Datum
19-6-2008
Onderwerp
Digitalisering Noord-Hollandse archieven
Jasmijn Gerichhausen
De archieven van verschillende overheden in de provincie Noord-Holland
worden langzamerhand gedigitaliseerd. Originelen van papieren
archieven mogen, na vervanging, vernietigd worden. Het is wel
belangrijk dat de provincie toetst waaraan het nieuwe digitale archief
moet voldoen. Gedeputeerde Staten van Noord-Holland hebben daarom de
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden 2008 vastgesteld.
In de beleidsregel staat hoe de overheden moeten overschakelen naar
een digitaal archief. Het betreft gemeenten, waterschappen,
regiopolitie en instellingen die vallen onder de Wet
gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Papieren archieven worden
bijvoorbeeld vervangen door digitale archieven of microfilm, waarna de
originelen vernietigd worden. Een zorgvuldige procedure is
noodzakelijk, omdat de informatie immers wel authentiek, volledig en
toegankelijk moet blijven. Voor deze vorm van digitalisering is wel
toestemming (machtiging) van GS nodig. De provinciale archiefinspectie
adviseert daarin.
Redenen voor de digitalisering zijn onder andere meer opslagcapaciteit
en grootschalige digitalisering van veel (werk)processen in de
maatschappij. Het voordeel is bovendien dat er meerdere mensen
tegelijk toegang hebben tot één stuk informatie.
Provincie Noord-Holland