NEN
Classificeren van documentsoorten
donderdag 29 januari 2009, 11:24
Om het vastleggen en het terugzoeken van documenten te
vergemakkelijken is het handig deze te classificeren. NEN zal daarom
een werkgroep instellen die een norm ontwikkelt om documentsoorten van
een classificatie te voorzien en eenduidig te benoemen.
Het is de bedoeling dat de norm bruikbaar is voor zowel overheid als
bedrijfsleven. De documentsoorten die in de maatschappij worden
gebruikt, moeten in de norm worden opgenomen evenals de volgende
informatie:
* een minimale set metadata;
* personen die bij het document zijn betrokken (actor, auteur en
geadresseerde);
* de processen en de omgeving waarin het document een rol speelt;
* de vorm van de documentsoort;
* synoniemen.
Metadata die van belang zijn voor specifieke applicaties of
werkprocessen, worden niet opgenomen. Het wordt een basisclassificatie
van documentsoorten, waarbij naar verwachting ongeveer zestig
documentsoorten met hun relaties worden opgenomen. Dit kan in latere
versies worden uitgebreid. Ook zullen de gebruikers zelf specifieke
documentsoorten toe kunnen voegen.
Voordelen
De norm kan de interoperabiliteit tussen applicaties en de omgeving
waarin documenten worden opgeslagen, verbeteren. Een classificatie
vereenvoudigt ook het koppelen van de verschillende processen in een
keten. Daarnaast is een eenduidige benaming van documentsoorten van
belang als processen gegevens van elkaar gebruiken.
Meer informatie
Informatie over dit onderwerp middag: Jan Rietveld, consultant Kennis
en Informatiediensten, tel. (015)2 690 376, e-mail
jan.rietveld@nen.nl.
zie ook de volgende gerelateerde onderwerpen:
NEN ICT-mail (Publicatie) NEN Normmanagementmail (Publicatie)