K.V Archivarissen
Aanpak werkvoorraden archiefselectie
Geïnspireerd door de gedachte om met minder mensen meer kwaliteit te
bieden. Gestimuleerd door het succes van het Project Wegwerken
ArchiefAchterstanden (PWAA). En nog voor het programma Vernieuwing
Rijksdienst van BZK tot stand kwam, is vanuit de archiefsector van de
departementen zelf de gedachte opgekomen om door middel van
informatie-uitwisseling en samenwerking de werkvoorraden op het gebied
van archiefselectie aan te pakken.
Samenwerken en wegwerken
Woorden
Feit is dat het ene ministerie grote werkvoorraden heeft en externen
moet inhuren om deze weg te werken terwijl het andere ministerie
vanwege de taakstelling een overschot aan interne medewerkers met
behulp van mobiliteitsorganisaties probeert aan te pakken.
Een gezamenlijk nadenken van de departementale professionals over de
veranderingen in de informatiehuishoudingsfunctie biedt de
mogelijkheid om de per departement schaars aanwezige capaciteit te
bundelen.
Een gezamenlijke aanpak biedt nog meer mogelijkheden om tegengestelde
problemen op te lossen. Zo heeft het ene departement depotruimte over
en heeft het andere departement ruimte tekort.
Daden
Om die gedachte van gezamenlijkheid te effectueren hebben de
departementen de daad bij het woord gevoegd en hebben zij in 2007 de
SamenwerkingsProjecten Archieforganisaties Rijksdienst (SPAR)
opgericht die voor hen in gezamenlijkheid oplossingen moet gaan vinden
voor de gesignaleerde knelpunten. De SPAR is momenteel een tijdelijk
verband met als opdrachtgever het Interdepartementaal Overleg van
Directeuren Informatievoorziening (IODI).
De departementen hebben de SPAR het volgende doel meegegeven: het
innoveren van de informatiehuishouding van de rijksdienst, het
versterken van de positie van de rijksdienst als zorgdrager in de
archiefketen en het versterken van de positie van de rijksdienst bij
onderhandelingen met marktpartijen. Dat doel kan worden bereikt door
het opzetten van een doelmatige, structurele en toekomstbestendige
vorm van samenwerking. Dit sluit nauw aan bij de genoemde vernieuwing
van de rijksdienst: we gaan onder eigen regie naar kleiner en beter.
Werkvoorraden
Voor een doelmatige werking van de archieven is het zaak dat de
informatie van de departementen op orde is en er geen werkvoorraden
bij de archiefselectie zijn. In het verleden is daartoe de Centrale
Archief Selectiedienst (CAS), als facilitair bedrijf voor de
departementen, opgericht. Door de toenemende stukkenproductie van de
rijksdienst en door de zwaarte van de selectieprocedure is het belang
van efficiënte archiefselectie alleen maar toegenomen.
Om ondermeer een extra inhaalslag te maken op de werkvoorraden is
enkele jaren geleden PWAA gestart. In dit project, dat dit jaar
afgerond wordt, is een methode voor versneld selecteren (goed is goed
genoeg) ontwikkeld en toegepast.
Samenwerking
In het kader van de vernieuwing rijksdienst dienen de departementen
met minder mensen beter te presteren. Als dit op de werkvoorraden in
de archiefselectie wordt geprojecteerd, betekent dit dat met minder
mensen meer werkvoorraad moet worden weggewerkt. Samenwerking tussen
de departementen kan hierin soelaas bieden.
Bij deze samenwerking is het wel zaak om optimaal gebruik te maken van
de opgedane kennis bij PWAA, de capaciteit en ervaring van de CAS en
de kennis, kunde en capaciteit van de departementen met betrekking tot
hun archiefbeheer.
Hier en nu: de businesscase
Het moge duidelijk zijn dat de combinatie van werkvoorraadreductie en
de vernieuwing van de rijksdienst vooral om bedrijfseconomische
verbeteringen vraagt. Om de juiste richting te kiezen in dit traject
wordt op dit moment een businesscase uitgevoerd. Dit is een geschikt
instrument om verbetermogelijkheden op een snelle overzichtelijke
manier te onderzoeken en presenteren. Allereerst dient de businesscase
antwoord te geven op de vraag of het wegwerken van de werkvoorraden
door de markt of door eigen mensen moet geschieden. Daarbij is het ook
de intentie om aan de hand van de hierbij opgedane ervaring ook andere
mogelijkheden van samenwerking in beschouwing te nemen.
Omdat die specifieke bedrijfseconomische kennis en marktkennis niet
direct beschikbaar is bij de departementen, is er voor gekozen om die
businesscase door het bureau Berenschot te laten uitvoeren.
Nabije toekomst
Opdrachtgever voor het onderzoek, namens alle departementen, is de
SPAR. In de begeleidingscommissie zitten onder andere Simone Roos (PSG
van het Ministerie van OCW), Cees van Duijvenvoorden (Directeur
Communicatietechnologie Informatie- en Documentmanagement bij het
Ministerie van AZ), Olaf Andersen (waarnemend hoofd I Rijk) en
Madeleine Laqueur (Directeur Informatiehuishouding bij het Ministerie
van VWS en gemandateerd opdrachtgever vanuit het IODI) zitting in
hebben. Naast de begeleidingscommissie is een reviewgroep opgezet
waaraan de departementen deelnemen. De ketenpartners worden tijdens
het proces sterk betrokken via 'meelezen' en interviews. Op 29 mei zal
een bijeenkomst worden gehouden voor de departementen waarin de
businesscase zal worden toegelicht en besproken. Dit ter voorbereiding
van de behandeling hiervan in het PSG-beraad 3 juli.
Projectgroep SPAR, april 2008