Vergaderstrategie: de vergadering integraal bekeken

03/09/2008 10:27

www.vergaderanalyse.nl

Ammy van Bedaf (48, consultant) heeft een vergaderanalyse en -methode ontwikkeld waarmee vergaderingen beter kunnen worden voorbereid, daardoor korter worden en waarbij de onderwerpen doelgerichter worden afgehandeld.

Haar methode heeft met een andere manier van kijken naar vergaderen te maken, waarbij iedere deelnemer voorbereid aan de vergadering begint, o.a. weet wat het doel van behandeling en de wijze van aanpak per agendapunt is en wat de reden is waarom het op dat moment wordt besproken. Van Bedaf ziet vergaderen als een manier van aansturen: "Een manier van aansturen waarvan de mogelijkheden worden onderschat. Volgens mij is het een van de meest effectieve, zo niet de meest effectieve wijze van aansturen als je kijkt hoeveel deelnemers je in een keer bij elkaar hebt. Die meerwaarde wordt niet altijd benut. Het gaat erom jezelf de juiste vragen te stellen voorafgaand aan de vergadering."

Van Bedaf hanteert een integrale aanpak en o.a. op grond van de wijze waarop de vergadering is ingebed in de organisatie en wat de doelstelling en taakstelling van de vergadering is, wordt gekeken naar de werkwijze en de vorm van vergaderen. Op grond hiervan worden de praktische zaken bekeken zoals: het maken en versturen van de agenda, de wijze van verslagleggen, hoe met de vergaderresultaten wordt omgegaan en de manier van het leiden van de vergadering. Ook zal zij naar de deelnemers kijken en zichtbaar maken hoe iedereen, en niet alleen de voorzitter, verantwoordelijk is voor de te behalen resultaten tijdens de vergadering. "Juist middels een integrale benadering van het fenomeen vergaderen valt erg veel winst te behalen. Ik kijk zowel naar het voorbereidings- en vergaderproces als naar de inhoud van de vergadering. Inhoud en proces moeten congruent zijn, moeten met elkaar in overeenstemming zijn." Het zal niet verbazen dat zij anderhalf uur uittrekt voor het gesprek om zich hier een beeld van te vormen.

'Spreektijd van de een is de luistertijd van alle anderen.'

Tot 2005 was zij werkzaam in overheidsdienst en sindsdien werkt zij als consultant voor diverse bedrijven. Het viel haar op dat vergaderingen zelden een resultaat behaalden die recht deden aan de er aan bestede tijd. Ook keerden bepaalde agendapunten regelmatig terug zonder een duidelijk doel van bespreking.

Vergaderingen worden door sommige deelnemers nogal eens beleefd als een welkom rustmoment; dat hier ook geen werkplezier aan kan worden ontleend wordt onbewust voor lief genomen. Dat vergaderen zo veel plezieriger kan zijn merkte ze toen zij haar manier van vergaderen introduceerde bij een opdrachtgever. Na afloop hadden de deelnemers, buiten haar aanwezigheid, elkaar aangekeken en gezegd: "Wow, zo kan het dus ook."

Van Bedaf hanteert grof gezegd twee manieren van vergaderbegeleiding: zichtbaar aanwezig en onzichtbaar op de achtergrond. "Ook zonder dat ik bij een vergadering aanwezig ben kan ik op grond van de vergaderstukken en door het stellen van vragen een beeld krijgen van het verloop van een vergadering en op grond hiervan verbeterpunten benoemen. Als ik bij een vergadering aanwezig ben kan ik ook non-verbale reacties meenemen en hierop later of op dat moment reageren. Voor mij is de insteek wat de aanvrager zelf zou willen veranderen aan de manier van vergaderen. Vervolgens kan ik hier op inspelen en aangeven wat er allemaal mogelijk is om effectiever en plezieriger te vergaderen. Ik heb daarvoor een checklist ontwikkeld, waarin alle aspecten van het vergaderen de revue passeren.

Ik toon de vele mogelijkheden die er zijn om een vergadering effectiever en doelgerichter te laten verlopen. Men kan zelf kijken waar men zich het prettigst bij voelt.

Voor mij is het intakegesprek dan ook een belangrijk onderdeel en dan krijgt de aanvrager al een goed beeld van de manier van vergaderen en van de mogelijkheden die er zijn om het te verbeteren. Zoals gezegd: tijdens het echte werk, het vergaderen zelf, kan ik er wel of niet bij zijn, wat men wil.

Het is overigens een vergissing dat de gezelligheid weggaat bij het effectief vergaderen. Misschien is het wel gezelliger, omdat mensen meer betrokkenheid tonen en er met hun aandacht bij zijn."

Door haar studie arbeidspsychologie en organisatiekunde en haar mediationtraining, in combinatie met haar werkervaring, is Van Bedaf geïnteresseerd geraakt in gespreksvoering, zowel mondeling als schriftelijk. "En als ergens gespreksvoering om de hoek komt kijken, is het wel bij vergaderen met zeg vijf tot twintig deelnemers. Eigenlijk is er sprake van een min of meer geformaliseerde manier van gespreksvoeren, met veel praktische do's and dont's," aldus Van Bedaf.

"Voor mij zijn de voorbereidingen van een vergadering het allerbelangrijkst en daar wordt juist vaak de minste aandacht aan besteed. Zelf ben ik ongeveer anderhalf tot twee uren bezig voor een vergadering, maar dan heb ik een vergadering die na een uur is beëindigd en zijn alle agendapunten afgehandeld. Mijn twee uren voorbereiding opgeteld bij de twaalf uren van bijvoorbeeld twaalf deelnemers zijn totaal 14 uren. Juist door mijn voorbereidingen kan ik de vergadering na een uur afronden. Stel dat ik een uur voorbereid en de vergadering duurt twee of drie uren, dan kom je op respectievelijk 25 of 37 arbeidsuren. Een groot deel van het geheim zit hem echt in de voorbereidingen: hoe doe je dat. Het spaart dus enorm veel tijd. Maar belangrijker vind ik zelf dat de resultaten aanzienlijk beter zijn als de vergadering goed is voorbereid. Bovendien zit je er als voorzitter of gespreksleider gewoon veel lekkerder in. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is."

Op haar website staat haar werkwijze. "Maar ik ben zo geïntrigeerd door de manier waarop vergaderd wordt, ik vind het überhaupt leuk om bij vergaderingen betrokken te worden, dus als iemand een verzoek aan mij heeft om bijvoorbeeld voorzitter of gespreksleider te zijn of voor de aanvrager een vergadering voor te bereiden, dan doe ik dat ook met veel plezier. Ook begeleiding van bijvoorbeeld managementassistentes of notulisten: geen probleem. Ik vind alles rondom vergaderen interessant en zal er alles aan doen om een vergadering effectiever en doelmatiger te maken."

"Ik vergaar veel informatie over de manier van vergaderen en op grond van deze bevindingen heeft de aanvrager al een beeld van hoe het is en hoe het anders zou kunnen worden gedaan. Vervolgens wordt gekeken óf en hoe men verder wil, waarbij, zoals ik al zei, veel mogelijk is. Men kan dus ook tot alleen het eerste gesprek besluiten en na iedere stap verder kijken. Vergaderen kan zo veel leuker zijn."





http://www.vergaderanalyse.nl