Ingezonden persbericht
Persbericht
Amstenrade, 24 november 2008
Waterschap Zuiderzeeland kiest voor Corsa/Invoice van BCT
Waterschap Zuiderzeeland uit Lelystad heeft besloten Corsa/Invoice van BCT Guiding Documents te implementeren. Het waterschap, dat binnenkort een aanbestedingsprocedure voor een document management systeem zal starten, had al wel groen licht gegeven voor de aanschaf van een oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking. Het aantal facturen is bij het waterschap weliswaar niet zo heel groot, maar de doorloopsnelheid van facturen was door de vele locaties en het versturen per post veel te traag.
Waterschap Zuiderzeeland is verantwoordelijk voor het waterbeheer in de provincie Flevoland en een klein deel van Friesland en Overijssel. Het waterschap beheert dijken, watergangen, gemalen en waterzuiveringen in het gebied. Het hoofdkantoor staat in Lelystad, maar daarnaast zijn er twee regiokantoren, zeven gemalen en vijf waterzuiveringsinstallaties.
"Hoewel we met een aantal van zo'n 12.000 facturen per jaar niet overdreven veel facturen verwerken, had automatisering van de factuurverwerking voor ons een hoge prioriteit", zegt projectleider Gert Oving. "Als er een factuur binnenkomt, wordt er een kopie gemaakt, die per post voor verificatie en accordering naar de verschillende locaties gestuurd wordt. Vervolgens komen ze voorzien van de benodigde handtekeningen per post retour naar de centrale administratie. Nog afgezien van de enorme hoeveelheid tijd die dat proces in beslag neemt, heeft een fysiek proces ook tot gevolg, dat er meerdere kopieën van een factuur gaan rondzwerven, dat kopieën kwijtraken en dat het vaak niet duidelijk is, in welke fase van het proces een factuur zich bevindt. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand, geregistreerd en -afhankelijk van het bedrag- per e-mail naar de budgethouders of sub-budgethouders gestuurd. Dat betekent op zich al een flinke efficiencyslag, maar vooral door het vastleggen van workflows en het monitoren van termijnen worden de processen flink gestroomlijnd."
Omdat Waterschap Zuiderzeeland streeft naar een verdere professionalisering vond het waterschap de automatisering van het factuurproces zo belangrijk, dat het besloot de aanschaf van een systeem voor de automatisering van het inkoopfactuurproces hoge prioriteit te geven en niet te wachten op een beslissing over het toekomstige document management systeem. Daarvoor wordt binnenkort de aanbesteding gestart.
"We hebben voor Corsa gekozen na een selectieproces en enkele referentiebezoeken", zegt Oving. "Daaruit bleek dat gebruikers hele goede ervaringen met het systeem hebben en dat het systeem enorme besparingen oplevert. Corsa/Invoice heeft bovendien een prima koppeling met CODA, ons financiële systeem. Maar Corsa is ook een open systeem, dat straks gemakkelijk met elk DMS gekoppeld kan worden, want het is wel onze expliciete bedoeling het factuursysteem aan het nieuwe document management systeem te koppelen, om de facturen en de correspondentie daarover eenvoudig toegankelijk te maken."
---