Aan: Minister van SZW en de Staatssecretaris van Financiën
Van: De ketenmanager
Datum: 27 april 2008
Onderwerp: Sturing op de kwaliteit van gegevens
Kopie aan: Voorzitter RvB UWV en DG Belastingdienst
De reacties van HEC en IWI ten aanzien van het onderwerp kwaliteit van gegevens geven mij
aanleiding tot een aantal opmerkingen. Om die in context te plaatsen kom ik eerst terug op de
notitie kwaliteit van gegevens in de keten, die op 25 januari 2008 in het kernteam is
vastgesteld. In deze notitie is het volgende opgenomen over kwaliteit van gegevens:
0. Probleemstelling
Binnen de loonaangifteketen leveren de inhoudingsplichtigen periodiek gegevens aan de BD.
Het gaat hier om collectieve en nominatieve gegevens. De BD voert in en achter de poort een
aantal controles uit. Daarna stuurt de BD de nominatieve gegevens aan het UWV. Ook het
UWV voert nog een aantal controles uit. Daarna neemt UWV de nominatieve gegevens op in
de polisadministratie, zodat ze beschikbaar zijn voor de afnemers.
De vraag is nu, in het licht van de voornoemde opmerkingen van de IWI, in hoeverre BD en
UWV kunnen garanderen dat de gegevens die in de polisadministratie zijn opgenomen ook
daadwerkelijk van voldoende kwaliteit zijn.
1. Uitgangspunten
De vraag is om te beginnen wat "voldoende kwaliteit" is. De BD hanteert daartoe in zijn
toezicht-proces het begrip "compliance". Dat betekent het volgende.
De inhoudingsplichtige doet aangifte op basis van de gegevens in zijn salarisadministratie.
Het primaire doel van de loonaangifteketen is om die aangiftegegevens zo snel mogelijk vast
te leggen in de polisadministratie. De kwaliteit van de gegevens wordt dus in de eerste plaats
bepaald door de inhoudingsplichtige. Zolang het tegendeel niet is gebleken, wordt de aangifte
van de inhoudingsplichtige als (inhoudelijk en kwalitatief) juist beschouwd.
UWV en belastingdienst hebben tevens processen ingericht om de "juistheid" van de aangifte
te controleren. Die juistheid ziet toe op het voldoen aan de voorschriften die voor een aangifte
gelden
Voldoet de aangifte, dan is hij kwalitatief en inhoudelijk juist.
Het (massale en intensieve) toezichtsproces van de belastingdienst ziet op de juistheid van de
door de inhoudingsplichtige gevoerde administratie. Dat toezicht proces gebeurt
risicogericht.
2. Middelen
De BD en het UWV beschikken over een aantal middelen die zij inzetten om de kwaliteit van
de gegevens in de polisadministratie te borgen:
a. bewaken van de werking van de keten
De BD en het UWV borgen de correcte verwerking van de gegevens zoals die door de
inhoudingsplichtigen zijn aangeleverd. Deze borging krijgt vorm door middel van:
- systemen (ICT en processen) die op elkaar zijn afgestemd;
- maatregelen om de verwerking en doorstroming van gegevens (van binnenkomst tot en
met opname in de Polis) binnen de keten te borgen. Dit is deels nog in ontwikkeling in het
kader van het project "inrichten monitoring".
b. controles
- syntaxcontroles in de poort (XSD-schema);
- controles achter de poort, gericht op de juistheid van collectieve gegevens;
- samenhangcontroles (via de "voordeurapplicatie") en "voorraadcontroles" op reeds
opgeslagen gegevens;
- plausibiliteitscontroles op de waarschijnlijkheid van de aangeleverde gegevens in de
loonaangiften (binnen de Kwaliteitscirkel);
- controles op volledigheid van de binnenkomende loonaangiften en de verwerking ervan in
de keten (procescontroles).
c. terugmeldingen
- maandelijkse terugmelding van ontdekte fouten in loonaangiftes;
- terugmelding van problemen tijdens de contacten die de KCM'ers met grote
ondernemingen hebben;
- terugmelding aan werknmers/burgers via DVB en VIA.
d. toezicht
- toezicht uitoefenen op aanleveraars die in gebreke blijven;
- boekenonderzoeken;
- onderzoeken op de werkplek.
Door de inzet van deze middelen sturen BD en UWV op de kwaliteit van de gegevens. Het is
echter niet mogelijk om op basis hiervan garanties te geven over deze kwaliteit. Dat heeft
twee oorzaken:
- de omvang van de gegevens waarom het gaat (om een voorbeeld te geven, het is fysiek
onmogelijk om iedere maand een boekencontrole te doen bij alle inhoudingsplichtigen);
- de onmogelijkheid om alle gegevens op tijd beschikbaar te hebben (ook hier een
voorbeeld: failliete, notoir onwillige en frauderende inhoudingsplichtigen leveren in ieder
geval niet binnen de gestelde termijnen aan).
De consequentie daarvan is dat het een fictie is te veronderstellen dat alle afnemende
processen altijd kunnen beschikken over alle gegevens die ze nodig hebben. Zelfs bij een
loonaangifteketen die robuust is zal in incidentele gevallen additionele uitvraag van gegevens
bij inhoudingsplichtigen nodig zijn.
