Rapport
Normenkader werkende
loonaangifteketen
Opdrachtgever: Cor Franke (Ketenmanager)
Opdrachtnemers: Remco Siegerist (UWV), Ruud van den Bosch en Diana van Ark (beide
Belastingdienst)
Datum: 25 april 2008
Inhoudsopgave
1 Inleiding......................................................................................................................................... 3
1.1 Aanleiding.......................................................................................................................................... 3
1.2 De opdracht....................................................................................................................................... 3
1.3 Aanpak .............................................................................................................................................. 3
1.4 Leeswijzer.......................................................................................................................................... 3
2 Uitgangspunten............................................................................................................................. 3
3 Afbakening .................................................................................................................................... 4
4 Kwaliteit van de gegevens in de keten....................................................................................... 6
5 De normen..................................................................................................................................... 7
Bijlage 1: Normenkader Werkende Keten .............................................................................................. 9
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 2
1 Inleiding
1.1 Aanleiding
Op 21 december hebben de Minister van SZW en de Staatssecretaris van Financiën een brief
(kamerstuk 2007/2008, 31066 nr. 24, Tweede Kamer) over het normenkader aan de leden van de
Tweede Kamer gestuurd. In deze brief is de toezegging gedaan dat het normenkader voor de
werkende keten per 1 mei 2008 beschikbaar is. Dit rapport voorziet in het normenkader.
1.2 De opdracht
De opdracht luidt: stel een normenkader voor de werkende keten vast waarmee eind 2008 bepaald
kan worden of er in 2008 sprake was van een werkende keten. Het normenkader moet betrekking
hebben op het beperken van de additionele gegevensuitvraag en het verbeteren van de kwaliteit van
levering van gegevens aan afnemers. Dit alles om extra administratieve lasten voor het bedrijfsleven
te voorkomen en de continuïteit van de processen van de Belastingdienst, UWV en andere afnemers
te borgen.
1.3 Aanpak
Alvorens te komen tot vaststelling van normen voor de werkende loonaangifteketen zijn de
uitgangspunten bepaald en is een afbakening voorgesteld. Op basis van de processtappen uit de
Integrale Probleemanalyse (IPA), de afbakening en de eisen van de Inspectie Werk en Inkomen
(gebaseerd op van toepassing zijnde wet- en regelgeving) is bepaald wat voor de werkende
loonaangifteketen van toepassing is. Vervolgens zijn kwaliteitseisen vertaald naar de gegevens en de
gegevensverwerking in de keten. Daaruit is een groot aantal subnormen voortgekomen. Deze
subnormen zijn getoetst op haalbaarheid. Tevens is bepaald welke metingen daarvoor noodzakelijk
zijn, of deze metingen al zijn ingericht en of ontbrekende metingen nog dit jaar in te richten zijn.
1.4 Leeswijzer
In hoofdstuk 2 en 3 worden de uitgangspunten en de afbakening van het normenkader beschreven.
Hoofdstuk 4 gaat over de kwaliteit van de gegevens in de keten. In hoofdstuk 5 worden de normen
beschreven die als input kunnen dienen voor de Tweede Kamer. Bijlage 1 gaat dieper in op het
normenkader, de subnormen en de benodigde metingen.
2 Uitgangspunten
De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd:
Het normenkader moet specifiek, meetbaar, ambitieus maar vooral realistisch (in de tijd) zijn.
De voorbereidingen voor de werkende keten zijn per 1 januari 2008 afgerond. De formele
vaststelling van de werking van de keten vindt aan het eind van 2008 plaats.
Het normenkader blijft binnen de context van de Integrale probleemanalyse zoals die in 2007 is
opgeleverd.
Het toetsingskader kwaliteitseisen en kwaliteitsnormen voor de Loonaangifteketen inclusief
polisadministratie van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI).
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 3
3 Afbakening
In de IPA worden zeven processtappen beschreven. Deze stappen vormen samen de
loonaangifteketen. Het gaat om de volgende processtappen:
- Stap 1: de Belastingdienst neemt de inhoudingsplichtige na aanmelding op in de
werkgeversadministratie.
- Stap 2: de Belastingdienst nodigt inhoudingsplichtigen uit tot het doen van loonaangifte.
- Stap 3: de gegevens van de werkgeversadministratie worden door de polisadministratie
overgenomen en worden door de afnemers van de polisadministratie afgenomen.
- Stap 4: de inhoudingsplichtige doet per aangiftetijdvak loonaangifte bij de Belastingdienst en/of
stuurt correctieberichten in. De Belastingdienst en UWV verwerken deze gegevens.
- Stap 5: UWV stelt de gegevens in de polisadministratie beschikbaar aan de afnemers.
