NEN
NEN richt nieuwe werkgroep op voor classificeren van documentsoorten
maandag 16 maart 2009, 14:33
Om het vastleggen en het terugzoeken van documenten te
vergemakkelijken, is het handig deze te classificeren. NEN heeft
daarom een werkgroep opgericht die een normdocument gaat ontwikkelen.
Hierin worden documentsoorten geclassificeerd en eenduidig benoemd. De
werkgroep werkt onder de verantwoording van de normcommissie
Informatie- en Archiefmanagment.
Sommige gemeenten maken gebruik van 600 werkprocessen waar documenten
bij horen. Er worden verschillende lijsten met documenttypen gebruikt
in Nederland. Het kan voorkomen dat op een lijst meer dan 5000
documenttypen voorkomen. Op basis van bestaande lijsten met
documenttypen gaat de werkgroep een basislijst van documentsoorten
maken. Naar verwachting worden ongeveer zestig documentsoorten met hun
relaties opgenomen. Dit aantal kan in latere versies worden uitgebreid
of ingeperkt. Het normdocument wordt zo opgezet dat gebruikers zelf
documenttypen kunnen toevoegen, indien nodig.
De documentsoorten die veel worden gebruikt, worden in het
normdocument opgenomen. Per documentsoort kan de volgende informatie
worden opgenomen:
- beschrijving (vrije tekst);
- minimale set metagegevens;
- personen/organisaties die bij het document zijn betrokken (actor,
auteur en geadresseerde);
- processen en de omgeving waarin het document een rol speelt;
- vorm van de documentsoort;
- synoniemen;
- voorbeelden van specifieke proces- en documenttypes.
Metagegevens die van belang zijn voor specifieke applicaties of
werkprocessen, worden niet opgenomen.
Voordelen
De norm kan de interoperabiliteit verbeteren tussen applicaties en de
omgeving waarin informatieobjecten worden opgeslagen, bijvoorbeeld
binnen de kaders van de norm NEN 2082 en rekening houdend met NEN-ISO
15489. Een classificatie vereenvoudigt ook het koppelen van de
verschillende processen in een keten. Daarnaast is een eenduidige
benaming van documentsoorten van belang als verschillende processen
gegevens van elkaar gebruiken. Hoewel het normdocument gebaseerd wordt
op documenttypen die gebruikt worden door de overheid, is het
uitganspunt van de werkgroep dat het normdocument ook bruikbaar moet
zijn voor het bedrijfsleven.
Het lidmaatschap van de werkgroep staat open voor de leden van de
normcommissie Informatie- en Archiefmanagment. Deze commissie is onder
andere verantwoordelijk voor NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van
informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Meer informatie
over deze commissie vindt u op haar website. Op het moment zijn de
Hogeschool van Amsterdam/Universiteit van Amsterdam, afdeling
Mediastudies en Centric lid van de werkgroep.
Informatie
Voor inhoudelijke informatie over deze werkgroep, de genoemde norm(en)
of over het normalisatieproces: Jan Rietveld, consultant Kennis- en
Informatiediensten, telefoon (015) 2 690 376 of e-mail
jan.rietveld@nen.nl.