Kamerbrief inzake legalisatie- en verificatiebeleid van buitenlandse
brondocumenten
17-03-2009 | Kamerstuk | Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken
Bij brief van 22 december 2005 (Kamerstukken II 2005/06, 29 831, nr.
2) heeft U van onze ambtsvoorgangers bericht ontvangen over het
legalisatie- en verificatiebeleid, zoals dat met ingang van 15 mei
2006 in werking is getreden op grond van de circulaire inzake
legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende
de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek in een
aantal gevallen waarin bewijsstukken ontbreken (Stcrt. 2006, 91, blz.
13). Dit betreft beleid ten aanzien van documenten die in het
buitenland zijn afgegeven inzake de burgerlijke staat van personen en
die door de betrokkenen aan officiële Nederlandse instanties dienen te
worden overgelegd. Dat zijn met name de gemeenten en de Immigratie- en
Naturalisatiedienst (IND). Het beleid omvat alle regelgeving in dit
kader. Nederland heeft geen wetgeving op het gebied van legalisatie en
verificatie.
In de bij de voormelde brief gevoegde beleidsnotitie - "Legalisatie en
verificatie - Beleid ten aanzien van brondocumenten uit het buitenland
ten behoeve van gebruik van bevoegde Nederlandse instanties" - werd
aangekondigd dat de betrokken instanties twee jaar na invoering van
het nieuwe beleid zouden bezien of de nieuwe werkwijze in de praktijk
voldoet. In overleg met de koepelorganisatie van de gemeenten op dit
terrein, de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), is
besloten de oordeelsvorming mede te baseren op de bevindingen van een
onafhankelijk evaluatieonderzoek. Na openbare aanbesteding werd de
onderzoeksopdracht op 11 februari 2008 gegund aan Regioplan
Beleidsonderzoek te Amsterdam. De uitkomst van het evaluatierapport
geeft ons geen aanleiding het beleid in essentie te wijzigen. De
nieuwe aanpak kan wel op een aantal onderdelen worden verbeterd.
Legalisatie
Legalisatie vindt alleen plaats in landen waar geen verdragen van
toepassing zijn die voorzien in vrijstelling c.q. afschaffing van
legalisatie zoals het op 5 oktober 1961 te 's-Gravenhage tot stand
gekomen Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van
buitenlandse openbare akten (Apostilleverdrag, Trb. 1963, 28).
Het legalisatie- en verificatieproces wordt uitgevoerd door
verschillende organisaties in een keten die loopt van de uitgevende
instantie in het buitenland tot de gebruikende instantie in Nederland.
Voor Nederland zijn gerekend vanaf het buitenland de partners in deze
keten de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen, de IND en de
Nederlandse gemeentes, te weten de ambtenaren van de burgerlijke stand
en de ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegegevens.
Legalisatie en verificatie vervullen onder meer een ondersteunende rol
bij het toelatingsbeleid. De Nederlandse diplomatieke
vertegenwoordigingen staan aan het begin van de keten in Nederland
door middel van het afgeven van de legalisatie.
Legalisatie is een formele handeling waarbij een bevestigende
verklaring wordt afgegeven op het desbetreffende document over de
authenticiteit van de laatst geplaatste handtekening, de hoedanigheid
en bevoegdheid van de ondertekenaar van het document en het feit dat
de verschijningsvorm van het document overeenstemt met de daarvoor
geldende voorschriften krachtens het recht van de staat waar het
document is opgemaakt. Normaal gesproken is de laatstgeplaatste
handtekening op het document van een hiertoe geautoriseerde ambtenaar
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het land waar het
document is opgesteld. Overige vereisten voor legalisatie zijn dat het
document dient te zijn afgegeven door de bevoegde autoriteiten in het
land van vertegenwoordiging/accreditatie en dat de voor dat land en
voor het desbetreffende document juiste en volledige legalisatieketen
is doorlopen. Het document moet bestemd zijn voor gebruik in
Nederland. Het beleid komt er samengevat op neer dat, volgens de
internationaal geldende praktijk, buitenlandse bewijsstukken
gelegaliseerd worden wanneer aan deze vereisten wordt voldaan.
Legalisatie op zich biedt dus geen garantie ten aanzien van de
correctheid van de inhoud van een document.
De beslissing over de acceptatie van de gelegaliseerde documenten ligt
niet bij de diplomatieke vertegenwoordigers, maar bij de ketenpartners
in Nederland (IND en gemeentes).
Verificatie
Wanneer een ketenpartner in Nederland twijfelt omtrent de inhoud van
een overgelegd stuk, kan deze een verificatieonderzoek laten
instellen. Dat houdt in dat op verzoek van de instantie waaraan het
stuk is overgelegd door tussenkomst van de Nederlandse diplomatieke
vertegenwoordiging navraag gedaan wordt naar de in het document
opgenomen gegevens (1). Hierbij wordt gecontroleerd op de juistheid
van de gegevens die in het document staan vermeld. In praktijk
betekent dit dat wordt nagegaan of de in het document vermelde
gegevens overeenkomen met de gegevens in het openbare register waaraan
de bedoelde feiten zijn ontleend. Verificatie wordt in principe door
de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging gevraagd aan de
autoriteiten van het land waaruit het stuk afkomstig is.