- Stap 6: afnemers van de gegevens geven foutsignalen door aan UWV, terwijl verzekerden
bepaalde gegevens controleren door middel van het verzekeringsbericht. Zij dienen bij UWV een
correctieverzoek in bij geconstateerde fouten.
- Stap 7: voor herstel van fouten in de loonaangifte wordt door de Belastingdienst een
correctieverplichting opgelegd.
De stappen 1, 6 en 7 zijn afhankelijk van gedragingen van derden, zoals inhoudingsplichtigen en
afnemers van gegevens. Deze stappen hebben dan ook een ander karakter dan de stappen 2 t/m 5,
waarbij de kwaliteit vooral wordt bepaald door de werkprocessen van UWV en Belastingdienst zelf.
De stappen 2, 3, 4 en 5 (werkingssfeer normenkader)
Het normenkader voor de werkende keten ziet op de stappen 2 tot en met 5. Voor deze stappen zijn
zeven normen vastgesteld. Met deze normen kan worden bepaald of de loonaangifteketen werkt. De
normen en normwaarden zijn uitgewerkt in hoofdstuk 5 en bijlage 1.
De stappen 1, 6 en 7
Hoewel de stappen 1, 6 en 7 onderdeel zijn van de totale loonaangifteketen zijn deze stappen, gezien
het afwijkende karakter, buiten het normenkader gehouden. Hierover het volgende.
Het aanmelden van nieuwe inhoudingsplichtigen (stap 1)
De start van een onderneming is veelal het beginpunt van belasting- of inhoudingsplicht. Gezien het
belang van het (tijdig) signaleren en opsporen van nieuwe inhoudingsplichtigen krijgt dit proces binnen
de Belastingdienst en UWV bijzondere aandacht. Veelal hebben nieuwe ondernemers er baat bij om
zich als zodanig bij de Belastingdienst aan te melden. Dit houdt verband met het recht op teruggaaf
van omzetbelasting over hun investeringen waar zij als nieuwe ondernemer recht op hebben. Bij een
dergelijke aanmelding wordt eveneens getoetst of zij personeel in dienst hebben. De vrijwillige
aanmelding is dan ook een belangrijke bron voor het registreren van nieuwe inhoudingsplichtigen.
Naast vrijwillige aanmeldingen maakt de Belastingdienst ook gebruik van interne en externe signalen.
Het gaat hier onder meer om aktes van oprichting, inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel en
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 4
renseignementen. Daarnaast vindt opsporing plaats via gerichte acties (bijvoorbeeld op markten, bij
evenementen e.d.) en waarnemingen ter plaatse. Waar nieuwe inhoudingsplichtigen niet vrijwillig
meewerken aan hun fiscale verplichtingen, worden zij daartoe aangespoord via een bedrijfsbezoek,
waar nodig door middel van het opleggen van ambtshalve naheffingsaanslagen. Afhankelijk van de
omstandigheden al dan niet met een boete. Op deze wijze wordt de volledigheid van het bestand aan
inhoudingsplichtigen zoveel mogelijk geborgd en gehandhaafd. De werkwijzen rond het opsporen en
inschrijven van nieuwe belasting- en inhoudingsplichtigen zijn vastgelegd in handboeken en
instructies. Op naleving van hetgeen in handboeken en instructies is vastgelegd wordt toezicht
gehouden door de interne accountantdienst van Financiën. Meer in de breedte houdt de Algemene
Rekenkamer toezicht op het handelen van de Belastingdienst.
De keuze om de aanmelding buiten het normenkader te houden is ingegeven doordat de omvang van
de potentiële groep inhoudingsplichtigen niet bekend is. Zo ontbreekt bijvoorbeeld het beeld van de
groep personen die willens en wetens werknemers in dienst hebben en zich toch weigeren aan te
melden bij de Belastingdienst. Een andere groep personen is zich niet bewust van het feit werknemers
in dienst te hebben en meldt zich om die reden niet als inhoudingsplichtige. Aangezien de omvang
van de totale groep niet-melders niet bekend is, ontbreekt de basis voor een verantwoorde
normstelling.
Afhandeling foutsignalen afnemers en opleggen correctieverplichting (stappen 6 en 7)
Ook de afhandeling van signalen die terugkomen van afnemers is buiten het normenkader gehouden.