3. Aanvullende maatregelen
Het uiteindelijke doel van het verzamelen van gegevens binnen de loonaangifteketen is het
beschikbaar maken van deze gegeven voor de afnemers. De primaire afnemers zijn BD, UWV
en CBS. Daarnaast neemt een groot aantal andere organisaties gegevens af, zoals
bijvoorbeeld de IBG, de SVB, het IB, etc. Tenslotte nemen (in de nabije toekomst) burgers
kennis van deze gegevens via bijvoorbeeld de vooringevulde aangifte en het digitaal
verzekeringsbericht.
Het brede gebruik van gegevens leidt ertoe dat de afnemers en hun klanten eveneens een
(groot) belang hebben bij de kwaliteit van de gegevens uit de polisadministratie. Immers, de
afnemers maken in hun primaire proces gebruik van deze gegevens, waardoor foutieve
gegevens leiden tot foutieve beslissingen.
Dat betekent dat afnemers een belangrijke rol kunnen spelen bij (het vergroten van) de
kwaliteit van de gegevens in de polisadministratie. Die rol kan langs de volgende lijnen vorm
krijgen:
- het UWV (in zijn rol van afnemer van de keten) gebruikt de gegevens uit de
polisadministratie bij de dagloonvaststelling WW. De aanvrager van de WW-uitkering zal
in voorkomende gevallen fouten in de gebruikte loongegevens melden bij het UWV;
- de BD (in zijn rol van afnemer van de keten) gebruikt de gegevens uit de
polisadministratie bij de afrekening van toeslagen. De ontvanger van de toeslag zal (ook
hier) in voorkomende gevallen fouten in de gebruikte loongegevens melden, in dit geval
bij de BD;
- burgers en bedrijven merken in voorkomende gevallen dat andere afnemers (dan het UWV
en de BD) in hun primaire processen foute beslissingen nemen als gevolg van het gebruik
van foute gegevens. De afnemer geeft aan dat de burger dan wel het bedrijf contact moet
opnemen met het UWV om de gegevens in de polisadministratie te (laten) corrigeren. Die
correctie zal overigens in samenwerking tussen UWV en BD plaats moeten vinden, omdat
niet het UWV maar de BD de mogelijkheid heeft correctieverplichtingen op te leggen aan
de inhoudingsplichtigen dan wel ambtshalve correcties door te voeren. Bovendien heeft
correctie van gegevens vaak ook financiële gevolgen;
- de afnemer merkt zelf fouten op in de gegevens die het UWV heeft geleverd. Hij licht UWV
hierover in (binnen de kaders van de terugmeldingsprocedure voor basisregisters). Het
moge helder zijn dat dit pad pas aan de orde kan zijn als de polisadministratie de status
van basisregister heeft.
Een tweede aanvullende maatregel is dat UWV en BD elkaar op de hoogte brengen en houden
van wijzigingen die zij in hun gegevensverzamelingen (FLG en Polis) aanbrengen als gevolg
van "interne processen". Hierover moeten beide organisaties nog nadere afspraken maken.".
Om te beginnen komt in het voorgaande helder aan de orde hoe BD en UWV sturen op de
kwaliteit van gegevens. Verder krijgt de rol van afnemers aandacht, zij geven signalen af over
de kwaliteit van de gegevens die zij ontvangen.
Als we verder kijken naar de inrichting van de verschillende maatregelen dan ontstaat het
volgende beeld:
· bewaken van de werking van de keten
De bewaking van de werking van de keten krijgt vorm door de inzet van twee managers van
respectievelijke BD en UWV. Zij sturen het "produktieproces" aan, en rapporteren via het
ketenbureau aan het kernteam over de werking van de keten.
Het kernteam heeft verder afgelopen vrijdag een regietafel produktiebesturing ingericht,
waarmee de coördinatie op de verschillende activiteiten rond de bewaking van de werking van
de keten verder vorm krijgt.
· controles
Sinds 1 januari 2008 vinden XSD-controles (op syntax) plaats aan de poort van de BD.
Verder hebben BD en UWV onderzoek verricht naar de inrichting en plaats van de overige
controles. Het eindrapport van dit onderzoek is in het vorige kernteam vastgesteld. De
belangrijkste conclusies waren dat alle nodige controles worden uitgevoerd, doch (lang) niet
allemaal op de juiste plaats.
Het ketenbureau stelt nu twee plannen op. Het eerste plan behelst het "op de juiste plaats
zetten" van de controles die betrekking hebben op de gegevens uit de loonaangiftes, het
tweede heeft betrekking op de plausibiliteits- en voorraadcontroles op de inhoud van de
polisadministratie (na opname van de loonaangiftes).
· terugmeldingen
De reguliere terugmelding van fouten aan inhoudingsplichtigen vindt volgens planning plaats
(steeds 15 dagen na afloop aangifteperiode). De loketten grote ondernemingen zijn ingericht.
Verder zijn de pilots rond DVB en VIA respectievelijk in voorbereiding en uitgevoerd.
· toezicht
Het verrichten van handhavingsactiviteiten voor degenen die geen gegevens leveren maar
daar wel voor uitgenodigd zijn is ingericht. Datzelfde geldt voor de boekenonderzoeken en
onderzoeken op de werkplek.
Dit toezicht heeft een extra impuls gekregen door de introductie van "toezicht in de
actualiteit", hetgeen tot doel heeft reeds lopende het jaar te verzekeren dat de stroom van
loonaangiften compleet en tijdig in de loonaangifteketen beschikbaar is (en zodoende
additionele uitvraag over 2008 en latere jaren tot het absolute minimum te beperken).
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid