Persbericht
1 december 2008
Gemeenten Emmen en Borger-Odoorn kiezen voor koppeling met SmartDocuments
Tijd- en ruimtebesparing belangrijkste voordelen voor gemeenten
De gemeenten Emmen en Borger-Odoorn zetten SmartDocuments van High Concept in voor de elektronische verwerking van hun interne en externe correspondentie. Ruim 1000 medewerkers gaan gebruik maken van de software. Met SmartDocuments kunnen zij de documenten rondom alle lopende en afgesloten projecten eenvoudig beheren en terugzoeken.
High Concept levert een oplossing waarbij SmartDocuments is gekoppeld aan het bij de gemeenten aanwezige CORSA, het DMS-systeem van BCT Guiding Documents. Met deze koppeling kunnen gebruikers automatisch documenten registreren. Zo hoeven zij zich niet meer actief bezig te houden met ontwikkeling en archivering van documenten.
"De medewerkers gebruikten voorheen Word voor het opstellen van documenten", zegt Jan van der Ploeg, ICT-projectleider bij de gemeente Borger-Odoorn. "Het gebeurde daarbij regelmatig dat de opmaak er per brief anders uitzag en de schrijfstijl was niet consistent. Het kwam daarnaast wel eens voor dat documenten op verschillende locaties werden opgeslagen. Dit wordt nu gelukkig verleden tijd."
Bij beide gemeenten zijn sjabloonbeheerders aangesteld. De beheerders ontwikkelen samen met de communicatiemedewerkers van de gemeenten de standaard sjablonen die als basis voor de verschillende documenten gebruikt worden. High Concept ondersteunt beide gemeenten met het inwerken van de sjabloonbeheerders. De training van de eindgebruikers kan door de eenvoudige structuur van de software door de IT-medewerkers van de gemeenten zelf worden verzorgd.
"Zodra documenten automatisch digitaal worden geregistreerd, hoeven onze medewerkers daar geen extra tijd meer in te steken", zegt Gertrude Kramer, applicatiebeheerder bij de gemeente Emmen. "Binnenkort zijn de papieren dossiers hier verleden tijd. Dit scheelt ook een hoop kastruimte."
De buurgemeenten Borger-Odoorn en Emmen werken regelmatig samen aan IT-projecten. Zo hoeven geen van beiden het wiel een tweede keer uit te vinden. Beide gemeenten hebben vanaf het begin samen gekeken naar een oplossing voor het probleem dat zij beiden hadden met betrekking tot consistente correspondentie en opslag van documenten.
"Wij zijn blij dat de gemeenten hebben gekozen voor SmartDocuments. De medewerkers van de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn gaan groot voordeel halen uit de implementatie van SmartDocuments en de koppeling met CORSA", zegt Ruud Vos, Directeur Operations van High Concept. "Dit betekent een enorme efficiëntieverbetering voor beide gemeenten, daar zijn wij uiteraard trots op."
(369 woorden)