De kwaliteit en de inhoudelijke juistheid van de gegevens wordt primair bepaald door de aanleveraars,
te weten de inhoudingsplichtigen of hun intermediair. Binnen de loonaangifteketen zelf zijn vanaf 2006
controles en processen ingericht om de volledigheid van de gegevens en de "zichtbare" kwaliteit te
waarborgen. Deze controles en processen zijn erop gericht om de gegevens bruikbaar te maken voor
de afnemers. De normstelling voor de werkende loonaangifteketen dat bij maximaal 5% van de
inhoudingsplichtigen additionele gegevensuitvraag mag plaatsvinden, borgt de kwaliteit die langs deze
weg kan worden bereikt. Gezien het grote belang van de nominatieve gegevens voor de afnemers zijn
aanvullende maatregelen getroffen. Vanaf 2008 stuurt de Belastingdienst sterk op de juistheid en
volledigheid van die gegevens. Met grote inhoudingsplichtigen worden hiertoe in het kader van het
zogeheten horizontale toezicht afspraken gemaakt die vastgelegd worden in convenanten. Tevens
worden inhoudingsplichtigen die geen of onbruikbare loongegevens hebben aangeleverd, in 2008
vereerd met een bezoek van de Belastingdienst.
Borging van de samenhang van de processtappen binnen de keten
Zoals hiervoor is opgemerkt zijn de processtappen 1, 6 en 7 afwijkend van karakter. De kwaliteit van
de keten is echter mede afhankelijk van de werking van deze processtappen. In dat verband is
borging van deze processen gewenst. De accountantsdiensten van Financiën en UWV zullen daarbij
de opzet, het bestaan en de werking van deze processen toetsen en waar nodig voorstellen doen om
te komen tot verbetering. De bevindingen van de accountantsdiensten worden ingebracht in het
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 5
Kernteam Loonaangifteketen. Daarin hebben de ketenmanager, leden van de Raad van Bestuur UWV
en het Managementteam Belastingdienst en de verantwoordelijke lijnmanagers van de Belastingdienst
en UWV zitting. Het Kernteam bewaakt de samenhang van alle processtappen. Indien daartoe
aanleiding is kunnen in het Kernteam aanvullende maatregelen worden afgesproken. Langs deze weg
worden de verbinding, samenhang en goede werking van de totale loonaangifteketen gewaarborgd.
4 Kwaliteit van de gegevens in de keten
Binnen de loonaangifteketen leveren de inhoudingsplichtigen periodiek (collectieve en nominatieve)
gegevens aan de Belastingdienst. De Belastingdienst voert in en achter de poort een aantal controles
uit. Op basis van deze controles wordt gegarandeerd dat de aangeleverde gegevens voldoen aan de
eisen die aan een aangifte worden gesteld. De nominatieve gegevens van deze aangiftes worden
door de Belastingdienst aan het UWV gestuurd. Het UWV voert meer inhoudelijke consistentie- en
plausibiliteitcontroles uit. Daarna neemt UWV de nominatieve gegevens op in de polisadministratie,
zodat ze beschikbaar zijn voor de afnemers.
De Belastingdienst en het UWV zijn voor de kwaliteit van de gegevens die zijn opgenomen in de
polisadministratie grotendeels afhankelijk van de aanleverende inhoudingsplichtigen. De kwaliteit
wordt immers bepaald door de bron van de gegevens, de inhoudingsplichtige. De Belastingdienst
en UWV beschikken wel over een aantal middelen (zoals controles, terugmeldingen, Toezicht) die zij
inzetten om de kwaliteit van de gegevens in de polisadministratie te borgen.
Door de inzet van deze middelen sturen Belastingdienst en UWV op de kwaliteit van de gegevens.
Het is echter niet mogelijk om op basis hiervan absolute garanties te geven over de kwaliteit.
Daarnaast ontbreekt een toetssteen voor wat de te behalen kwaliteit zou moeten zijn. Het is namelijk
niet duidelijk of (on)betrouwbare gegevens zijn aangeleverd. Ook de in de regeling opgenomen
correctiemogelijkheden door inhoudingsplichtigen maakt harde normering hierop onmogelijk. Een
waarborg voor een zo goed mogelijke kwaliteit is wel gelegen in het toezicht op de uitvoering van de
hiervoor genoemde maatregelen gericht op een zo goed mogelijke kwaliteit van de gegevens in de
polisadministratie.
Het uiteindelijke doel van het verzamelen van gegevens binnen de loonaangifteketen is het
beschikbaar stellen van deze gegevens voor de afnemers. De primaire afnemers zijn Belastingdienst,
UWV en CBS. Daarnaast neemt een groot aantal andere organisaties (zoals IBG, SVB en IB)
gegevens af. Thans worden de gegevens gebruikt voor het definitief toekennen van toeslagen en
teruggaven van teveel ingehouden zorgbijdragen en premies werknemersverzekeringen. In de nabije
toekomst nemen burgers in toenemende mate kennis van deze gegevens, via bijvoorbeeld de
vooringevulde aangifte en het digitaal verzekeringsbericht. Door terugkoppeling van signalen vanuit
afnemers en burgers wordt de kwaliteit van de gegevens verder geoptimaliseerd, in aanvulling op de
eerder genoemde controles en maatregelen. De hierdoor ontstane "kwaliteitscirkel" aan de achterkant
van de keten is het sluitstuk van de optimalisatie van de kwaliteit van de gegevens. Het is de
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 6
bedoeling om de hiervoor noodzakelijke processen en het toezicht op de naleving ervan in de
komende periode samen met de gegevensafnemers in te richten. Alle acties, maatregelen en
werkwijzen worden in nauwe samenwerking tussen UWV en Belastingdienst vormgegeven.
Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid die inhoudingsplichtigen, UWV en Belastingdienst hebben om
te zorgen voor een zo hoog mogelijke kwaliteitsniveau van de gegevens. Zij moeten er zorg voor
dragen dat de afnemers en burgers zo min mogelijk geconfronteerd worden met onjuiste of
onvolledige gegevens. De maatregelen hiertoe zijn er vooral op gericht om onvolledige of onjuiste
gegevens niet in de loonaangifteketen toe te laten. Dit wordt allereerst bereikt door controles die zich
nu op verschillende plaatsen in de keten worden uitgevoerd, steeds meer naar voren in de keten te
halen en daar zorg te dragen voor foutherstel. Daarnaast zal UWV plausibiliteits- en voorraadcontroles
inrichten. Hiermee wordt inhoud gegeven aan een integraal controlebeleid. Door de inrichting van
deze controles worden de foutsignalen vanuit de primaire afnemers en burgers tot een minimum
beperkt.
5 De normen
De door de Inspectie Werk en Inkomen geformuleerde functionele eisen hebben hun fundament in
wet- en regelgeving en zijn daarom het belangrijkste uitgangspunt bij het bepalen van de normen. In
de wet- en regelgeving wordt veelal uitgegaan van `100% normen'. De uitvoeringspraktijk is
doorgaans weerbarstiger. Bij het bepalen van de normen is daarom ook nadrukkelijk gekeken naar
wat realistisch is voor het jaar 2008.
Om de werking van de loonaangifteketen aan te tonen zijn zeven `hoofdnormen' gedefinieerd. De
opgenomen normwaarden zijn niet gebaseerd op ervaringscijfers, omdat nog een groot deel van de
onderliggende metingen moet worden ingericht. Hierbij geldt dat alle benodigde metingen nog dit jaar
operationeel zullen worden. Ten aanzien van de normwaarden voor de werkende keten geldt dat op
grond van de beperkt beschikbare ervaringscijfers een inschatting is gemaakt ten aanzien van wat
ambitieus en realistisch is. De hieronder gepresenteerde normwaarden zijn afgeleid van
onderliggende deelnormen. De onderbouwing en opbouw van de normen en de meeteenheden staan
in de bijlage 1.
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 7
Norm Normwaarde
werkende keten
1 Jaarlijks initieel oproepen van inhoudingsplichtigen, die opgenomen zijn in 95%
de WGA van de Belastingdienst, tot het doen van aangifte middels een
aangiftebrief.
2 Gegevens van inhoudingsplichtigen in werkgeversadministratie bij de 95%
Belastingdienst (WGA-BD) worden overgezet naar de
werkgeversadministratie bij UWV (WGA-UWV).
3 Aan de loonaangifteketen aangeboden gegevens (via de 95%
loonaangifteberichten) verliezen geen informatiewaarde tijdens verwerking
in de keten en worden inhoudelijk ongewijzigd opgeslagen in het
Polisdomein en de Heffingsadministratie.
4 Alle ontvangen loonaangiften uitgezonderd alle afgekeurde en in 95%
behandeling genomen uitval worden opgeslagen in het Polisdomein en zijn
tijdig beschikbaar voor afnemers van loonaangiftegegevens op
werknemerniveau.
5 Aan de in de IPA genoemde afnemers van het Polisdomein worden de 90%
gegevensleveringen conform de met hen afgesloten overeenkomsten
beschikbaar gesteld.
6 Maximale additionele uitvraag van jaarloongegevens over 2008. 5% (inclusief
notoir onwilligen)
7 Inhoudingsplichtigen ontvangen een terugkoppeling en een 99%
correctieverzoek ten aanzien van de door hen gemaakte fouten in de
werknemergegevens.
Naast de zeven hierboven weergegeven normen geldt voor alle genormeerde processtappen dat ze
altijd signalen afgeven richting toezicht en handhaving als daartoe aanleiding is.
