Overbelast? Nieuwe uitgave in de reeks Politiekunde.
31/10/2008 09:00
Het Programma Politie en Wetenschap
PERSBERICHT
Overbelast? De administratieve belasting van politiemensen bij de afhandeling van jeugdzaken. Nieuwe uitgave in de reeks Politiekunde van het Programma Politie en Wetenschap.
Administratieve belasting van politiemensen valt mee.
De administratieve belasting van politiemensen in verband met de afhandeling van jeugdzaken is nader onderzocht. Het blijkt dat die objectief beschouwd mee-valt: het totale capaciteitsbeslag bedraagt tussen de 8 en 17 % van de arbeidstijd. Niettemin ligt de gevoelsmatige belasting aanzienlijk hoger. Administratieve han-delingen zijn niet zozeer tijdrovend als wel slepend en soms ergerniswekkend. Het nut staat niet ter discussie, wel de efficiëntie van de uitvoering. Dat ligt deels aan de weinig gebruikersvriendelijke informatiesystemen die met name onervaren agenten parten spelen bij het invullen van verplichte formulieren. Maar er is ook een verband met de taakopvatting en invulling van, vooral, jeugdagenten. Hoe meer zij zich verantwoordelijk voelen, hoe meer (administratief) werk ze zich op de hals halen.
Dit zijn enkele belangrijke uitkomsten van een evaluatieve studie naar de feitelijke en beleefde administratieve lasten die zijn gemoeid met de afhandeling van jeugdzaken in de basispolitiezorg, die in opdracht van het onderzoeksprogramma Politie en Wetenschap is uitgevoerd door EIM in Zoetermeer.
Binnen en buiten de politie bestaan al lang klachten over de administratieve be-lasting van politiemensen. De administratieve handelingen die een agent dagelijks heeft uit te voeren, zouden hem onnodig lang achter het bureau houden, wat ten koste zou gaan van de inzet op straat. De klachten spitsen zich onder meer toe op de afhandeling van jeugdzaken. De voorschriften met betrekking tot registratie en het informeren van het openbaar ministerie en de instellingen voor jeugdzorg zouden een agent al snel een halve dag aan bureauwerk opleveren, zelfs ook als de aanhouding betrekking heeft op een licht vergrijp.
De klachten zijn aanleiding geweest om de feitelijke administratieve belasting rond jeugdzaken te meten. Met het onderzoek is het proces in beeld gebracht dat volgt op een aanhouding van een minderjarige. In dit proces zijn de handelingen die nodig zijn om informatie vast te leggen, op te slaan en door te sturen onder-scheiden van de overige handelingen. Veelvoorkomende handelingen zijn het in-vullen van een Landelijk Overdrachtsformulier (LOF), het informeren van het openbaar ministerie over een zaak per fax, het informeren van instellingen voor jeugdwelzijn (Raad voor de Kinderbescherming en Bureau Jeugdzorg). Het nut en belang van al deze handelingen staan op zichzelf niet ter discussie, wel de tijd die is gemoeid met de uitvoering en de wijze waarop de uitvoering is georganiseerd.
Die vertoont ook verschillen in de korpsen die meegewerkt hebben aan het onder-zoek.
Het onderzoek is uitgevoerd in drie regiopolitiekorpsen: Flevoland, Haaglanden en Kennemerland. De gemeten administratieve belasting als percentage van de tota-le capaciteit voor jeugdzaken, loopt uiteen van 17% tot 8,5 %. Hiermee is vooral duidelijk geworden dat de feitelijke belasting wel meevalt. Administratieve hande-lingen zijn niet zozeer tijdrovend maar veelal slepend en ergerniswekkend. Dat maakt dat de subjectieve belasting aanzienlijk hoger uitvalt. Oorzaken zijn in de eerste plaats gebruikersonvriendelijke informatiesystemen. Agenten die niet dage-lijks jeugdzaken invoeren, lopen er al gauw in vast en zijn onnodig veel tijd kwijt met het invullen en mailen van formulieren e.d. In de tweede plaats de - al dan niet voorgeschreven- terugkoppeling en het overleg met interne functionarissen en externe partijen. De feitelijke belasting, uitgedrukt in minuten werktijd, is weliswaar beperkt, maar meestal worden deze lasten gespreid over een langere tijd, soms zelfs meerdere dagen. Bij direct betrokkenen kan daardoor het gevoel ontstaan dat er geen einde aan de afhandeling van een zaak komt.
