Klein beginnen met elektronisch factureren is nu nog aantrekkelijker
IBS: "De digitale factuur is een voorbeeld van maatschappelijk verantwoord ondernemen"
Nieuwegein, 24 februari 2009 - Bedrijven ontvangen en versturen facturen nog steeds massaal per post. De moderne digitale snelweg verliest het op veel fronten van de traditionele postkoets. Ook verwerken veel bedrijven facturen nog handmatig. Staatsecretaris De Jager van financiën wil het digitaal factureren stimuleren en stelde onlangs een versoepeling van de regels voor. Waardoor de elektronische handtekening niet langer verplicht is. Bedrijfssoftware-leverancier IBS stelt: "Zie elektronisch factureren als een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Als iedereen klein begint, zowel factuurverzenders als ontvangers, dan wordt de digitale stroom vanzelf groter en profiteren we uiteindelijk allemaal van kostenbesparingen."
Door de nieuwe regels is ook een klein aantal digitale facturen te accepteren. Voorlopig volstaat even printen en archiveren in een map. Ook voor verzenders wordt het gemakkelijker om met een kleine stroom te beginnen - en zo zou het elektronisch factureren beetje bij beetje aangejaagd kunnen worden. Zowel verzender als ontvanger moesten de elektronische factuur inclusief elektronische handtekening opslaan en bewaren. Softwarematig niet zo ingewikkeld, maar van deze regels ging wel een afschrikwekkende werking uit. Vooral omdat er techniek aan te pas komt. De verzender kan - zeker als het een groot bedrijf is - die techniek gemakkelijk regelen. Maar, merkt Robert-Jan Vonk, Manager Products & Development bij IBS in de praktijk: de ontvanger, die wellicht slechts van één of enkele leveranciers een elektronische factuur ontvangt, zag al die rompslomp voor die paar facturen vaak helemaal niet zitten. Met als gevolg dat hij geen toestemming gaf, want dat was en is een vereiste. De staatssecretaris onderstreept wel dat de ontvanger geacht wordt te accepteren zodra hij een factuur betaalt. Op termijn kan het toch verstandig blijven om een elektronische handtekening toe te voegen, evenals een XML-bestand.
Elektronische handtekening heeft bestaansrecht
Door een elektronische handtekening kan worden gecontroleerd of de verzender van een document echt degene is die op het document staat. Vonk stelt: "Van een papieren factuur weet je eigenlijk minder zeker dat hij echt is dan van een pdf met digitale handtekening. De regels waren streng en zijn nu meer te vergelijken met de regels voor papieren facturen." Is het op termijn verstandig om de elektronische handtekening niet te gebruiken? Niet per se. Weliswaar verlangt de Belastingdienst het niet als bewijs van integriteit, maar er zijn ook nog andere situaties denkbaar waarin zo'n bewijs van belang is. Een factuur is tenslotte een document met juridische aspecten, ook los van de Belastingdienst. Een papieren factuur kan ook nagemaakt worden. Maar digitale technieken en internet maken dit gemakkelijker en grootschaliger. Waardoor de impact van vervalsing snel veel groter is.
Digitaal factureren scheelt geld
De ontvanger kan de methode van elektronisch factureren gemakkelijker accepteren, uitprinten en in een map stoppen. Bij weinig elektronische facturen, zijn deze kosten geringer dan de kosten van het inrichten van een elektronisch archief.
Voor verzenders geldt nu de digitale handtekening is vervallen dat vrijwel iedereen zonder investering de factuur als pdf in een e-mail kan verzenden. En zijn er dus bij een klein volume al besparingen mogelijk. Dit scheelt porti en geld dat is gemoeid met wachten op geld van de afnemers, die de facturen nu sneller ontvangen. In deze tijden belangrijker dan ooit!
Klein beginnen is het devies
Ook voor veel kleine ondernemers zal het nu aantrekkelijk worden om gewoon per e-mail te factureren. Het zal gemakkelijker worden, gewoner, en de maatregel van de staatssecretaris zal inderdaad leiden tot meer acceptatie. Vonk voorspelt dat de papieren factuur beetje bij beetje zal verdwijnen: "Zie het als een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen, als iedereen klein begint, zowel factuurverzenders als ontvangers, dan wordt de digitale stroom vanzelf groter, en profiteren we uiteindelijk allemaal van de kostenbesparingen." Praktische tips om facturen te digitaliseren staan op
Beeldmateriaal
Een foto van Robert-Jan Vonk is beschikbaar via
Over IBS
IBS is de nummer 1 in bedrijfssoftware voor middelgrote bedrijven. IBS ontwikkelt en implementeert al 30 jaar bedrijfssoftware voor meer dan 5000 klanten in 40 landen. Bedrijfssoftware voor HRM & payroll, financieel management en supply chain & ERP. IBS Nederland is een 100% dochter van de beursgenoteerde Zweedse IBS Group, marktleider op het gebied van supply chain-software, waarvan het hoofdkantoor is gevestigd in Stockholm. Kijk voor meer informatie op:
Ingezonden persbericht