Alle normen zijn uitgewerkt conform de functionele eisen van de IWI. Deze eisen hebben betrekking
op de kwaliteitsaspecten: juistheid, volledigheid en tijdigheid. In samenwerking met Monitoring zijn de
benodigde metingen vastgesteld. Een deel van deze metingen is al ingericht, een groot deel echter
nog niet. In bijlage 1 staat beschreven wanneer deze metingen ingericht kunnen worden voor de
werkende keten. Met het inrichten van de nog ontbrekende metingen (en vergelijkingen op
signaalniveau) wordt uiteindelijk de controleerbaarheid van de werking van de loonaangifteketen
geborgd. Voor sommige metingen zijn gegevens tot en met december 2008 nodig. De resultaten
daarvan zijn pas begin 2009 beschikbaar. Op dat moment bestaat ook zicht of de werkende keten
over 2008 is gerealiseerd.
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 8
Bijlage 1: Normenkader Werkende Keten
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 9
Omschrijving norm 1 Jaarlijks initieel oproepen van inhoudingsplichtigen, die opgenomen zijn in de WGA van de Belastingdienst, tot het doen van aangifte middels een
aangiftebrief
Normwaarde werkende Minimaal 95%
keten
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid De gegevens in de verzonden aangiftebrieven komen overeen met de gegevens in de WGA. Dit wordt geborgd door Voor minstens 95% van de verstuurde
middel van deelwaarnemingen in de outputcontrole van de printstraat. Via dit proces wordt geborgd dat altijd een brieven geldt dat de gebruikte
controle plaatsvindt van de gegevens op de aangiftebrief en het WGA bestand. werkgevergevens overeenkomen met de
gegevens van de betreffende
inhoudingsplichtige zoals opgeslagen in de
WGA.
Volledigheid Aantal initiële oproepbrieven 2008 +/+ nieuwe aanmeldingen -/- afmeldingen = aantal initiële oproepbrieven 2009 95% van de aan en afmeldingen in een
(normstelling 95% is waar) bepaald jaar is verwerkt in de bulk voor het
Gegevens: vanuit WGA en brievenadministratie. volgende jaar
Tijdigheid Initiële oproep kent dagtekening voor aangiftejaar Minstens 95% van de verstuurde
aangiftebrieven kent een dagtekening voor
aanvang van het aangiftejaar
Nieuwe aanmeldingen obv opnames in WGA ontvangen binnen 20 werkdagen na opname de noodzakelijke Minstens 95% van de nieuwe
uitnodiging inhoudingsplichtigen ontvangen binnen 20
dagen een aangiftebrief
Benodigde metingen Deelwaarnemingen in de outputcontrole van de printstraat. Via dit proces wordt geborgd Ingericht: ja Toetsfrequentie: Bij elke bulkrun
dat altijd een controle plaatsvindt van de gegevens op de aangiftebrief en het WGA Rapportagefrequentie: maandelijks (miv
bestand. 6/2008)
Aantal initiële uitnodigingen 2008 + peildatum (BBA) Ingericht: Nee Toets/meet/rapportage frequentie:
Mogelijk: Ja maandelijks miv 6/2008
Aantal aanmeldingen 2008 (BBA) Ingericht: Nee Toets/meet/rapportage frequentie:
Mogelijk: Ja maandelijks miv 6/2008
Aantal afmeldingen 2008 (WGA) Ingericht: Nee Toets/meet/rapportage frequentie:
Mogelijk: Ja maandelijks miv 6/2008
Aantal initiële oproepen 2009 (nog niet per eind 2008) Ingericht: ja, cijfers eind Toets/meet/rapportage frequentie:
(WGA) + peildatum/dagtekening brief (BBA) 2008 beschikbaar maandelijks miv 6/2008
Vastleggen datum initiële verzending. Deze moet voor 31/12 hebben plaatsgevonden. Ingericht: ja Toets/meet/rapportage frequentie: 1x per
jaar
Vastleggen datum van opname in de WGA en vergelijken met de datum van verzending Ingericht: nee Toets/meet/rapportage frequenties:
van de uitnodiging Mogelijk: ja maandelijk miv 6/2008
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 10
Omschrijving norm 2 Gegevens van inhoudingsplichtigen in werkgeversadministratie bij de Belastingdienst (WGA-BD) worden overgezet naar de werkgeversadministratie
bij UWV (WGA-UWV)
Normwaarde werkende Minimaal 95%
keten
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid/volledigheid Regelmatig wordt de inhoud van de WGA-BD vergeleken met de inhoud van de WGA-UWV, verschillen worden 95% van de inhoud komt overeen