Als gezegd verschillen korpsen en bureaus wat betreft zwel de feitelijke en sub-jectieve administratieve lasten. Die verschillen komen voort uit:
- De taakopvatting van jeugdagenten op een bureau: er bestaan tussen (jeugd)agenten verschillen in gevoeligheid voor jeugddelicten. Daar waar de ene agent een vechtpartij afdoet met een waarschuwing, kan ditzelfde vergrijp voor een ander aanleiding zijn voor een gesprek met ouders of school. Dat brengt vrij-wel altijd administratieve handelingen met zich mee zoals het doorvoeren van een mutatie in het registratiesysteem van het korps.
- De inrichting van processen: op een van de drie onderzochte bureaus worden onderdelen van het administratieve proces uitbesteed aan een rechercheassis-tent.
- Overleg met het openbaar ministerie: per bureau bestaan verschillen in de inten-siteit waarmee wordt overlegd met het openbaar ministerie (parketsecretaris). Meer overleg met en een grotere betrokkenheid van het Openbaar Ministerie leidt tot meer berichtenverkeer en daarmee tot meer administratieve belasting.
Bij alle onderzochte bureaus geldt voorts dat het berichtenverkeer met het open-baar ministerie bewerkelijk is vanwege de gedateerde vorm van communicatie. Het berichtenverkeer loopt nog grotendeels via een fax. Hoewel het versturen van een fax slechts enkele minuten kost, is het ten opzichte van e-mail omslachtig.
- Communicatie met het Bureau Jeugdzorg: in civiele jeugdzaken waarbij een po-litieman constateert dat een jongere een hulpbehoefte heeft, dient een zorgmel-ding te worden gedaan aan het Bureau Jeugdzorg. Hiervoor is landelijk het Zorg-formulier opgesteld. Dit formulier bestaat uit uiteenlopende velden waarin de be-trokken politieman informatie kwijt kan over de situatie van het kind en het gezin. Over dit formulier bestaan onder veel (jeugd)agenten misverstanden. Veelal be-staat het idee dat alle velden moeten worden ingevuld. Terwijl in werkelijkheid al-leen die informatie hoeft te worden verschaft waar de politie over beschikt. Door dit misverstand wordt in veel zaken door politiemensen informatie vergaard, gere-gistreerd en doorgegeven zonder dat zulks voor de correcte afhandeling noodza-kelijk is.
In de geconstateerde verschillen tussen de bureaus / korpsen liggen handvatten besloten waarmee de feitelijke administratieve belasting kan worden terugge-bracht en waarmee het proces kan worden versneld. Het belangrijkste knelpunt betreft echter de beleefde administratieve belasting die vooral wordt bepaald door ergernissen bij het invoeren van zaken in registratiesystemen.
Het onderzoeksrapport is uitgegeven in de reeks Politiekunde van het Onder-zoeksprogramma Politie en Wetenschap, een zelfstandig onderdeel van het ken-niscentrum van de Politieacademie. Politie en Wetenschap is in mei 1999 inge-steld om het wetenschappelijk onderzoek en de kennisontwikkeling op het gebied van politie en veiligheid te stimuleren en tevens een impuls te geven aan een be-tere benutting van onderzoeksresultaten in politiepraktijk en opleiding. Daartoe is een meerjarig onderzoeksprogramma ontwikkeld. De uitvoering van dit program-ma geschiedt onder leiding van de directeur van het programmabureau, G.C.K. Vlek.