koreaans opgaan is een gedeeltelijke opbouw van de 2de verdieping van de UB nodig. Bij de vestigingen van sociale wetenschappen, rechten en W&N verandert er niet veel. Belangrijk is dat de informatie- of collectiebudgetten buiten de bezuinigingen zijn gehouden en bij de faculteiten blijven. De bibliotheekfacilteiten van geneeskunde worden niet bij deze ontwikkelingen betrokken omdat zij onder het LUMC vallen. Immens universum
'Twintig jaar geleden bestond het onderzoeksuniversum van de onderzoeker en de student uit de collecties die aanwezig waren in de eigen universitaire bibliotheek en soms in andere bibliotheken in binnen- en buitenland. Met de digitalisering van informatie is dat universum enorm uitgebreid. Het is zelfs voor specialisten op een klein gebied moeilijk geworden de vakliteratuur en informatiestromen goed bij te houden. Dat vraagt dus om andere manieren van zoeken, bevragen, annoteren, samenvatten en toegankelijk maken van informatie.'

De vernieuwde leeszaal Bijzondere Collecties Dousa. Cursussen
Uit de gesprekken die gevoerd zijn in de faculteiten bleek volgens De Belder dat zowel onderzoekers als studenten ingewijd willen worden in de nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen. 'Daarom organiseren we veel cursussen waar ook veel mensen op af komen. Gerichte cursussen in samenwerking met faculteiten maar ook walk in-cursussen die voor iedereen toegankelijk zijn.' Afspraken maken
Een belangrijke taak achter de schermen is de participatie van de bibliotheek in nationale en internationale overleggen en in innovatieve projecten waar afspraken worden gemaakt over de inrichting van digitale informatiefaciliteiten, zodat we deze uitdagingen gezamenlijk en internationaal aanpakken. Verschillende reacties
De reacties op de plannen zijn verschillend. 'Sommige studenten zullen het gemis voelen als een kleine bibliotheeklocatie als zodanig verdwijnt', zegt De Belder, 'maar ik denk dat ze de nieuwe mogelijkheden die geboden worden ook waarderen naast de ruimere openstelling van de UB. Onderzoekers en docenten zijn zich bewust van de grote veranderingen die zich om ons heen voltrekken, ze denken meer op de langere termijn en begrijpen dat we ons daarop moeten instellen.' Communicatie over het plan
'Alle bibliotheekmedewerkers hebben het concept-plan inmiddels ontvangen', zegt De Belder, 'en iedereen is uitgenodigd om deel te nemen aan informatiesessies. Verder worden bij de faculteiten informatiebijeenkomsten georganiseerd voor bibliotheekgebruikers: studenten, docenten en onderzoekers die vaak zorgen en vragen hebben.'

(24 maart 2009/CH)