weggewerkt
Volledigheid/tijdigheid Alle mutaties op de WGA-BD worden binnen 10 werkdagen overgenomen in de WGA-UWV 95% van de mutaties worden binnen
10 dagen verwerkt
Uitval tijdens het doorgeven van mutaties worden wekelijks gesignaleerd 95% van de uitval wordt binnen één
week gesignaleerd
Uitgevallen mutaties worden binnen 5 dagen behandeld en gekenmerkt als verwerkbaar of niet verwerkbaar 95% van de uitgevallen mutaties
wordt binnen één week verwerkt
Niet verwerkbare mutaties worden binnen 5 dagen opnieuw aangeboden 95% van de niet verwerkbare
berichten wordt binnen één week
opnieuw aangeboden
Benodigde metingen Aantal aangebrachte mutatieberichten in WGA-BD Ingericht: ja Toets/meet/rapportage frequentie:
maandelijks miv 6/2008
Aantal ontvangen mutatieberichten in WGA-UWV Ingericht: ja Toets/meet/rapportage frequentie:
maandelijks miv 6/2008
Aantal uitgevallen WGA berichten per levering (complete dataset) Ingericht: ja Toets/meet/rapportage frequentie:
maandelijks miv 6/2008
Check op ouderdom uitgevallen WGA-berichten/doorlooptijd Ingericht: nee Toets/meet/rapportage frequentie:
behandeling WGA-berichten Realiseerbaar: ja maandelijks miv 6/2008
Check op synchroniteit WGA-BD en WGA-UWV en signalering Ingericht: ja Toets/meet/rapportage frequentie:
verschillen maandelijks miv 6/2008
Databasecompare (hele dataset) Ingericht: nee vanaf eind 2008 Toets/meetfrequentie: 1 x per jaar
Check op ouderdom signaleerde verschillen WGA- Ingericht: ja Toets/meet- en rapportagefrequentie:
standen/doorlooptijd behandeling verschillen WGA-standen wekelijks miv 6-2008
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 11
Omschrijving norm 3 Aan de loonaangifteketen aangeboden gegevens (via de loonaangifteberichten) verliezen geen informatiewaarde tijdens verwerking in de keten en worden
inhoudelijk ongewijzigd opgeslagen in het Polisdomein en de Heffingsadministratie
Normwaarde werkende keten Minimaal 95%
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid Gegevens uit een loonaangifte wijzigen inhoudelijk niet (muv ambtshalve correcties). 95% van de uitgevraagde gegevensset (op attribuutniveau)
Volledigheid Gegevens uit een loonaangifte gaan niet verloren. 95% van de uitgevraagde gegevensset (op attribuutniveau)
Tijdigheid Hier niet van toepassing. Is geregeld bij norm 4! n.v.t.
Benodigde metingen Deelwaarnemingen Ontvangstarchief Ingericht: nee Toets/meet- en rapportagefrequentie: 3 maandelijks miv 9 - 2008.
Realiseerbaar: ja Met op gewogen basis vertegenwoordigers uit de volgende categorieen:
Grote inhoudingsplichtigen, Pensioenfondsen, Uitkeringsinstantie,
uitzendorgansiaties en MKB bedrijven.
Deelwaarnemingen Heffingsadministratie Ingericht: nee Toets/meet- en rapportagefrequentie: 3 maandelijks miv 9 - 2008.
Realiseerbaar: ja Met op gewogen basis vertegenwoordigers uit de volgende categorieen:
Grote inhoudingsplichtigen, Pensioenfondsen, Uitkeringsinstantie,
uitzendorgansiaties en MKB bedrijven.
Vergelijken deelwaarnemingen op juistheid en volledigheid van de Ingericht: nee Toets/meet- en rapportagefrequentie: 3 maandelijks miv 9 - 2008.
polisgegevens in relatie tot de oorspronkelijke bericht(en) Realiseerbaar: ja Met op gewogen basis vertegenwoordigers uit de volgende categorieen:
Grote inhoudingsplichtigen, Pensioenfondsen, Uitkeringsinstantie,
uitzendorgansiaties en MKB bedrijven.
Audit op de processing van data (EDP) Reeds ingericht: Nee Normwaarde: 1 x per jaar
Nog realiseerbaar: Ja
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 12
Omschrijving norm 4 Alle ontvangen loonaangiften uitgezonderd alle afgekeurde en in behandeling genomen uitval worden opgeslagen in het Polisdomein en zijn tijdig
beschikbaar voor afnemers van loonaangiftegegevens op werknemerniveau
Normwaarde werkende keten Minimaal 95%
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid Juistheid betreft hier het beschikbaar zijn in het polisdomein. Nadruk ligt bij deze norm op volledigheid en tijdigheid. n.v.t.
