Persbericht
Pedro digitaliseert processen en documenten gemeente Vlagtwedde
~ Organisatiebrede inzet Decos Document leidt tot efficiëntere workflows, verbeterde procesbewaking en toegankelijkheid van informatie ~
Noordwijk, 29 september 2008 - Gemeente Vlagtwedde heeft Decos Software Engineering gekozen voor de levering en implementatie van een nieuw document managementsysteem. Voorheen registreerde de gemeente alleen binnenkomende post, maar met de aanschaf van Decos Document willen zij de snelheid en kwaliteit van interne en externe dienstverlening verbeteren. Samen met Decos gaat de gemeente de komende maanden bestaande processen opnieuw inrichten en informatiestromen digitaliseren.
Eind vorig jaar is de gemeente Vlagtwedde gestart met de voorbereidingen voor het project Pedro (Processen en documenten, randvoorwaarde voor ontwikkeling). Hiervoor werd een uitgebreid programma van eisen opgesteld op basis waarvan leveranciers zich konden aanmelden voor de aanbesteding. Na een zorgvuldige procedure bleek Decos Software Engineering de beste kandidaat te zijn.
"Met de implementatie van Decos Document beschikken wij over een integraal kennissysteem waarmee we bovendien processen beter kunnen bewaken", stelt Meindert Teijken, senior beleidsmedewerker Facilitaire Zaken bij de gemeente Vlagtwedde. "We hebben wel altijd binnenkomende post geregistreerd, maar dat is niet te vergelijken met de mogelijkheden die we nu hebben met Decos Document. Op het gebied van documentmanagement begaven we ons echt in het 'stenentijdperk'. Met Decos Document beschikken we over een modern en flexibel document managementsysteem."
Decos Document wordt door de gemeente eerst ingezet voor de afhandeling van bezwaarschriften en de aanvragen voor gehandicaptenparkeerkaarten. Hierna wordt er per afdeling bekeken welke processen opgepakt moeten worden. De gemeente Vlagtwedde zet bovendien Decos Workstation in om alle informatiestromen efficiënt te digitaliseren. Om medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe werkwijze worden informatiebijeenkomsten en trainingsdagen verzorgd. Begin 2009 zal Decos Document organisatiebreed worden gebruikt.
(277 woorden)