Om de ketenpartners in Nederland te ondersteunen bij de beoordeling
van stukken die uit het buitenland afkomstig zijn, is een
vragenformulier ingevoerd. De ketenpartners hebben aangegeven welke
informatie voor hen van belang is om in het formulier op te nemen. De
Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen vullen bij legalisatie
van buitenlandse documenten een deel van het vragenformulier (2) in.
Zij geven het door hen ingevulde vragenformulier mee met elk
gelegaliseerd document. De documenthouder vult op basis van
vrijwilligheid zijn persoonlijke gegevens in op het daartoe bestemde
gedeelte van het vragenformulier. Dat hoeft overigens niet persoonlijk
op de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging te gebeuren.
De ketenpartner in Nederland waarvoor het gelegaliseerde stuk is
bestemd, ontvangt door middel van het ingevulde formulier de gevraagde
extra informatie die deze bij de te nemen beslissing kan betrekken.
De ketenpartner in Nederland wordt dankzij het vragenformulier, ook in
de gelegenheid gesteld om waar nodig gericht navraag te doen bij de
Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging die het document heeft
gelegaliseerd en een kopie van het door haar ingevulde deel van het
vragenformulier heeft opgeslagen.
Aanbevelingen evaluatie
De opvolging van de aanbevelingen van de onderzoekers is een vast
agendapunt van het zogeheten Ketenpartneroverleg, het periodiek
overleg tussen vertegenwoordigers van de ministeries van Buitenlandse
Zaken, van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Justitie,
van de NVVB en het Internationaal Bureau Fraudebestrijding (IBF) van
UWV. De haalbare en effectieve aanbevelingen worden verder uitgewerkt
en uitgevoerd. Zo worden inhoud en betekenis van de rollen,
verantwoordelijkheden en taken van de verschillende ketenpartners
geactualiseerd en helder gecommuniceerd in verbeterde werkinstructies
en handleidingen. Tevens wordt het vragenformulier in onderling
overleg met de ketenpartners verbeterd, zodat het gebaseerd op de
huidige praktijkervaring meer nuttige informatie bevat en de
rechtstreekse contacten tussen de ketenpartners in Nederland en de
Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen in het buitenland
bevordert. Ook wordt gezorgd voor betere technische hulpmiddelen en
meer training over documentherkenning en documentvervalsing. Daarnaast
zal, wanneer navraag bij de buitenlandse autoriteiten geen resultaat
oplevert, de mogelijkheid worden verkend om een lokale tussenpersoon
in te zetten voor verificatie.
Het voorstel van de onderzoekers om de ingevulde vragenformulieren
digitaal aan te leveren aan een centraal punt, komt in een later
stadium aan de orde. Eerst dient duidelijk te worden dat het
verbeterde vragenformulier het beoogde nut oplevert voor de
beslissende instanties.
In bijlage 1 van het evaluatieonderzoek wordt ingegaan op de
Nederlandse Antillen en Aruba. Het Nederlandse legalisatie- en
verificatiebeleid is niet formeel van kracht in de Nederlandse
Antillen en Aruba maar wordt blijkens het rapport wel toegepast. In
het kader van de staatkundige hervormingen wordt bezien wat de
consequenties zijn voor in het bijzonder de eilanden Bonaire, Sint
Eustatius en Saba, wanneer wordt besloten dat zij ook het Nederlandse
legalisatie- en verificatiebeleid toe zullen passen.
Mede namens de Minister van Justitie, de Staatssecretaris van Justitie
en de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
bied ik U hierbij het eindrapport van de onderzoekers aan.
De Minister van Buitenlandse Zaken,
Drs. M.J.M. Verhagen
1: Verificatie is eveneens mogelijk van buitenlandse documenten die
zijn voorzien van een apostille (art. 2 Verdrag tot afschaffing van
het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, ook
aangeduid als de Haagse Conventie van 5 oktober 1961 of als het
Apostilleverdrag) of die zijn vrijgesteld van legalisatie.
2: Over opzet en gebruik van het vragenformulier is een artikel
gepubliceerd ten behoeve van de gebruikers, in Burgerzaken & Recht
april/mei 2007, p. 152-153.
* Ministerie van Buitenlandse Zaken
* Bezuidenhoutseweg 67
* Postbus 20061
* 2500 EB Den Haag
* Tel.: 070-3 486 486
* Fax: 070-3 484 848
* Internet: www.minbuza.nl
Ministerie van Buitenlandse Zaken