Volledigheid Uitgevallen berichten worden conform de daarvoor geldende procedures behandeld (zie ook tijdigheid). Indien in een Inspanningsverplichting waarmee gestreefd
meetperiode meer dan 5% van het aantal ontvangen loonaangiften uitvalt of wordt afgekeurd, zullen UWV en wordt dat het verwerkte aantal loonaangiften
Belastingdienst per direct aanvullende en oorzaakspecifieke maatregelen treffen. minimaal gelijk is aan 95% van het totaal aantal
ontvangen loonaangifteberichten
Tijdigheid Indien niet afgekeurd of uitgevallen en in behandeling genomen wordt het nominatieve deel van ontvangen Minimaal 95% van de verwerkbare loonaangiften
loonaangiften binnen 6 werkdagen na ontvangst opgenomen in het Polisdomein. is binnen 6 dagen opgenomen in het Polisdomein
Voor minimaal 95% van de afgekeurde berichten
Inhoudingsplichtigen waarvan berichten worden afgekeurd ontvangen binnen 10 werkdagen hierover een bericht. geldt dat binnen 10 werkdagen een
terugkoppeling naar de betreffende
inhoudingsplichtige heeft plaatsgevonden
Minimaal 95% van de uitgevallen berichten wordt
Uitgevallen loonaangiften worden binnen 5 werkdagen gekenmerkt als afgekeurd of verwerkbaar. binnen 5 werkdagen gekenmerkt als
'verwerkbaar' of als 'afgekeurd'
Benodigde metingen Aantal ontvangen loonaangifteberichten met bericht ID Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: dagelijks miv 8-2008
Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Aantallen uitgevallen loonaangifteberichten met bericht ID Ingericht: deels Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
(betreft resultaat acceptatieproces Belastingdienst, HLP en Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
het controleproces van het UWV)
Aantal in het Polisdomein opgenomen loonaangifteberichten Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
herleidbaar tot het aangiftebericht Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Doorlooptijd opgenomen loonaangifteberichten afgezet tegen Ingericht: deels Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
ontvangstmoment loonaangifteberichten en het aantal Realiseerbaar: ja, aantal ontvangen Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
uitgevallen berichten loonaangifteberichten per tijdvak per
inhoudingsplichtige bekend.
Check op teruggekoppelde loonaangifteberichten versus Ingericht: deels Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
aantal afgekeurde loonaangifteberichten (AVANTI/HLP/VDA) Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
en tijdigheid terugkoppeling Belastingdienst
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 13
Omschrijving norm 5 Aan de in de IPA genoemde afnemers van het Polisdomein worden de gegevensleveringen conform de met hen afgesloten overeenkomsten
beschikbaar gesteld
Normwaarde werkende keten Minimaal 90%
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid De juistheid van de gegevensleveringen is conform de met de afnemer gemaakte afspraken over Minimaal 90% van de leveringen aan de in de IPA
juistheid. (onder juistheid wordt verstaan de wijze van levering format, media, inrichting en de genoemde afnemers voldoet aan de eisen van
gegevensuitvraag conform de gestelde eisen) juistheid zoals overeengekomen
Volledigheid De volledigheid van gegevensleveringen is conform de met de afnemer gemaakte afspraken. Hier Minimaal 90% van de leveringen aan de in de IPA
wordt bedoeld dat alle gevraagde gegevens (voor zover aanwezig worden geleverd en alle genoemde afnemers voldoet aan de eisen van
leveringen die overeengekomen zijn worden geleverd.) Volledigheid betreft hier het totaal aan volledigheid zoals overeengekomen
overeengekomen en het totaal van de gevraagde gegevensleveringen
Tijdigheid De tijdigheid van gegevensleveringen is conform de met de afnemer gemaakte afspraken over Minimaal 90% van de leveringen aan de in de IPA
tijdigheid. genoemde afnemers voldoet aan de eisen van
tijdigheid zoals overeengekomen
Benodigde metingen Aanwezigheid en beschikbaarheid van contracten per afnemer. Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Toets in te richten via audits.
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Contracttoetsing op basis van deelwaarnemingen Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportage mbt procesuitvoering Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportage mbt gegevenslogistiek Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportage met betrekking tot de (beschikbaarheid en het functioneren van de noodzakelijke) Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
techniek
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportage over de ingerichte contractadministratie (Randvoorwaarde=contract per afnemer) Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 14
Omschrijving norm 6 Maximale additionele uitvraag van jaarloongegevens over 2008
Normwaarde 5% (inclusief notoir onwilligen)
werkende keten
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid Bij maximaal 5% van de inhoudingsplichtigen mag sprake zijn van een afwijking van gemiddeld 13 euro per jaar per Minimaal 95% van de populatie blijft binnen de gestelde
werknemer tussen de bij de Belastingdienst bekende loonsom en loonsom op nominatief niveau in het Polisdomein afwijkingsmarge. Bij een eventuele uitvraag van
jaarloongegevens voldoen de gegevens van 95% van de
inhoudingsplichtigen aan de gestelde normatiek voor
juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevens.
Volledigheid Van minimaal 97% van de inhoudingsplichtigen (exclusief Faillissementen en uitstel) zijn alle benodigde tijdvakken Minimaal 95% van de populatie blijft binnen de gestelde
ontvangen (op basis waarvan het jaarloon door cumulatie van de tijdvakken kan worden bepaald) afwijkingsmarge. Bij een eventuele uitvraag van
jaarloongegevens voldoen de gegevens van 95% van de
inhoudingsplichtigen aan de gestelde normatiek voor
juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevens.
