Ingezonden persbericht
Persbericht
Amstenrade, 8 december 2008
Waterschap Regge en Dinkel optimaliseert besluitvorming met Corsa/Bestuur
Waterschap Regge en Dinkel uit Almelo gaat Corsa/Bestuur van BCT Guiding Documents implementeren. Corsa/Bestuur is een module voor de stroomlijning van bestuurlijke processen, waardoor de besluitvorming in overheidsorganisaties op een transparante en snelle manier kan plaatsvinden. Waterschap Regge en Dinkel heeft in 2007 het enterprise content management systeem Corsa van BCT Guiding Documents geïmplementeerd en zal het systeem in de komende jaren ook gebruiken om andere werkprocessen te optimaliseren.
"We hadden behoefte aan een content management systeem, omdat zowel de totale omvang van de informatiestromen als de verschillende soorten informatie de laatste jaren enorm toegenomen is", verduidelijkt procesmanager strategie & beleid Niek Tielkes van het waterschap. Tielkes was in 2007 vanuit zijn functie als informatie-adviseur bij Facilitaire Zaken implementatiemanager. "Vooral voor de correspondentie, die via digitale kanalen binnenkwam en die net als andere documenten archiefplichtig is, hadden we geen goede oplossing. Omdat de invoering van document management en content management een andere manier van werken en een cultuuromslag vereist, hebben we het systeem in het begin zo laagdrempelig mogelijk aangeboden. Corsa is bovendien een uitgebreid systeem en we wilden onze mensen niet meteen overdonderen met functionaliteit. Dus we zijn begonnen met de digitalisering van alle inkomende en uitgaande post en de interne stukken. Op dit moment zijn alle relevante documenten vanaf 2007 gedigitaliseerd. Stukken uit de jaren daarvoor nog niet. Rapporten worden alleen gedigitaliseerd als medewerkers aangeven, dat ze belangrijk zijn."
Begin 2009 gaat Waterschap Regge en Dinkel Corsa/Bestuur implementeren. Corsa/Bestuur is een tool om het bestuurlijke besluitvormingsproces intern beter te managen. "Bij een waterschap is dat een lastig proces, omdat het algemeen bestuur uit externe functionarissen bestaan, die niet heel frequent bij elkaar komen. Per jaar heb je dus maar een beperkt aantal momenten om stukken voor de besluitvorming in het overleg te krijgen. Omdat ook de portefeuillehouders (het dagelijks bestuur), het MT en de directie zich over de stukken moeten buigen, is een goede planning en bewaking van de afhandeling van de stukken noodzakelijk."
Corsa/Bestuur onderscheidt ruwweg de volgende fasen in het besluitvormingsproces: opstellen voorstel, vastleggen voorstel, starten bestuurlijke proces, controle en accordering van het voorstel op verschillende niveaus, agendering en behandeling door de bestuursorganen en de afronding van het voorstel. Corsa/Bestuur labelt de stukken, die voor de besluitvorming van belang zijn, slaat ze op in het document management systeem, regelt de workflow en meldt overschrijdingen van termijnen en deadlines.
Voor de komende jaren staat een verdere uitbreiding van het gebruik van het content management systeem op het programma. In 2009 wordt tevens Corsa/Invoice geïmplementeerd, waarmee inkomende facturen worden gedigitaliseerd en de accordering en verdere verwerking worden geautomatiseerd. Met Corsa/Invoice kan de accordering van facturen, die nu nog per post heen en weer gestuurd worden, aanmerkelijk sneller verlopen. Daarnaast is het de bedoeling om op termijn het digitale loket, dat nu nog opgezet is als een gezamenlijke voorziening voor alle waterschappen, te koppelen aan het back-office. Er zal binnenkort via het loket een formulier beschikbaar komen om digitaal melding te doen over bijvoorbeeld vervuiling van water, onderhoud van watergangen of schade door onderhoud. Nu nog worden dergelijke meldingen handmatig afgehandeld. Via het digitale formulier worden die meldingen met behulp van een workflow geautomatiseerd in Corsa afgehandeld.
Waterschap Regge en Dinkel is verantwoordelijk voor het waterbeheer in het stroomgebied van de Regge en de Dinkel. Het gebied omvat zeventien Twentse gemeenten, waaronder Almelo, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Oldenzaal, Ommen, Rijssen/Holten en Tubbergen.
In het gebied wonen 600.000 mensen. Het waterschap onderhoudt 2.527 kilometer aan waterlopen en heeft 19 rioolwaterzuiveringsinstallaties en 40 waterschapsrioolgemalen.
Ingezonden persbericht