Utrechtse archieven gaan digitaal
22-4-2008 -
Steeds meer overheden gaan over op een digitaal archief. Papieren
dossiers verdwijnen, nadat deze zijn gedigitaliseerd, in de
versnipperaar. Omdat het soms om waardevolle archiefstukken gaat, is
het belangrijk om te toetsen waaraan het nieuwe digitale archief moet
voldoen. De provinciale archiefinspectie heeft daarover een
beleidsregel opgesteld, die door GS is vastgesteld.
In deze beleidsregel staat hoe Utrechtse gemeenten, waterschappen, de
regiopolitie en instellingen die vallen onder de Wet
gemeenschappelijke regelingen (Wgr) overschakelen naar een digitaal
archief. Omdat daarbij de papieren originelen worden vernietigd is een
zorgvuldige procedure noodzakelijk. De informatie die is overgezet
naar de digitale bestanden moet immers authentiek, volledig en
toegankelijk blijven. De overheidsinstellingen die tot deze vorm van
digitalisering willen overgaan hebben daarvoor een machtiging nodig
van Gedeputeerde Staten. De provinciale archiefinspectie toetst de
aanvragen voor dergelijke machtigingen aan de hand van de beleidsregel
en de checklists die daarbij horen.
Meer informatie: Irmgard Broos, telefoon 030 - 258 2718/2495
Provincie Utrecht