Algemene Rekenkamer

Rapport bij het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Rijk Verantwoord 2007: Ministerie van Buitenlandse Zaken

Dit persbericht is een bijlage bij het persbericht Rijk Verantwoord 2007

Ministerie kwetsbaar door veronachtzamen regels Veronachtzaming van de regelgeving en het ontbreken van blijvende aandacht voor beheer bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft tot een aantal tekortkomingen geleid in de bedrijfsvoering. Er lijkt sprake te zijn van een cultuur binnen dit ministerie waarbij de grenzen van wat hoort worden opgezocht en waar nodig verlegd. Volgens de Algemene Rekenkamer maakt Buitenlandse Zaken zich hierdoor onnodig kwetsbaar.

Onvolkomenheden bij beheer voorschotten en aanbestedingsregels Het opzoeken van de grenzen van op zichzelf duidelijke regelgeving doet zich voor bij onder andere voorschottenbeheer, subsidies en personeelsbeheer. De Algemene Rekenkamer ziet dat het toezicht op het beheer van voorschotten is verbeterd, maar dat de regels van rappeleren en opleggen van sancties aan organisaties die resultaten onvoldoende melden na ontvangst van een voorschot op ontwikkelingssamenwerkinggeld niet goed worden gevolgd. Oproepen tot verbetering beklijven onvoldoende in de organisatie. Eind 2007 stond EUR 5,5 miljard open aan voorschotten, waarvan EUR 3,2 miljard is verstrekt in 2007. De toezegging van de minister aan de Tweede Kamer om eind 2007 het gros van de oude voorschotten te hebben afgewikkeld, is ambitieus gebleken. In 2007 is EUR 328 miljoen aan oude voorschotten (van vóór 2002) afgewikkeld. Het ministerie zal het restant (EUR 127 miljoen) in 2008 afwikkelen.
Over 2007 zijn meer fouten bij beheer van voorschotten vastgesteld dan over het jaar daarvoor. Tekortkomingen zijn er ook bij andere vormen van financiering van projecten. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de grenzen van de regelgeving soms worden opgezocht en overschreden. Zo worden subsidies niet altijd tijdig vastgesteld en worden Europese aanbestedingsregels niet altijd goed toegepast. De ministers van Buitenlandse Zaken en voor Ontwikkelingssamenwerking zijn het niet eens dat er sprake is van veronachtzaming van regels en vinden dat een te negatief beeld wordt geschetst. Wel worden diverse aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering overgenomen.

Personeelsbeheer niet op orde
Bij het personeelbeheer worden regels niet altijd transparant toegepast en ordelijk vastgelegd. Begin 2007 zijn in de helft van de onderzochte declaraties voor representatiekosten en dienstreizen fouten vastgesteld. Later dit jaar is dit verminderd tot een op de vijf gevallen. Aanstelling of detachering van 18 medewerkers voor lange duur bij diverse internationale organisaties blijkt niet altijd goed door het ministerie te zijn vastgelegd. Interne regels voor aanstellingsbrieven en toekennen vergoedingen zijn niet in alle gevallen juist toegepast. De ministers nemen de aanbevelingen over personeelbeheer over en kondigen aan andere regels bij detachering bij een internationale organisatie toe te gaan passen. Het jaarverslag 2007 van Buitenlandse Zaken hoort bij het experiment verantwoorden. Het beleidsverslag is leesbaarder, en valt op door een positieve toon. Het verslag bevat niet veel leerpunten of reflectie.

Persbericht Algemene Rekenkamer, 21 mei 2008