Opzetten Shared Service Centres kan soepeler
MAARSSEN, 20080617 -- Maarssen - Tal van gemeenten zijn bezig met het opzetten van Shared Service Centres (SSC's). Door het samenvoegen van bijvoorbeeld Personeels- & salarisadministraties van verschillende gemeentelijke diensten in één gemeenschappelijke serviceorganisatie, willen gemeenten meer efficiency en lagere kosten realiseren. Het in elkaar schuiven van verschillende processen en werkwijzen van verschillende afdelingen blijkt echter niet altijd eenvoudig. Een aantal gemeenten hebben daarom de hulp ingeroepen van de Sensus-methode.
"We zien dat gemeenten hele verschillende benaderingen kiezen", vertelt Monique Dodewaard van de Sensus-methode. "Er zijn gemeenten die `gewoon beginnen' door mensen van verschillende gemeentelijke diensten die dezelfde service verlenen bij elkaar te zetten. Andere gemeenten willen eerst nauwkeurig in beeld hebben wat het Shared Service Centre gaat doen en welke taken er bij de `gewone' diensten achterblijven, voordat ze een centrum inrichten."
In beide gevallen is het belangrijk om grip te krijgen op processen. De Sensus-methode biedt hulp bij zowel het ontwikkelen en inrichten van nieuwe processen als bij het in kaart krijgen van bestaande processen en het verbeteren of in elkaar schuiven daarvan.
"In Utrecht hebben we een vliegende start gemaakt", vertelt Cock van Dijk, hoofd van het Service Centrum Personeels- en Salarisadministratie (SC-PSA) in Utrecht. Het SC-PSA administreert alle mutaties rond salaris, overuren, verloven en gratificaties. "Je merkt dat allerlei afdelingen die nu bij elkaar zitten hun eigen werkwijze hadden en dat ook de beschrijving daarvan verre van uniform was. Met hulp van de Sensus-methode kunnen we steeds meer processen standaardiseren en op uniforme manier beschrijven. Daardoor is het straks voor iedereen duidelijk hoe ze dingen moeten doen. Dat creëert duidelijkheid voor onze mensen, maar ook voor onze klanten, de medewerkers van de gemeente Utrecht."
Het SC-PSA van Utrecht kwam terecht bij de Sensus-methode via de gemeente Rotterdam, die ook wordt ondersteund door de Sensus-methode. Daarnaast doet ook het SSC van de gemeente Spijkenisse een beroep op de Sensus-methode. Op de website www.sensus-methode.nl is meer informatie te vinden.
Over de Sensus-methode:
De Sensus-methode is ontwikkeld door het gelijknamige bureau uit Maarssen. De methode brengt met behulp van gespecialiseerde interviewtechnieken en een systeem van acht iconen alle processen in bedrijven en organisaties op begrijpelijke en concrete manier in beeld.
Door deze benadering kan iedereen in een organisatie - van top tot werkvloer - intensief betrokken worden bij het in beeld brengen en vervolgens verbeteren van processen. De Sensus-methode ondersteunt klanten met advies, training, interviewtechniek en software.