Tijdigheid De afhandeling van signalen van onvolledigheid of onjuistheid worden binnen 10 dagen na einde van een aangiftetijdvak 85% meetperiode start 8-2008
(vanaf 7 - 2008) doorgegeven aan Handhaving & Toezicht.
Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Benodigde metingen Maandelijkse check op aangifteplicht: Hebben alle inhoudingsplichtigen aangifte gedaan? Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Maandelijkse vergelijking tussen de collectieve loonsom en de loonsom op nominatief niveau. Ingericht: deels Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Maandelijkse check op tijdigheid van doorgifte van signalen van onvolledigheid en onjuistheid aan Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
handhaving en toezicht. Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 15
Omschrijving norm 7 Inhoudingsplichtigen ontvangen een terugkoppeling en een correctieverzoek voor de door hen gemaakte fouten in de werknemergegevens
Normwaarde werkende Minimaal 99%
keten
Kwaliteitseisen Normwaarde werkende keten
Juistheid De middels de loonaangiftberichten aangeboden werknemergegevens worden gecontroleerd conform de met de 99% van de terugkoppelingen is gebaseerd op de met de
inhoudingsplichtigen afgesproken controleset IHP's afgesproken controleset
Volledigheid Indien niet afgekeurd of uitgevallen en in behandeling genomen, wordt het nominatieve deel van ontvangen De gegevens van 99% van de inhoudingsplichtigen (minus de
loonaangiften gecontroleerd op gemaakte fouten. uitgevallen en afgekeurde berichten) worden gecontroleerd
op fouten in de nominatieve gegevens
Elke foutmelding leidt tot een terugkoppeling naar de betreffende inhoudingsplichtigen 99% van de foutmeldingen leidt tot een terugkoppeling
Indien op een terugkoppeling geen correctiebericht volgt wordt binnen pm werkdagen contact opgenomen met de pm
inhoudingsplichtige.
Tijdigheid Terugkoppeling zal plaatsvinden binnen de termijn van vijftien werkdagen na verstrijking van het loonaangifte tijdvak. 99% van de terugkoppelingen vindt plaats binnen 15
werkdagen
Indien een inhoudingsplichtige in de eerstvolgende aangifteperiode geen gehoor geeft aan een terugkoppeling, wordt pm
binnen pm werkdagen contact opgenomen met deze inhoudingsplichtige.
Benodigde metingen Maandelijks check op effectiviteit van het handhavingsproces (effectiviteit van de Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks miv 8-2008
terugkoppeling naar IHP's) Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks miv 8-2008
- verloop van het aantal gemaakte fouten door het jaar heen: wordt de beoogde afname ook
gerealiseerd?
- deelwaarnemningen voor een kleine groep IHP's (max 150) het verloop van de
inhoudelijke terugkoppeling door het jaar heen volgen, door o.a. terugkoppelbrieven over
diverse tijdvakken te vergelijken en uit te zoeken of er correcties zijn ingediend, of dezelfde
fouten nog steeds gemaakt worden, etc.
Controle op het aantal voor controle aangeboden berichten ten opzichte van het totaal Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks
aantal ontvangen berichten in de betreffende meetperiode Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks
Toets/meetfrequentie: maandelijks
Controle op tijdigheid terugkoppeling Ingericht: ja Rapportagefrequentie: maandelijks
Controle op juistheid en volledigheid terugkoppeling (leiden alle geconstateerde fouten tot Ingericht: nee Toets/meetfrequentie: maandelijks
een terugkoppeling? Wordt conform de juiste controleset teruggekoppeld?) Realiseerbaar: ja Rapportagefrequentie: maandelijks
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 16
Definities
Juistheid Het borgen van de kwaliteit door middel van kwaliteitssignalen van de afnemers en
het toezichtsproces van de Belastingdienst (BD).
Volledigheid Alle afgesproken gegevens over de inschrijving van de
inhoudingsplichtige en alle door de BD van de inhoudingsplichtige
ontvangen werknemersgegevens, conform de gegevensset van de
loonaangifte, zijn beschikbaar voor afname in de polisadministratie.
Aantal initiële uitnodigingen 2008 + peildatum (BBA)
Deelwaarnemingen in de outputcontrole van de printstraat. Via dit proces wordt
geborgd dat altijd een controle plaatsvind van de gegevens op de aangiftebrief en het
WGA bestand.
Tijdigheid De werknemersgegevens zijn op de 6e werkdag na ontvangst van de loonaangifte (na
XSD scherm) door de BD beschikbaar voor afname uit de polisadministratie.
Rapport Normenkader werkende loonaangifteketen 17
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid